Veranstaltungen von Unternehmen gewährleisten die Qualität der direkten und persönlichen Kommunikation mit Kunden oder Partnern. Für den Einkauf steht im Zusammenhang mit Veranstaltungen die Herausforderung im Vordergrund, unabhängig diejenigen Partner zu qualifizieren, mit denen die Unternehmensziele erreicht werden können. Neben durchgängigen Konzepten und einer hohen Effizienz sei es dabei insbesondere von Bedeutung, dass interne Mitarbeiter bei der Einhaltung von Gesetzen und Compliance-Vorschriften unterstützt werden, sagt unser Gastautor Markus Struppler, Geschäftsführer der Proske GmbH.
Die Regelungen auf Unternehmensveranstaltungen, etwa hinsichtlich Veranstaltungsort, Bewirtung, Unterhaltungsprogramm oder dem Überlassen von Sachwerten, sind in Unternehmen heute restriktiver als noch vor einigen Jahren. In Form eines Compliance-Codex wird in Konzernen und zunehmend auch im Mittelstand festgelegt, welche Grenzen für die Entgegennahme von Gefälligkeiten, Einladungen, Werbegeschenken, aber auch die Angemessenheit von Hotelkategorien, Mietwägen oder Ticketklassen in Flugzeug und Bahn gelten und wie eventuelle geldwerte Vorteile zu behandeln sind. Um negative Effekte aus der Durchführung von Veranstaltungen zu vermeiden, ist es hilfreich, Regelungen bereits in deren frühe Planung einzubeziehen. Diejenigen Mitarbeiter, die im Unternehmen für Veranstaltungen verantwortlich sind, sind darüber hinaus auf Partner angewiesen, die ihrerseits über eine fundierte Expertise verfügen und Strukturen vorgeben können, damit Gesetze sowie interne Compliance-Regelungen konsequent eingehalten werden.
Besteuerung geldwerter Vorteile
Vorgaben des Gesetzgebers im Zusammenhang mit Firmenveranstaltungen können insbesondere in der Besteuerung geldwerter Vorteile finanzielle Risiken bergen. Zu den dabei relevanten Zuwendungen zählen Bewirtung sowie Übernachtungs- und Fahrtkosten. Um zu verhindern, dass Veranstalter oder Teilnehmer in die Pflicht einer Besteuerung geraten, ist es von besonderer Bedeutung, diesen Aspekt vorab zu prüfen, zu bewerten und in die Budgetierung auf Seite des Veranstalters einzubeziehen.
Compliance-Regelungen bei Kundenveranstaltungen
Um externen Teilnehmern Konflikte mit ihrem Arbeitgeber zu ersparen, sollten Veranstalter alle Zuwendungen und Daten einer Veranstaltung auf ihre Angemessenheit hin untersuchen. Die Ausgestaltung dieser Punkte ist im Rahmen eines offenen Assessments zu diskutieren, das im Rahmen eines Workshops vor der Konzeptphase eines Events erfolgen sollte. Hier lässt sich begründen, festlegen und mit dem Compliance Office abstimmen, welche Regeln und Rahmenbedingungen gelten.
Bei Teilnehmern aus dem öffentlichen Dienst ist beispielsweise das vorherige Einholen einer Dienstherrengenehmigung gängige Praxis und teilweise vorgeschrieben. Solche Maßnahmen zur Transparenz können durchaus geschmeidig in die Organisation eingebunden werden. Beim Outsourcing von Veranstaltungen ist zu prüfen, inwieweit ein externer Partner in der Lage ist, komplexe Prozesse beratend und operativ zu begleiten. Es sollten nach Möglichkeit hochspezialisierte Projektmanager eingebunden werden, die während der Organisation und der Durchführung in Compliance-Fragen zur Seite stehen.
Firmen, die eine Vielzahl von Veranstaltungen durchführen, ist darüber hinaus die Einführung sogenannter Strategischer Meeting Management Programme (SMMPs) anzuraten. Diese helfen nicht nur, Meetings und Veranstaltungen zu strukturieren und Kosten signifikant zu reduzieren, sondern schaffen auch nachhaltige Transparenz über kritische Schnittstellen hinweg, mit der die Einhaltung von Compliance-Richtlinien mühelos nachzuvollziehen ist.
Teilnahme an Veranstaltungen – eine besondere Herausforderung für Einkäufer
Mitarbeiter in Purchasing und Procurement unterliegen einer Sondersituation, wenn es ihrerseits um die Teilnahme an externen Veranstaltungen geht. Eine solche ist für Einkäufer insbesondere aus Compliance-Gründen aufgrund besonders strenger Regeln häufig erschwert oder überhaupt nicht möglich. Dies resultiert aus einem erhöhten Interessenkonflikt und soll gewährleisten, dass Mitarbeiter im Einkauf ihre Entscheidungen unbeeinflusst von persönlichen Beziehungen treffen. Jedoch ist eine Teilnahme an Fachveranstaltungen und wissenschaftlichen Kongressen sowie ein Erfahrungsaustausch aus Sachgründen aus Sicht des Unternehmens in vielen Fällen sinnvoll. Unternehmen können diesen Zielkonflikt lösen, indem Compliance-Verantwortliche gemeinsam mit dem Einkauf Leitlinien festschreiben und dabei ein hohes Maß an Transparenz verankern. Beispielhaft kann dies folgende Eckpunkte umfassen:
- Die Teilnahme an kostenpflichtigen Veranstaltungen und Kongressen wird nach zu bestimmenden Kriterien erlaubt.
- Für die Teilnahme an anderen Veranstaltungen werden ggf. nochmals strengere Kriterien im Hinblick auf Genehmigungsverfahren und Transparenz definiert.
- Dokumentation und Reportings sind obligatorisch und werden ebenfalls nach definierten Kriterien festgeschrieben (inkl. Inhalten, Leistungen, Höhe von Zuwendungen).
- Die Angemessenheit von Leistungsbestandteilen ist zu definieren (z.B. im Hinblick auf Anreise, Unterkunft, Bewirtung, Entgegennahme von Geschenken).
Generell gilt: Niemals sollten Entscheidungen im Zusammenhang mit der Teilnahme von Einkäufern an einer Veranstaltung von diesen selbst getroffen werden können. Stattdessen ist ein klares Rahmengerüst vorzugeben.
Compliance bildet ein grundsätzliches Rahmenwerk, das gar nicht den Anspruch erhebt, alle Sonderfälle zu definieren. Deshalb sollte man sich unabhängig von Regelungen darüber bewusst sein, dass nicht alles erlaubt ist, was nicht ausdrücklich verboten ist. Offene Fragen lassen sich meist mit einem Blick auf den eigenen Verantwortungsbereich und etwas Feingefühl für denkbare Interessenskonflikte selbst beantworten – auch ohne das Compliance Office zu konsultieren.
