Die zentrale Erkenntnis: Nachhaltigkeit im Einkauf braucht Digitalisierung. Das Gespräch mit Monika Schmidt von der TEK-Service AG sowie Achim Florin von der Polizei Berlin und Lars Keller von der Stadt Ludwigsburg macht deutlich, dass der Einkauf ohne belastbare Daten im Blindflug agiert. Wirtschaftlichkeit, Qualität und Nachhaltigkeit von Produkten lassen sich nur vergleichen, wenn digitale Systeme verlässliche Informationen liefern. Wo Prozesse manuell organisiert werden, scheitern gute Absichten häufig schon am Aufwand.
Berlin: vom Pilotprojekt zur landesweiten Lösung
Wie groß die Wirkung digitaler Einkaufsprozesse sein kann, zeigt das Beispiel Berlin. Achim Florin berichtete von einer Entwicklung, die 2019 bei der Polizei Berlin als Pilotprojekt gemeinsam mit der TEK-Service AG begann. Die Ausgangslage war klassisch analog: papiergestützte Abläufe, geringe Transparenz, hoher Steuerungsaufwand. Inzwischen hat sich aus dem Projekt eine landesweite Einkaufslösung entwickelt. Heute nutzen mehr als 3500 Bestellerinnen und Besteller aus 180 Dienststellen das „eWarenhaus Berlin“. Dort stehen über 50 ausgeschriebene Rahmenverträge des Landesverwaltungsamts Berlin zur Verfügung, über die zehntausende Artikel im Sammelbestellverfahren abgerufen werden. Das jährliche Einkaufsvolumen liegt inzwischen bei rund zehn Millionen Euro, Tendenz steigend. Der Einkauf des Landes Berlin ist damit transparenter, besser steuerbar und zugleich spürbar entlastend für die Beschäftigten geworden.
Besonders relevant ist dabei der Nachhaltigkeitsaspekt. Mit dem ESG-Score-Projekt wird die ökologische Bewertung direkt am Artikel sichtbar. Statt einzelne Labels und Produktinformationen mühsam selbst prüfen zu müssen, erhalten Bestellende im System eine unmittelbare Orientierung. Nachhaltige Kaufentscheidungen werden dadurch einfacher und alltagstauglich.
Digitalisierung plus Service
Monika Schmidt ordnet diese Entwicklung in einen größeren Zusammenhang ein. Seit dem Jahr 2000 unterstützt die TEK-Service AG bundesweit digitale Einkaufsprozesse in der öffentlichen Verwaltung. Der Ansatz reicht vom Einkauf über die Ausschreibungsvorbereitung bis hin zur elektronischen Abrechnung. Ziel ist es, Prozesse für Kommunen und Länder einfacher steuerbar zu machen. Die technische Voraussetzung dafür ist niedrigschwellig: Ein Internetzugang genügt. Entwicklung, Betrieb und Schnittstellen zu Lieferanten oder Finanzsystemen übernimmt der Dienstleister, zusätzlich unterstützt ein Helpdesk die Besteller im Tagesgeschäft. Der eigentliche Mehrwert liegt in der Verbindung aus Technologie und Service. Anforderungen, Trends und Kundenwünsche werden zentral aufgenommen, weiterentwickelt und anschließend für alle nutzbar gemacht.
Genau dieses Prinzip zeigt sich auch beim ESG-Score-Projekt. Seit Juni 2025 werden Katalogdaten aller TEK-Kunden wöchentlich systemgestützt anhand definierter Parameter abgeglichen. Das Ergebnis ist ein ESG-Score auf Artikelebene, der in den Einkaufsportalen angezeigt wird und nachhaltige Entscheidungen auf Basis eines nachvollziehbaren Punktesystems erleichtert.
Ludwigsburg: strategisch planen, digital handeln
Dass Technik allein nicht ausreicht, machte Lars Keller am Beispiel Ludwigsburg deutlich. Nachhaltige Beschaffung braucht auch eine klare strategische und organisatorische Verankerung. Ludwigsburg verfolgt diesen Weg seit Jahren konsequent. Die Stadt wurde 2014 mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung ausgezeichnet, 2019 als „Klimaaktive Kommune“ und 2020 mit dem BME-Preis „Innovation schafft Vorsprung“. Bereits 2018 wurde dort die Neustrukturierung und Digitalisierung der Beschaffung angestoßen. Hohe Priorität hatte die Einführung eines E-Procurement-Systems, das ab 2020 gemeinsam mit der TEK-Service AG umgesetzt wurde. Schon 2021 stand den Mitarbeitenden mit „DiWa“, dem digitalen Warenhaus, eine neue Einkaufsplattform zur Verfügung. Nachhaltigkeit war dabei von Anfang an strategisches Ziel und wurde durch klare Dienstanweisungen abgesichert.
Heute dient „DiWa“ verwaltungsweit als wirtschaftliches und nachhaltiges Steuerungsinstrument. Zugleich zeigt Ludwigsburg, dass Akzeptanz nicht allein durch Technik entsteht. Schulungen und eine Kompetenzstelle tragen entscheidend dazu bei, dass digitale Lösungen im Arbeitsalltag angenommen und sinnvoll genutzt werden. Digitalisierung erscheint hier nicht als zusätzliche Hürde, sondern als Voraussetzung für eine moderne und zukunftsfähige Verwaltung.
Vom Anspruch zur Praxis
Die Beispiele aus Berlin und Ludwigsburg machen deutlich, worauf es beim nachhaltigen Einkauf in der öffentlichen Hand ankommt: auf verlässliche Daten, digitale Prozesse und eine klare strategische Ausrichtung. Erst wenn diese Elemente zusammenspielen, wird aus dem politischen Anspruch gelebte Praxis.
