Den Award „Innovation schafft Vorsprung“ von BME und BMFTR für exzellente öffentliche Beschaffung hat die Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) erhalten für die KI-gestützte Erstellung von ToR-Entwürfen (Terms of Reference) in der Beschaffung. Hintergrund der Initiative ist, dass die GIZ fortlaufend Beratungsdienstleistungen für Projekte der internationalen Zusammenarbeit beschafft. Dafür werden individuelle Leistungsbeschreibungen erstellt. Für diesen zeitintensiven Vorgang hat die GIZ den internen Chatbot KIM um eine ToR-Funktion erweitert, die auf rund 50.000 realen Leistungsbeschreibungen GIZ-eigener Vergabeverfahren beruht.
Die Lösung erstellt einen ersten, strukturierten Entwurf, während die fachliche und qualitative Verantwortung beim Mitarbeitenden verbleibt. Mit der Anwendung, die die vier GIZ-Unternehmenssprachen berücksichtigt, wurden seit Mai 2025 mehr als 1000 Entwürfe erstellt. Die dabei erzeugten Daten verbleiben komplett innerhalb der GIZ-Organisation. Die durch die systematische Nutzung realer Vergabeunterlagen für den täglichen Arbeitsprozess erzeugte Effizienzsteigerung hat die Jury ebenso überzeugt wie die Nutzung moderner Technologien unter Einhaltung formaler Regularien.
Beschaffung einer Innovative Reinigungsdienstleistung ausgezeichnet
Der zweite „Innovation schafft Vorsprung”-Award geht an die Stadt Düsseldorf für ein Konzept zur Tagesreinigung von Schultoiletten während der Unterrichtszeit. Auslöser waren anhaltend schlechte Zustände, Beschwerden von Eltern, Schulleitungen sowie Schülerinnen und Schülern. Mit der üblichen Reinigung am Nachmittag war keine Abhilfe zu schaffen. Da zusätzliche Kräfte für 170 Standorte zur gleichen Zeit nicht verfügbar wären, wurde mit der Tagesreinigung ein neues Konzept entwickelt.
In 16 Pilotschulen wurde gemeinsam mit Schulen, Reinigungskräften und Verwaltung ein detaillierter, fortlaufend optimierter Reinigungsplan erarbeitet, der als Grundlage für das Konzept der Tagesreinigung dient. Die Reinigungskräfte sind einerseits sichtbar und können auf Anforderungen schneller reagieren, auf der anderen Seite führt die Sichtbarkeit zu mehr Verantwortungsbewusstsein bei den Nutzenden.
Fazit: Die Arbeitszeiten der Reinigungskräfte sind deutlich familienfreundlicher und die Wertschätzung der Arbeit ist höher. Zudem konnten Effizienzgewinne generiert werden, da die Betreuung durch die Mitarbeitenden bei der Stadt weniger Zeit erfordert und Hygienematerial eingespart werden kann. Das erfolgreiche Konzept wird inzwischen in 96 Schulen umgesetzt und wurde zudem auf Bürodienstgebäude sowie das Düsseldorfer Rathaus ausgeweitet. Die Gespräche mit allen Stakeholdern und das umfangreiche Changemanagement vor der Einführung haben die Jury ebenso überzeugt, wie die Stärkung der sozialen Nachhaltigkeit und die wirtschaftlichen Erfolge durch Effizienzgewinne.
