Tatsächlich erzielt der Umbau der globalen Einkaufsorganisation, abhängig von Branche und Entwicklungsstand, acht bis zehn Prozent an einmaligen Kostensenkungen sowie drei bis vier Prozent in den darauffolgenden Jahren, so das Ergebnis der Studie. Entscheidend für den Erfolg sind faktenbasierte Entscheidungen und ein Vorgehen, das alle internen und externen Faktoren berücksichtigt. Dass der globale Einkauf in den meisten Unternehmen nicht so funktioniert wie erwartet, hat viele Gründe: regionale Unterschiede in den Lieferanten- und Marktstrukturen, unklare Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege, umständliche Einkaufsprozesse mit mangelnder Flexibilität und Mitarbeiter, die für die Bandbreite der zu bewältigenden Einkaufskategorien unzureichend ausgebildet sind.
"Oft dienen diese Argumente als Ausrede. Doch sie enthalten einen wahren Kern, der angegangen werden muss", erklärt Dr. Klaus Neuhaus, Partner bei Bain & Company und Autor der Studie. "Tatsache ist, dass das Geheimnis eines sehr guten Einkaufs im Zuhören und Zusammenarbeiten liegt – sowohl innerhalb der Einkaufsabteilung als auch mit den anderen Bereichen und den Lieferanten." Am Anfang einer globalen Einkaufsorganisation stehen die Überlegungen, wie jede einzelne Waren- und Leistungsgruppe gemanagt werden soll und welche regionalen und produktspezifischen Ausnahmen innerhalb der Warengruppe gelten. Im zweiten Schritt wird der Einkaufsprozess beschrieben. Dabei muss vor allem auf den zugrunde liegenden Entscheidungsfindungsprozess Wert gelegt werden. Die Bain-Studie belegt, dass effektive Entscheidungswege zu 95 Prozent mit finanziellem Erfolg korrelieren. Am schwersten, aber auch am wichtigsten ist der dritte Schritt. Er legt im Rahmen der bereits definierten Organisation und der Prinzipien der Zusammenarbeit die Verantwortung der verschiedenen Stakeholder für jede Entscheidung im Einkaufsprozess fest. Dies gilt es im Rahmen von Workshops mit allen Stakeholdern gemeinsam zu erarbeiten.
"Auch im Einkauf ist es entscheidend, dass die Führungskräfte und Mitarbeiter sowie die Regionen die Veränderungen mittragen", so Neuhaus. "Deshalb müssen die regionalen und lokalen Einkäufer von Anfang an in die Neugestaltung mit einbezogen werden und die finanziellen Ziele gemeinsam mit den Regionalchefs festlegen." Kein allgemein akzeptiertes Mandat. Oft wird der globale Einkauf nicht überall ernst genommen, arbeitet ohne ein klares und allgemein anerkanntes Mandat und kämpft laufend darum, einzelne Länder und Geschäftsbereiche zur Zusammenarbeit zu bewegen.
