Der Einkauf der VEMAG ist nach Materialgruppen organisiert und wird von einem 16-köpfigen Team geleitet, das ein Materialportfolio von mehr als 60.000 aktiven Teilen verwaltet. Vor dem Start der Digitalisierungsstrategie erfolgte die Beschaffung hauptsächlich regional, große Einkaufsvolumina wurden individuell verantwortet und der Fokus lag in erster Linie auf operativen Prozessen.
Unternehmenswachstum, zunehmender internationaler Wettbewerb sowie steigende Anforderungen an Effizienz und Transparenz erforderten schließlich im Jahr 2023 eine umfassende Neuausrichtung. Das Ziel bestand darin, den Einkauf nicht nur digitaler, sondern zugleich strategischer, skalierbarer und resilienter aufzustellen.
Innovationshebel KI
Die wesentliche Neuerung besteht darin, dass eine selbstlernende KI das bestehende ERP-System erweitert, indem sie Bestellungen und Rechnungen in Echtzeit analysiert. Sie identifiziert automatisch Einsparpotenziale und informiert die zuständigen Einkäufer proaktiv. Ein selbstüberwachendes Modell filtert relevante Abweichungen und verbessert sich kontinuierlich durch Feedback aus dem Einkauf. Dies führt zu einer Reduzierung von Fehlalarmen und einer Steigerung des ROI. Die folgenden Muster und Handlungsempfehlungen sind zu berücksichtigen:
- Bündelung: Häufige Einzelbestellungen werden zu größeren Mengen zusammengefasst, um Preisvorteile zu nutzen
- Rabattpotenzial: Wachsende Abnahmemengen ohne Preisreduktion deuten auf Verhandlungsspielraum hin
- Preisprüfung: Unveränderte Preise trotz Marktschwankungen sollen neu verhandelt oder ausgeschrieben werden
- Preissteigerungen: Schleichende Aufschläge werden kumuliert sichtbar gemacht
- Preisunterschiede: Unterschiedliche Preise für identische Artikel werden erkannt und vereinheitlicht
- Prozessoptimierung: Mehrere Bestellungen mit gleicher Lieferfrist werden zur Effizienzsteigerung zusammengeführt
- Fehlererkennung: Unerwartete Preissprünge lösen eine Prüfung aus
- Lieferantenmix: Kostenungünstige Verteilungen zwischen Lieferanten werden identifiziert und können korrigiert werden
Ein zentrales Element des Projektes war die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, bereits in der Entwicklungs- und Testphase neuer Softwarefeatures. Diese Herangehensweise sorgte – neben der praxisnahen Optimierung – für eine hohe Identifikation mit den neuen Systemen.
Deutliche Kosteneinsparung und Prozessoptimierung
In den ersten beiden Betriebsjahren wurden direkte Beschaffungskosten im mittleren sechsstelligen Bereich eingespart. Der operative Aufwand im Einkauf sank deutlich, da die manuelle Datensuche entfällt. Auch die Vorbereitung einzelner Verhandlungen gestaltete sich dank der KI effizienter. Außerdem reduziert die KI die Prozesskosten, indem sie Bestellungen bündelt.
Auch die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens werden durch die Neuausrichtung positiv beeinflusst: Ökologisch gesehen führt die Bündelung von Kleinbestellungen zu einer Senkung der Einkaufspreise sowie des Transport- und Verpackungsaufwands. Erste Hochrechnungen zeigen, dass allein die Reduzierung redundanter Lieferfahrten in den Normteile- und Einbauteile-Warengruppen jährlich rund 2,0 t CO₂ einspart.
„Mit diesem Teilprojekt haben wir einen entscheidenden Schritt innerhalb unserer Gesamtstrategie, Einkauf 2027’ gemacht. Unser Ziel ist es, den Einkauf nicht nur digitaler, sondern auch strategischer, skalierbarer und resilienter aufzustellen. Die Auszeichnung bestätigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind – und dass sich Investitionen in moderne Technologien sowie die konsequente Neuausrichtung unseres Einkaufs lohnen“, sagt Florian Greulich, Einkaufsleiter der VEMAG Maschinenbau GmbH.
„Wir sind stolz darauf, mit zukunftsorientierten digitalen Lösungen im Einkauf echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Der Erfolg dieses Projekts zeigt, wie stark Technologie und Teamarbeit zusammenwirken können – insbesondere im Change-Management. Denn erst durch die aktive Einbindung und das Engagement unseres Einkaufsteams wurde aus einer Idee ein nachhaltiger Fortschritt“, so Steen Bösche, Projektmanager Digitale Transformation, VEMAG Maschinenbau GmbH.
