Herr Mersmann, es bewegt sich derzeit viel bei Soennecken in puncto Digitalisierung. Welche Fortschritte haben Sie bei der Erneuerung Ihrer IT-Landschaft gemacht und wie ist der Status-quo?
Mersmann: Die Soennecken IT, einschließlich unserer Shop-Systeme, ist nun auf dem neusten Stand der Technik. Damit ist die technische Grundlage für die Zukunftsfähigkeit unserer Mitglieder geschaffen, denn viele Fachhändler bauen mit ihren Aktivitäten auf den Soennecken-Systemen auf.
Anfang Juni haben wir unser fast 20 Jahre altes ERP-System auf Microsoft Dynamics 365 umgestellt. Damit bauen wir intern auf moderne, cloudbasierte Lösungen, die nahtlos ineinandergreifen. Unser B2XShopsystem „YourCommerce“ ist erfolgreich im Einsatz und wird bereits von mehr als 170 Mitgliedern genutzt. Bei der Umstellung unseres E-Procurement-Systems „YourProcure“ sind wir im Zeitplan und gehen davon aus, auch diese Umstellung noch dieses Jahr erfolgreich abzuschließen.
Grundlegende Komponenten wie Microsoft 365, Teams und weitere Tools setzen wir schon seit Jahren erfolgreich ein. Unsere Daten sammeln wir zentral in einem Data- Hub und nutzen mit Power BI eine der modernsten Lösungen für Auswertung und Analyse. Zudem verwenden wir die cloudbasierte Lösung von Microsoft zur Kundenbetreuung. Wir setzen also bereits seit einigen Jahren konsequent auf eine standardisierte, cloudbasierte IT, die es uns ermöglicht, flexibel und zügig auf Marktanforderungen zu reagieren, sowie die neuesten Weiterentwicklungen der Anbieter zeitnah zu nutzen.
Dies ist auch für unsere Mitglieder enorm wichtig. Die Veränderungsgeschwindigkeit in der IT ist mittlerweile so hoch, dass es praktisch unmöglich ist mit eigenen Entwicklern den Anschluss zu halten. Das geht nur durch enge Kooperation mit großen Softwarehäusern und Anlehnung an die technologischen Standards. Wir setzen auf Lösungen, bei denen sichergestellt ist, dass sie immer auf dem neusten Stand der Technik sind. Unsere Mitglieder bekommen damit zukunftssichere IT-Lösungen.
Lassen Sie uns einen Blick auf die Shop-Systeme werfen. Wie ist die Resonanz von Mitgliederseite und welche Weiterentwicklungen sind hier geplant?
Mersmann: Mehr als 170 Mitglieder nutzen bereits unsere Lösung. Wir verzeichnen insgesamt steigende Umsätze und eine hervorragende Sichtbarkeit bei Google – inklusive der neuen KI-basierten Suche. Unser Angebot besteht nicht nur aus einer reinen IT-Lösung, sondern ermöglicht auch, im Internet ohne viel Aufwand präsent zu sein. Die Webseite des jeweiligen Händlers ist integriert, auf Wunsch auch unser Sortiment mit 35.000 Artikeln sowie die passende Logistik. Zudem 450 Seiten Content bereit, der die Grundlage für die Sichtbarkeit bei Google bildet.
Beliebt bei unseren Kunden ist die Möglichkeit, redaktionellen Content – zum Beispiel Anleitungen wie „Wie bemale ich Glas?“ – mit passenden Produkten zu verknüpfen. Der Händler kann frei entscheiden, welche Zielgruppe er ansprechen möchte. Unser System ist sowohl für private Endkunden als auch für gewerbliche Kunden geeignet. Mit Funktionen wie integrierter Kostenstellenverwaltung, Genehmigungsverfahren und Budgetkontrolle können auch größere gewerbliche Einheiten erfolgreich eingebunden werden.
Wir arbeiten kontinuierlich an der Weiterentwicklung unseres Systems. Ein großer Schritt im laufenden Geschäftsjahr war die Anpassung an das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Als nächstes planen wir die Einführung der Multikatalogfähigkeit. Zudem verbessern wir ständig unsere Datenqualität und die Auffindbarkeit der Produkte, um die Nutzererfahrung weiter zu optimieren.
Nach drei Jahren haben Sie Ihr neues Microsoft-basiertes ERP-System in Betrieb genommen. Wie ist der Launch verlaufen und welche Mehrwerte bietet das neue System?
Mersmann: Der Launch war insgesamt erfolgreich: Wir waren von Anfang an lieferfähig, und die Endkunden der Mitglieder haben die Umstellung größtenteils kaum bemerkt. Und ich gebe zu, dem Soennecken-Team und mir fiel ein Stein vom Herzen. Uns war jederzeit bewusst, dass wir eine große Verantwortung haben. Es ging nicht nur um unsere Lieferfähigkeit, sondern auch um die unserer Mitglieder. Machen wir Fehler, müssen unsere Mitglieder die unter Umständen „ausbaden“. Deshalb waren wir enorm erleichtert, dass wir uns keine groben Schnitzer geleistet haben.
Bei einem Projekt dieser Größenordnung bleiben Herausforderungen nicht aus, und perfekt sind auch wir nicht. Unsere Mitglieder haben dies insbesondere in der Nachverfolgung der Lieferungen und bei Retouren gemerkt. Da haben wir zu lange gebraucht, um unser gewohntes Qualitätsniveau wieder zu erreichen. Natürlich gibt es weitere Punkte mit Optimierungspotenzial. Diesen widmen sich unsere Mitarbeitenden weiterhin mit großem Engagement. Und Sie können sich vorstellen, dass sich ein Abarbeitungsstau mit vielen tausend Mails und Anfragen gebildet hat, die nun priorisiert abgearbeitet werden. Unseren Mitgliedern sind wir für ihre Geduld und ihr Verständnis sehr dankbar.
Auch hier gibt es gute Nachrichten für die Zukunft. Mit der neuen, modernen Plattform können wir künftig Microsoft-Weiterentwicklungen wie die KI-Agenten mit Copilot nutzen, um unseren Mitgliedern beispielsweise schneller Auskünfte geben zu können oder Lieferanmahnungen bei der Industrie automatisiert zu bearbeiten.
Frau Lorenz, welche Veränderungen oder Verbesserungen im Bereich Digitalisierung sind Ihnen besonders wichtig?
Lorenz: Uns ist es besonders wichtig, zeitnah an den aktuellen Entwicklungen der Hersteller teilhaben zu können. Dafür möchten wir die verfügbaren Daten nutzen, um genauere Vorhersagen über das Kundenverhalten, Verkaufszahlen und Bedarfe zu treffen. Diese Erkenntnisse wollen wir beispielsweise im Shop einsetzen, um unseren Kunden die passenden Produkte anzubieten.
Technologien wie KI sind in aller Munde. Welche Rolle haben diese bei der Erneuerung der IT-Landschaft gespielt?
Lorenz: Künstliche Intelligenz ist ein wesentlicher Treiber für Effektivität. Deshalb integrieren wir KI stets bei der Erneuerung unserer Systeme, um unsere Arbeit zu optimieren. Ein Beispiel dafür ist das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz: Wir haben über 100.000 Bilder mit verständlichen Beschreibungen versehen. Aufgaben, die früher mehrere Mitarbeitende Wochen gekostet hätten, erledigt heute eine KI in kürzester Zeit. Das zeigt, wie viel Potenzial in der richtigen Nutzung dieser Technologie steckt, um unsere Prozesse für alle einfacher und effizienter zu gestalten.
Wenn Sie auf den bisherigen Weg der digitalen Transformation blicken: Welche Chancen und Herausforderungen sehen Sie für die Zukunft?
Mersmann: Die größte Herausforderung besteht darin, dass die Digitalisierung unsere traditionellen Sortimente zunehmend verändert. Das bringt enormen Druck in der Branche mit sich. Dem müssen wir auf Kostenseite begegnen. Wir setzen daher auf effizientere, schlankere und automatisierte Prozesse. Aber auch die Marktbearbeitung wird sich verändern. Bei der außerordentlich hohen Artikelzahl und der sehr dynamischen Preisentwicklung im Markt kommen Menschen mit Excel-Tools nicht mehr hinterher. Amazon passt Preise beispielsweise mehrmals täglich an: vollautomatisiert und datenbasiert. Nehmen wir an, jeder unserer 50.000 Artikel ändert dreimal täglich seinen Internet-Preis. Das würde bedeuten, dass wir 4,5 Millionen Preisänderungen pro Monat haben. In einer Branche, die an Preislaufzeiten von mehreren Monaten oder einem Jahr gewohnt war, ist das eine Revolution. So etwas geht nur mit technischen Lösungen; der Mensch verliert den Überblick. Wir müssen und werden uns darauf einstellen. Soennecken will dabei Vorreiter sein. Technisch sind wir nun darauf eingestellt.
