Künstliche Intelligenz übernimmt im Procurement längst nicht mehr nur unterstützende Funktionen. Moderne KI-Agenten agieren als eigenständige digitale Assistenten, die Routineaufgaben mit minimalem menschlichem Eingreifen erledigen. Laut Studien, unter anderem von McKinsey, lassen sich so Effizienzsteigerungen von 25 bis 40 Prozent im Einkauf erzielen. Zielbild ist das sogenannte No-Touch-Procurement: Standardbeschaffungen laufen automatisiert und regelkonform ab, während sich Einkaufsteams auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
Sechs KI-Agenten für den indirekten Einkauf
BeNeering nennt sechs konkrete Einsatzfelder für KI-Agenten, die den indirekten Einkauf entlang des gesamten Prozesses unterstützen.
- Den Einstieg bildet eine kanalübergreifende intelligente Suche. Universelle Suchagenten bündeln interne Kataloge, Lagerbestände, Online-Marktplätze und Rahmenvertragslieferanten in einer einzigen Suchoberfläche. Sie berücksichtigen automatisch Einkaufsrichtlinien, bevorzugte Lieferanten und Preisregeln. Für Anwender bedeutet das: schneller finden, was benötigt wird – und dabei automatisch compliant bleiben.
- Für Bedarfe außerhalb bestehender Kataloge kommen Freitext-Agenten zum Einsatz. Sie übersetzen unstrukturierte Beschreibungen oder Lieferantenangebote in formale, regelkonforme Bestellanforderungen. Fehlende Angaben wie Kostenstellen, Liefertermine oder Warengruppen werden automatisch ergänzt. So sinkt der manuelle Aufwand deutlich, und inoffizielle Beschaffungswege verlieren an Bedeutung.
- Ein weiterer zentraler Baustein sind KI-gestützte Richtlinienberater. Als Chatbots beantworten sie Fragen zu Einkaufsregeln, Genehmigungen oder Sonderfällen in natürlicher Sprache. Gleichzeitig liefern sie Statusinformationen zu laufenden Vorgängen, etwa zum Stand einer Bestellanforderung oder offenen Freigaben. Das erhöht Transparenz und reduziert Rückfragen an den Einkauf.
- Im strategischen Einkauf unterstützen RFQ-Agenten die Durchführung von Ausschreibungen. Sie greifen auf historische Einkaufsdaten zurück, helfen bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen, strukturieren eingehende Angebote und bereiten Preis- und Leistungsunterschiede übersichtlich auf. Einkaufsteams gewinnen so Zeit für Verhandlungen und strategische Entscheidungen.
- Sobald Angebote vorliegen, übernehmen KI-Agenten zur Angebots- und Preisprüfung die Kontrolle. Sie analysieren Lieferantenangebote, gleichen Preise und Kalkulationslogiken mit bestehenden Vertragskonditionen ab und machen Abweichungen frühzeitig sichtbar. Auch Alternativen oder kostengünstigere, vertragskonforme Komponenten lassen sich automatisch identifizieren.
- Nach der Bestellung sorgen Agenten für die Bestellbestätigungsprüfung für weitere Automatisierung. Sie vergleichen eingehende Auftragsbestätigungen mit der ursprünglichen Bestellung und erkennen Abweichungen bei Preis, Menge oder Liefertermin. Unstimmigkeiten werden unmittelbar gemeldet, Folgeprozesse lassen sich gezielt anstoßen.
Zusammenspiel statt Insellösungen
Der eigentliche Mehrwert entsteht laut BeNeering durch das synergetische Zusammenspiel dieser Agenten. Gemeinsam bilden sie einen durchgängigen, digitalen Beschaffungsprozess – vom ersten Bedarf bis zur Abwicklung. Während Standardfälle automatisiert ablaufen, greifen Einkaufsteams nur noch bei Abweichungen, Sonderfällen oder strategischen Themen ein.
Fazit
Der Bericht von BeNeering macht deutlich: Agentic AI verändert den indirekten Einkauf grundlegend. An die Stelle fragmentierter, manueller Abläufe tritt eine intelligent orchestrierte Prozesskette. No-Touch-Procurement wird damit nicht zur Vision, sondern zur realistischen Option – mit mehr Effizienz, höherer Compliance und spürbarer Entlastung für Einkauf und Fachabteilungen.
