Seit 18. April 2020 gilt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV). Ebenso müssen auch Landesbehörden und kommunale Verwaltungen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dass sich die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung lohnt, zeigen Erhebungen des BMI im Rahmen des Leitfadens „Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“: Es wird ein jährliches Einsparpotenzial von rund zwei bis fünf Milliarden Euro erwartet.
Kommunales Kaufhaus RLP etabliert e-Einkauf
Grund genug für Kommunalberatung Rheinland – Pfalz, Tochter des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz (GStB RLP), in einem ersten Schritt Abläufe des Einkaufs digital abzubilden. Für die hierfür erforderliche webbasierende Technologie zeichnet TEK-SERVICE AG aus Lörrach verantwortlich. Seit 2016 steht für Mitglieder des GStB RLP das Kommunale Kaufhaus RLP zur Verfügung.
Landesweit ordern seither autorisierte Besteller aus Rathäusern und Kreisverwaltungen im Kommunalen Kaufhaus aus unterschiedlichsten Rahmenverträgen. Periodisch werden Bedarfe gebündelt und durch Experten des kommunalen Dachverbandes ausgeschrieben. Es handelt sich hierbei um Sortimente für Administration, Schulen, Kiga/Kita, Feuerwehren, Grün Amt, Friedhof, Wasser- und Abwasserwerken. Mittlerweile werden Einkaufsprozesse zwischen 90 Verwaltungseinheiten und 40 Lieferanten über das Kommunale Kaufhaus RLP abgewickelt.
Klaus Fassnacht, Leiter des Kommunalen Kaufhauses RLP stellt fest: „Durch die konsequente Digitalisierung von Einkauf und Vergabe, ist für unsere Mitglieder die rechtssichere Abwicklung von Verwaltungsbedarfen, auf Grundlage von Rahmenverträgen des GStB RLP, möglich. Neben Wirtschaftlichkeitsvorteilen rücken zunehmend auch strategische, wie qualitative Mehrwerte in den Vordergrund. So hat sich unser Kommunales Kaufhaus gerade während Corona und der Hochwasserkatastrophe bewährt. Auf Basis unserer bereits bestehenden Erfahrungen und Technologie konnten wir unverzüglich auf die Anforderungen unserer Mitglieder reagieren und helfen. So standen zeitnah Laptops, Schnelltests, Masken, Raumluftreiniger oder Pumpen für Feuerwehren über unser Kommunales Kaufhaus zum Abruf bereit. Ebenso können wir sukzessive Anforderungen an einen nachhaltigen Einkauf bereits bei der Vorbereitung von Ausschreibungen berücksichtigen.“
Kommunales Kaufhaus RLP setzt auf e-Rechnung
Mit zunehmendem Erfolg stiegen für die „Macher“ des Kommunalen Kaufhauses RLP auch die Anforderungen. Um dieser Entwicklung gegenzusteuern und damit die eigenen administrativen Aufwände „schlank“ zu halten, fakturiert Kommunalberatung RLP ihre Leistungen für das Kommunalem Kaufhaus elektronisch.
Seit Sommer 2019 erhalten die Mitglieder des Einkaufsverbundes e-Rechnungen im ZUGFeRD Format. Das ist möglich, da die Daten aus dem TEK-Einkaufsportal mit den rechnungserzeugenden Funktionalitäten des TEK-Kontors, einer webbasierenden Plattform zur Erzeugung von Abrechnungsdokumenten, verknüpft sind.
„Die Rechnungslegung und der Versandt waren zuvor mit erheblichem Zeitaufwand verbunden; heute ist der Vorgang innerhalb weniger Minuten abgeschlossen,“ so Klaus Fassnacht rückblickend. Damit hat der kommunale Dachverband zum einen seine eigenen, internen Verwaltungsprozesse verkürzt. Zum anderen hat er sich auf Basis des e-Einkaufes für seine Mitglieder auch in eine Vorreiterrolle begeben. Denn mehr als 90 Rathäuser, Kreisverwaltungen und kommunale Eigenbetriebe hatten damit Gelegenheit, sich noch vor Ablauf aller Fristen mit den EU Anforderungen vertraut zu machen.
Eine Herausforderung bestand für Kommunalverwaltungen darin, die durch den kommunalen Dachverband übermittelten E-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, bzw. in die verwaltungsinternen Prozesse zu integrieren. Doch bereits im April 2020 verarbeiteten die ersten 8 Kommunalverwaltungen eingehende E-Rechnungen, des Kommunalen Kaufhauses automatisch, per „Workflow“. Effizienz schafft Arbeitsentlastung, denn manuelle Eingabetätigkeiten reduzieren sich, oder entfallen; Mehrwerte lassen sich darüber hinaus quantifizieren.
„Eine Faustformel besagt, dass eine Verwaltung jährlich so viele Rechnungen erhält, wie sie Einwohner hat. Die Kosten nur einer Rechnungsbearbeitung liegen bei 15 Euro. Damit wird der unglaubliche Aufwand, der bislang tagtäglich in unseren Verwaltungen in Einkauf und Abrechnung betrieben werden muss, greifbar. Diese Tatsache gibt uns den Antrieb, die Digitalisierung in allen Bereichen, also vom Einkauf, über die Vergabe bis hin zur Abrechnung voranzutreiben. Der Fokus auf den schieren Preisvergleich tritt längst in den Hintergrund; er greift zu kurz und lässt entscheidende Aspekte ausser Acht: Rechtssicherheit, Strategie, Belastbarkeit in Ausnahmesituationen, Wirtschaftlichkeit durch Effizienz," resümiert Klaus Fassnacht rückblickend.
