Für die rund 2000 Nutzer der Gruppe erfolgte bisher die IT-Beschaffung eigenständig über die jeweiligen Landesgesellschaften. Bedingt dadurch entstand über die Jahre eine heterogene IT-Umgebung mit unterschiedlichsten Gerätemodellen und Spezifikationen – eine Herausforderung für die interne IT. Um das IT-Sourcing länderübergreifend zu zentralisieren, wandten sich die IT Verantwortlichen an die IT-Haus GmbH, um Möglichkeiten zu besprechen und konzeptionell aufzubereiten. Im Vorfeld wurden fünf unterschiedliche User-Gruppen vom Office-User bis zum CAD-Anwender definiert, um jeden Mitarbeiter mit einem auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Endgerät des Herstellerpartners auszustatten. Ein globaler Rahmenvertrag ermöglicht künftig eine Volumenbündelung über alle Landesorganisationen hinweg zu deutlich günstigeren Konditionen. Dabei nutzt Jost eine webbasierte Einkaufsplattform von IT-Haus, um weltweite IT-Bestellungen – der im Vorfeld festgelegten Produkte – durchführen zu können. Angebundene Fachhandelspartner des Föhrener Systemhauses übernehmen dabei die Auslieferung und Abwicklung in den Ländern. Als Endgeräte kommen Notebooks des Herstellers HP mit „Windows 10 Pro“ und neuesten AMD-„Ryzen Pro“-Prozessoren zum Einsatz.
Hardware- und Prozesskosten gesenkt
„Dank des neuen Beschaffungskonzeptes und globaler IT-Standards konnten wir sowohl Hardware- als auch Prozesskosten drastisch senken“, sagt Martin Frischkorn, Team Manager IT bei Jost. Dabei profitiert der Konzern von zahlreichen Vorteilen, wie beispielsweise einem globalen Onlinewarenkorb mit einheitlichen Beschaffungsprozessen, einer hohen Transparenz durch zentrale Auswertungen und Reportings zu Bestellvorgängen sowie der Abrechnung der Leasingkosten an jedem Standort in der jeweiligen Landeswährung. Durch die Homogenisierung der Geräte-Landschaft auf einen Herstellerpartner und einer konzernweiten Volumenbündelung konnte Jost zudem eine hohe Kostenreduktion erzielen. Dank einer direkten Lagerbevorratung bei IT-Haus kann im Falle eines Defekts zudem ein direkter Geräteaustausch erfolgen.
Optimiertes Lifecycle-Management
Das Beispiel der Jost Werke AG macht dabei deutlich, wie sich auch für global agierende Unternehmen die Beschaffungsprozesse weiter zentralisieren und vereinfachen lassen. Aufgrund des Hardware-Leasings mit fest definierten Laufzeiten sind nun dauerhaft die neuesten Technologie-Standards für alle Mitarbeiter gewährleistet, sodass nach Ablauf des Mietzeitraums ein Geräteaustausch durch ein optimiertes Lifecycle-Management erfolgt. Auf den neuesten Endgeräten mit „Windows 10“ lässt sich künftig die „Windows Autopilot“-Funktion aktivieren, wodurch die userspezifische Bereitstellung von PCs und Notebooks erheblich vereinfacht wird. Auch die AMD „Ryzen Pro“-Prozessoren bieten umfassende Verwaltungsfunktionen, die mit allen CPUs und Infrastrukturen kompatibel sind. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit diesem Ansatz für den IT-Workplace hat sich Jost entschlossen, auch für die Bereiche Drucker und IT-Infrastruktur eine ähnliche Beschaffungsstrategie umzusetzen. Künftig könnten zudem weitere Dienstleistungen im Rahmen eines Device-as-a-Service-Konzeptes einfließen. Dadurch lassen sich zeitaufwändige administrative Aufgaben, wie Rollouts, Softwarebetankungen oder der First-Level-Support gezielt auslagern, um sich intern auf die strategisch wichtigeren Dinge konzentrieren zu können.
