Die TEK-Service AG entwickelt und betreibt seit dem Jahr 2000 digitale Einkaufslösungen für öffentliche Verwaltungen und mittelständische Unternehmen. Über webbasierte Portale vernetzt das Familienunternehmen Besteller, Lieferanten und Datenströme. Die Lösungen kommen nach Unternehmensangaben in zahlreichen Städten, Gemeinden, Landesverwaltungen und mittelständischen Unternehmen in der DACH-Region zum Einsatz.
Im Rahmen der „Woche der digitalen Souveränität“ hatte der Bundesverband IT-Mittelstand, kurz BITMi, seine Mitgliedsunternehmen dazu aufgerufen, ihre Erfahrungen auf dem Weg zu mehr technologischer Unabhängigkeit zu schildern. Bei TEK-Service begann dieser Prozess bereits vor mehr als zehn Jahren.
Abhängigkeit erschwerte Weiterentwicklungen
Ausgangspunkt waren nach Angaben des Unternehmens wiederkehrende Probleme mit der bisherigen technologischen Grundlage. Die Einkaufsportale waren eng mit den Diensten eines weltweit tätigen Softwareanbieters verbunden. Regelmäßige Produkt- und Versionswechsel führten dazu, dass kundenspezifische Erweiterungen angepasst oder teilweise neu entwickelt werden mussten.
Für TEK-Service bedeutete dies zusätzliche Aufwände und eingeschränkte Möglichkeiten bei der Weiterentwicklung der eigenen Lösungen. Zudem war das Unternehmen von Entscheidungen abhängig, auf die es selbst keinen Einfluss hatte.
„Wir haben damals erkannt: Wenn wir innovativ und kundenorientiert bleiben wollen, müssen wir die Kontrolle über unsere Technologie selbst in der Hand halten“, erklärt Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrates der TEK-Service AG.
Eigene Systeme parallel aufgebaut
Als Konsequenz investierte TEK-Service in eigene Systeme. Die neue Plattform entstand über mehrere Jahre parallel zur bestehenden Software und zum laufenden Geschäftsbetrieb. Einzelne Prozesse wurden schrittweise aus der bisherigen Umgebung in die neue Systemlandschaft überführt.
Neben Planung und Entwicklung gehörten dazu umfangreiche Tests, Dokumentationen sowie der Wissenstransfer an Mitarbeitende und Kunden. Der Aufwand sei für alle Beteiligten erheblich gewesen, berichtet Schmidt.
Nach Abschluss der Entwicklungsarbeiten erfolgte die Migration in ein deutsches Rechenzentrum mit einer deutschen Cloud-Umgebung. Die Infrastruktur soll insbesondere die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber und mittelständischer Unternehmen an Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance erfüllen.
Umstellung im laufenden Betrieb
Im Jahr 2025 wurde der Transformationsprozess abgeschlossen. Während eines geplanten Wartungsfensters trennte TEK-Service die Verbindung zwischen der bisherigen und der neuen Systemlandschaft. Die alten Server blieben zunächst im Hintergrund verfügbar, damit bei Bedarf weiterhin auf Bestandsdaten zugegriffen werden konnte.
Gleichzeitig nahm die neue Plattform im deutschen Rechenzentrum ihren Betrieb auf. Nach Angaben des Unternehmens verlief die Umstellung für Kunden und Partner ohne erkennbare Unterbrechung.
„Unsere Weiterentwicklungen orientieren sich heute ausschließlich an den Anforderungen unserer Kunden – und nicht mehr an Produktzyklen, Lizenzmodellen oder strategischen Entscheidungen externer Softwareanbieter“, sagt Schmidt.
Mehr Spielraum bei technologischen Entscheidungen
Durch die neue Infrastruktur kann TEK-Service technologische Entscheidungen und Zugriffsberechtigungen nach eigenen Angaben selbst festlegen. Das Unternehmen kann zudem Dienstleister frei auswählen und individuelle Kundenanforderungen schneller umsetzen.
Auch die Abhängigkeit von Lizenz- und Geschäftsmodellen internationaler Plattformanbieter entfällt. Automatische Upgrades hatten in der Vergangenheit wiederholt dazu geführt, dass etablierte Funktionen zeitweise nicht oder nur eingeschränkt verfügbar waren. Daraus entstanden zusätzliche Aufwände für Anpassungen und Fehlerbehebungen.
Die „Woche der digitalen Souveränität“ des BITMi unterstützt TEK-Service ausdrücklich. Mit den veröffentlichten Wechselgeschichten mache der Verband sichtbar, welchen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Beitrag mittelständische IT-Unternehmen in Deutschland leisten.
