„Bereits seit Mitte der 1990er-Jahre setzen wir ein Warenwirtschaftssystem ein, das wir kontinuierlich an unsere und die Bedürfnisse unserer Kunden angepasst haben“, berichtet Erhard Wezel, Vorstand Technischer Service Materialwirtschaft beim Reutlinger Dokumenten-Systemhaus Morgenstern. Dies habe dazu geführt, dass immer mehr Satellitenlösungen aufgebaut worden seien, was mit einem immensen Pflegeaufwand verbunden war. Mit der ERP-Lösung „Radix+“ von Infominds hat sich der Output-Spezialist daher für eine neue ERP-Lösung entschieden. „Ein modernes System wie ‚Radix+‘ bietet uns die Möglichkeit, Prozesse effizienter zu gestalten und die Komplexität deutlich zu reduzieren. Dies spart Zeit und Ressourcen und hilft uns, unseren Kunden schneller und flexibler zu begegnen – das ist sicher einer der größten Mehrwerte“, so Wezel.
Begonnen hat die Suche nach einer neuen ERP-Lösung bereits 2020. „Wir haben den Markt intensiv sondiert und uns mit über 130 Anbietern befasst“, berichtet der Morgenstern-Vorstand. Nach der Analyse blieben zehn Anbieter übrig, mit denen man detaillierte Gespräche geführt hat. „‚Radix+‘ hat uns durch seine Zukunftsfähigkeit, die ausreichende Größe für Entwicklung und Support sowie das Verständnis für unseren Markt überzeugt. Besonders wichtig war uns dabei das tiefgehende Verständnis für den MPS-, IT-, ECM- und Lizenzmarkt – sowie die Expertise und die handelnden Personen bei Infominds.
Bei Morgenstern ersetzt „Radix+“ das bisherige ERP-System in den Bereichen Warenwirtschaft, Faktura und Service. Und „wir erwarten, dass die neue Lösung nicht nur die Effizienz steigert, sondern uns auch flexibler und schneller auf die Anforderungen unserer Kunden reagieren lässt“, betont Wezel. Dank der Lösung erreiche Morgenstern eine hohe SLA-Rate und stabilisiere die First- Fix-Quote, was zu einer besseren Kundenzufriedenheit führe. Außerdem unterstütze das System bei der durchgängigen Digitalisierung der Serviceprozesse, die unter anderem durch eine automatische Routenplanung für die Servicetechniker abgerundet wird.
Reibungsloser Start
Offiziell startete das Projekt am 1. September 2023, mit einem geplanten Go-Live zum 1. September 2024. Aufgrund von Verzögerungen bei der Migration verschob sich der Termin jedoch auf den 14. Oktober 2024. „Trotz der Herausforderungen verlief der Start reibungslos und wir konnten vom ersten Tag an problemlos alle Tickets abarbeiten und Rechnungen schreiben. Natürlich war noch nicht alles perfekt, vor allem der Umstieg nach 27 Jahren auf ein gänzlich neues System, mit einem anderen Look-and-feel, veränderter Logik sowie neuen Abläufen, haben uns zu Anfang einiges abverlangt. Dank des starken Teams bei uns und dem Support von Infominds, insbesondere während der Übergangsphase, haben wir dies aber gut gemeistert“, beschreibt Wezel. Besonders beeindruckend sei es gewesen, wie schnell und reibungslos die Inventur ablief. „Das war die schnellste und entspannteste Inventur, die wir je durchgeführt haben. Ein echter Beweis für die Effizienz des neuen Systems.“
Dies bestätigt auch Sascha Bökenheide, Countrymanager Deutschland bei Infominds: „Wir können zufrieden und stolz sagen, dass das Projekt sehr gut verlaufen ist.“ Eine besondere Herausforderung sei jedoch die Größe der Morgenstern-Gruppe. Bereits ein kleiner Fehler im Prozess könne bei einem Projekt dieser Größenordnung gravierende Folgen haben. Die Zusammenarbeit mit dem Projektteam von Morgenstern sowie die Unterstützung der Kollegen aus der Infominds-Zentrale in Südtirol habe aber reibungslos funktioniert und „wir konnten zeigen, dass wir auch länderübergreifend perfekt für sehr große Projekte gerüstet sind.“
Im nächsten Schritt soll der Fokus nun auf der Verfeinerung der Prozesse und der weiteren Anpassung an die Organisation liegen, berichtet Wezel. Auch weitere Schulungen für die Key-User stehen noch an, um das Potenzial von Radix+ voll auszuschöpfen. „Ein modernes ERP-System muss vor allem zukunfts- und anpassungsfähig sein. Die Anforderungen werden sich weiterhin schnell verändern – umso wichtiger ist es daher, dass das System diese Veränderung mitgehen kann“, so der Morgenstern-Vorstand. Vor allem IoT und KI würden dabei künftig eine größere Rolle spielen und dabei helfen, Prozesse zu automatisieren, Daten schneller zu analysieren und so unsere Effizienz weiter zu steigern. „Radix+ zeigt bereits heute, wie solche Technologien integriert werden können, und wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Infominds weiter an innovativen Lösungen zu arbeiten.“
Das bestätigt auch Bökenheide: „Das ERP-System ist die wichtigste Software und das Herz eines Unternehmens.“ Heute gebe es daher fast kein Unternehmen mehr ohne ERP-System. Anbieter müssten daher aufzeigen können, dass sie auch für zukünftige Anforderungen gerüstet sind. Für Infominds bedeute dies, noch präsenter zu sein und die Unternehmen von den Vorzügen einer modernen und effizienten Business-Software zu überzeugen. „Mit ‚RADIX+“ bieten wir mehr als ein klassisches ERP-System und helfen unseren Kunden ihr Business weiter zu optimieren.“ Durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit seinen Bestandskunden lebe Infominds vom Empfehlungsmarketing und freue sich über viele Weiterempfehlungen. Parallel dazu baut der Software-Anbieter daher auch seine eigene Organisation aus.
„Wir wollen weiterwachsen und uns zum führenden Software-Anbieter für die Printing- und IT-Branche entwickeln“, betont Bökenheide. Nachdem Infominds erst im Oktober 2024 sein Projects Team mit Nils Karsten verstärkt hat, ist am 1. März bereits der nächste Branchenkenner im deutschen Projects Team gestartet. „So können wir auch in Zukunft einen guten Service für neue Kundenprojekte, aber auch unsere Bestandskunden gewährleisten“, so Bökenheide.
