Das Fachhandelsunternehmen Hees hat sich in den vergangenen Jahren vom klassischen Produktlieferanten zu einem umfassenden Lösungsanbieter entwickelt. Angestoßen von neuen Kundenbedürfnissen, technologischen Entwicklungen und den Veränderungen durch die Pandemie stellte man in Siegen das Geschäftsmodell frühzeitig auf den Prüfstand.
„Das ,alte Hees‘ war der klassische Lieferant von Produkten“, beschreibt es Geschäftsführer Sebastian Leipold. „Die Kunden bekamen Möbel von uns, einen Server oder Kopierer – kurz: einzelne Bausteine für das Büro.“ Heute begleitet das Unternehmen seine Kunden vom ersten Raumkonzept bis zum laufenden Betrieb und entwickelt Beratungskonzepte, Prozessanalysen und Dienstleistungen weit im Vorfeld eines Projekts. Spätestens Corona habe, so Leipold, was die Nachfrage nach modernen Lösungen angeht, „den Turbo gezündet“.
Das Unternehmen war darauf vergleichsweise gut vorbereitet. Schon Mitte der 2000er-Jahre war das Unternehmen ins Thema Dokumentenmanagement-Systeme eingestiegen, auch Videokonferenzlösungen beschäftigten das Team lange vor der Pandemie.
Um den Wandel auch nach außen sichtbar zu machen, verschwand Mitte des Jahres 2024 der Namenszusatz „Bürowelt“ aus dem Namen und dem Logo – das in dritter Generation von den Brüdern Sebastian und Florian Leipold geführte Familienunternehmen heißt heute schlicht nur noch Hees.
Und hier wird heute für die Kunden von Beginn an geplant, wie Flächen genutzt, Abläufe gestaltet und Technik eingebunden werden kann. „Wir denken die Arbeitswelt als Zusammenspiel von Raum, Technik, Prozessen und Menschen“, beschreibt Stefan Jäkel, bei Hees für Marketing & Kommunikation verantwortlich, den Ansatz. Dabei fasst man bei Hees den Begriff „Raum“ bewusst weit: Nicht nur klassische Bürogebäude zählen dazu, sondern auch Homeoffice-Arbeitsplätze und Coworking-Flächen oder Standorte im Ausland. Das Unternehmen analysiert, zu welcher Zeit an welchem Ort welche Infrastruktur nötig ist – das reicht von der Einrichtung über den WLAN-Zugang und die Videotechnik bis zu sicheren Zugriffswegen auf digitale Informationen.
Der „leere Raum“ als Ausgangspunkt
Sebastian Leipold nutzt gerne das Bild des „leeren Raums“ als Ausgangspunkt: Wände, Boden, Decke sind da – alles Weitere gestaltet Hees: von Möbelplanung, Medientechnik und IT-Infrastruktur über Licht, Akustik und Unternehmensküchen bis hin zu den digitalen Ebenen moderner Arbeitswelten wie Dokumentenmanagement, Digitalisierung und KI-Beratung. Eigene Monteure, Techniker und Planer sichern die Umsetzung, eine starke Logistik und der inzwischen deutlich ausgebaute Online-Shop ergänzen das Angebot.
Für die Kunden ein Vorteil: Statt mit mehreren Dienstleistern für Möbel, IT, Medientechnik und Bürobedarf zu verhandeln, erhalten sie bei Hees „alles rund ums Arbeiten aus einer Hand“, so Jäkel, „das ist unser Pfund.“ Und Leipold ergänzt: „Wir treten als Generalunternehmer auf, integrieren die verschiedenen Komponenten und präsentieren Lösungen, statt Probleme zu verschieben.“ Schnittstellenkonflikte würden so minimiert, Projekte schneller und reibungsloser umgesetzt.
Umfassende Restrukturierung
Der Transformationsprozess in der Arbeitswelt machte vor dem eigenen Unternehmen nicht halt. Auch im eigenen Haus wurde neu gedacht. Rund 320 Mitarbeitende arbeiten heute an fünf Standorten, vernetzt über mobiles Arbeiten und digitale Tools. Viele Lösungen, die Hees verkauft, sind im Unternehmen selbst eingeführt. „Wir sind bei vielen Dingen auch so etwas wie unser eigenes Testcenter“, sagt Leipold.
Organisatorisch bedeutete die Neuausrichtung eine umfassende Restrukturierung. Eine Geschäftsleitungsebene wurde aufgebaut, Fachbereichsgrenzen gleichzeitig aufgelöst, Logistik, Service und Vertrieb gebündelt. Begleitet wurde das Ganze von intensiver interner Kommunikation und einer großen Auftaktveranstaltung im Siegener Apollo-Theater. „Die größte Herausforderung war, alle bis in die letzte Reihe mitzunehmen und zu erklären, wo wir genau hinwollen“, betont Leipold.
Denn in der Kundenlandschaft spiegelt sich der Wandel in der Arbeitswelt längst wider. Die Nachfrage nach ganzheitlichen Konzepten wächst. Viele Unternehmen benötigen mehr Kollaborationsflächen, während gleichzeitig konzentrierte Einzelarbeit ins Homeoffice verlagert wird. Manche benötigen auch Buchungssysteme, weil in den Büros mittlerweile weniger Schreibtische als Mitarbeitende vorhanden sind.
Kunden mit „Spaß an Veränderung“
Das Unternehmen betreut heute ein breites Spektrum an Kunden – von kleinen Büros über Steuerkanzleien und Industrieunternehmen bis hin zu großen Verwaltungen und Konzernen, schwerpunktmäßig in Nordrhein-Westfalen und Hessen, aber auch bundes- und europaweit. Auf eine bestimmte Kategorie an „Lieblingskunden“ wollen die beiden im Gespräch nicht festlegen, wohl aber eine ideale Haltung: „Am meisten Spaß macht es, wenn jemand Lust auf Veränderung hat und mit uns seine Arbeitswelt entwickeln will“, sagt Leipold.
Um Qualität und Verlässlichkeit nachzuweisen, hat sich das Unternehmen, das seine Prozesslandschaft erheblich um- und ausgebaut hat, nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifizieren lassen. „Das war ein ziemlicher Kraftakt für uns, aber wir sind stolz, dass wir es ohne Normabweichung geschafft haben“, betont Stefan Jäkel. Und auch für Sebastian Leipold war es eine gute Bestätigung: „Wir haben Fachbereiche aufgelöst oder zusammengelegt, neue Strukturen geschaffen und neue Prozesse integriert. Die Zertifizierung als finales Ergebnis setzte unserer Arbeit dann das offizielle Qualitätssiegel auf.“
Trotzdem sehen sich Leipold und Jäkel noch nicht am Ende der Entwicklung. Die Arbeitswelt verändere sich zu dynamisch, um je „fertig“ zu sein. Gleichwohl sind beide überzeugt, dass das Unternehmen heute so gut aufgestellt ist wie nie zuvor. „Wir haben unsere Organisation neu strukturiert, unser Portfolio von Anfang bis Ende durchdacht, und sind damit für die kommenden Jahre sehr gut gerüstet“, sagt Jäkel. „Jetzt geht es darum, die PS auf die Straße zu bringen.“
