Von der Korrespondenz bis hin zu den gesamten Kundenakten liegen heute im Idealfall alle geschäftskritischen Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool. Berechtigte Mitarbeiter können so weltweit auch mobil mit einem Klick auf diese zugreifen. Dokumenten-Management kann Arbeitsabläufe also auf wenige Klicks verkürzen – egal ob in der Auftragsbearbeitung, Buchhaltung oder beim Kundenservice. Dokumente werden automatisch an verantwortliche Mitarbeiter weitergeleitet und Prozesse lassen sich von Stunden in Sekunden reduzieren. Fragen zu bestellten Artikeln lassen sich jederzeit sofort beantworten. Der Absatz der Waren wird beschleunigt und neue Umsatzchancen tun sich auf. Mit Dokumenten-Management lässt sich somit die Zufriedenheit der Kunden erhöhen, bei der Rechnungsbearbeitung werden Skontofristen gewahrt und das unternehmensweite Informationsmanagement verbessert sich.
Genau diese Vorteile eines DMS hat die Offenburger Büro Uriot GmbH & Co. KG Ende Januar bei einem Workshop Geschäftsführern und Entscheidern regionaler Unternehmen vermittelt. Der eigene Schulungsraum in Offenburg war komplett belegt. Durch den Workshop führten Uriot-Vertriebsleiter Rainer Eholzer, Markus Müller, Regional Sales Director von DocuWare sowie Franziska Benz von Uriot.
Ganz bewusst hatte man sich im Vorfeld für die Vortragstechnik der „Nicht-Präsentation“ entschieden: „Alle Teilnehmer haben den größten Nutzen von dem Seminar, wenn ich auf Ihre persönlichen Bedürfnisse und individuellen Anforderungen eingehen kann“, so Rainer Eholzer, der daher die Teilnehmer im Vorfeld aufgefordert hatte, Fragestellungen zu konkreten Problemen vorzubereiten. Die anschließende Live-Präsentation an einem interaktiven Whiteboard fand in einer virtuellen Firmen-Umgebung mit verschiedenen „Benutzern“ statt.
Infoseminare wie dieses veranstaltet Büro Uriot regelmäßig – zumeist einmal im Monat. „So gut wie alle Kunden, bei denen wir eine DMS-Installation umgesetzt haben, waren zuvor bei einem unserer Seminare“, freut sich Eholzer, „das hat uns bestätigt, auch weiterhin regelmäßig über das Thema DMS zu informieren. Das Feedback ist jedes Mal überwältigend.“
