Die Studie verbindet unabhängige Forschung mit der Praxiserfahrung des Plattformunternehmens Unite in der Transformation der Beschaffung. Wobei die Auswertung der Antworten von 181 Fach- und Führungskräften aus europäischen Beschaffungsorganisationen verdeutlicht, dass die indirekte Beschaffung einen erheblichen Ressourcenaufwand verursacht, welcher sich vom Einkauf bis hin zu Transaktionsprozessen erstreckt. Dafür kann eine gezielte Transformation kann in diesem Fall Abhilfe schaffen. Dafür sind die vorrangigen Ziele die Steigerung der Effizienz, die Stärkung der Compliance und die Senkung der Kosten.
Die Studienergebnisse liefern fundierte Einblicke in die Steuerung der indirekten Beschaffung und identifizieren die größten Herausforderungen. Die Performance wird anhand von fünf Schlüsselbereichen bewertet: Prozesseffizienz, ESG-Integration, Entscheidungskriterien, Kostentreiber und digitaler Reifegrad. Viele Beschaffungsteams erkennen Handlungsbedarf, aber bei der Umsetzung digitaler Lösungen herrscht noch Zurückhaltung. Fast die Hälfte der befragten Beschaffungsteams steuert ihre indirekte Beschaffung mit weniger als fünf dedizierten Mitarbeitenden und das bei Ausgaben in zweistelliger Millionenhöhe sowie wachsenden Anforderungen an Nachhaltigkeit und Compliance. Manuelle Prozesse sind weit verbreitet, dabei setzen 40 Prozent auf unspezialisierte Tools wie Excel.
Digitale Reife als Hebel für ESG und Effizienz
Die Studie zeigt, wo digitale Prozesse fortgeschritten sind, gelingt auch die ESG-Umsetzung besser. Unternehmen mit integrierten Beschaffungssystemen verfügen deutlich häufiger über eine klare ESG-Strategie.
- Lediglich 15 Prozent der Unternehmen haben ihre Beschaffungsprozesse vollständig digitalisiert und integriert.
- Dabei haben 65 Prozent dieser Unternehmen eine klar definierte ESG-Strategie bereits fest verankert.
- Der Einsatz elektronischer Marktplätze hat sich als besonders effizient erwiesen, da er die Beschaffungsaufwände im Durchschnitt um ein Drittel reduziert. Dies ist ein klarer Hinweis auf den positiven Automatisierungseffekt.
- Diese Marktplätze werden zwar genutzt, jedoch selten als zentraler Kommunikationskanal. Lediglich 22 Prozent der Unternehmen setzen sie als ihren Hauptkanal ein, während 65 Prozent sie nur punktuell nutzen. Dies verdeutlicht, dass im Bereich der digitalen Beschaffung noch ein beträchtliches Potenzial ungenutzt bleibt.
Innovative Lösungen und strategische Handlungsfelder
Neben der digitalen Reife rückt die Studie das steigende Interesse an Procurement-as-a-Service (PraaS) und KI-gestützter Beschaffung in den Fokus. Dies sind innovative Hebel zur Effizienzsteigerung in der indirekten Materialbeschaffung. Trotz unterschiedlicher Nutzungsgrade entfalten beide Ansätze ein großes Potenzial, arbeitsintensive Vorgänge zu entlasten und Entscheidungsprozesse deutlich zu verbessern.
„PraaS ist ein strategischer Wegbereiter in Zeiten der Permakrise“, sagt Christel Constant, Vorstandsmitglied bei Unite. „Durch die Verlagerung von Routineprozessen auf spezialisierte Plattformen können Beschaffungsleiter agil und erkenntnisorientiert bleiben und sich an Compliance- und ESG-Zielen orientieren. Mit einer zentralen Referenzquelle für indirekte Beschaffungsdaten können Unternehmen zeitnahe Erkenntnisse gewinnen und schneller auf dynamische Anforderungen reagieren.“
Die Studie zeigt, wie Unternehmen ihre Effizienz steigern und die indirekte Beschaffung vereinfachen können. Ein wichtiger Schritt ist die digitale Integration, um manuellen Aufwand zu verringern und die Zusammenarbeit über alle Beschaffungsprozesse hinweg zu fördern. Zudem sollten digitale Tools gezielt zur Unterstützung von ESG-Zielen eingesetzt werden, insbesondere für Compliance und nachhaltige Entscheidungen. Durch die intelligente Nutzung von Beschaffungsdaten lassen sich Ineffizienzen erkennen und Automatisierungen gezielt einsetzen. Neue Technologien wie KI und Procurement-as-a-Service (PraaS) bieten Potenzial, den operativen Aufwand zu reduzieren und die Agilität zu erhöhen, insbesondere in größeren und digital fortgeschrittenen Unternehmen.
