Zum Teil würden die Beschaffungsabteilungen noch als reine Bestellabwickler fungieren. Zudem seien die Beschaffungsprozesse kaum digitalisiert und Nachhaltigkeit würden nur eine begrenzte Rolle spielen, lauten die weiteren Ergebnisse der Befragung unter 76 Einkaufsabteilungen von Institutionen und Unternehmen bei Bund, Ländern und Kommunen, die KPMG im Juni dieses Jahres veröffentlicht hat.
Die Diskussionen um das letzte Konjunkturpaket unterstrichen die Relevanz von Nachhaltigkeitsaspekten und strategischen Beschaffungsentscheidungen. Doch gut 40 Prozent der Befragten beschäftigten sich der Umfrage nach überhaupt nicht mit strategischen Fragen wie Warengruppenstrategien oder proaktiven Marktanalysen. In zwei Drittel der befragten Beschaffungsstellen ist ein Lieferantenmanagementprozess nicht vorhanden. Nur etwa jeder vierte Befragungsteilnehmer wird bereits im Rahmen der Budgetplanung als Beschaffer eingebunden (28 Prozent). Gut ein Fünftel wird sogar erst nach Erstellung des Leistungsverzeichnisses tätig, was auf eine rein operative Bestellausführung hindeutet. In knapp der Hälfte der Fälle gibt es für die für Beschaffung zuständigen Organisationseinheit keine klar definierten Ziele.
Öffentliche Unternehmen strategischer aufgestellt als Verwaltung
Ein differenziertes Ergebnis ergibt sich, wenn die Beschaffungsstellen in öffentlichen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung separat betrachtet werden. So geben nur 15 Prozent der befragten Unternehmen an, sich gar nicht mit strategischen Fragen zu beschäftigen. Immerhin knapp die Hälfte der befragten Beschaffer aus öffentlichen Unternehmen gibt an, sich für ausgewählte Warengruppen fortlaufend mit strategischen Fragen zu beschäftigen. Bei der Verwaltung ist der Anteil, der sich nicht mit strategischen Fragen beschäftigt, mit 52 Prozent deutlich höher.
Beschaffungsprozesse kaum digitalisiert
Nur bei 16 Prozent der Befragten sind die Beschaffungsprozesse weit- oder durchgehend digitalisiert. Clemens Dicks, Partner und Einkaufsexperte von KPMG sagt dazu: „Da die E-Vergabe inzwischen verpflichtend ist, kann sie als erster Schritt der Digitalisierung gesehen werden. Dass Prozessoptimierung und Standardisierung als wichtige Herausforderungen genannt wurden, spricht dafür, dass die Beschaffungsstellen diese Themen zunehmend in den Fokus nehmen.“
Nachhaltigkeitsgedanke könnte ausgeprägter sein
Zwar geben immerhin 44 Prozent der Befragten an, Umweltkriterien häufig oder immer bei Vergaben zu berücksichtigen. Aber bei fast genauso vielen (40 Prozent) geschieht dies nur manchmal, bei den übrigen nur selten oder nie. Sofern Umweltkriterien berücksichtigt werden, sind sie aber immerhin in mehr als der Hälfte der Fälle ein Zuschlagskriterium und damit ein bei der Vergabe mitentscheidender Faktor.
Zur Umfrage: Befragt wurden mittels Fragebogen deutschlandweit Beschaffungsstellen von Bund, Ländern und Kommunen im Zeitraum November 2019 bis Februar 2020. 76 öffentliche Institutionen und öffentliche Unternehmen haben sich an der Befragung beteiligt. Davon 53 Prozent auf kommunaler Ebene, 33 Prozent auf Länderebene und 14 Prozent auf Bundesebene. Zwei Drittel der Teilnehmer ordnen sich der öffentlichen Verwaltung zu (zum Beispiel einem Ministerium, einer nachgeordneten Behörde oder der Stadtverwaltung). Gut ein Viertel ist in einem öffentlichen Unternehmen tätig, knapp 10 Prozent in einer sonstigen öffentlichen Institution.
Der Studienberichtkann hier heruntergeladen werden.
