Birgit Gebhardt, was ist Ihrer Meinung nach die grundlegendste Verschiebung in der Wissensarbeit, wenn Datenverarbeitung und Informationsaustausch zunehmend automatisiert werden?
Die grundlegendste Verschiebung ist, dass Büroarbeit sich von der Verwaltung und Weitergabe von Inhalten stärker auf die Orchestrierung zwischen Mensch und Maschine sowie zwischen Fachbereichen verlagert. Der menschliche Beitrag wandert von der Bearbeitung hin zur Steuerung, Bewertung und gemeinsamen Problemlösung. Und auch an der Schnittstelle Mensch unterstützt die KI, wenn zum Beispiel LLMs Befehle in Codes übersetzen oder wenn die Mustererkennung der Computer Vision zur Qualitätssicherung beiträgt.
Über Fähigkeiten wie Verdichten, Priorisieren und Kontextualisieren von Informationen entwickelt KI sich zum versierten Ansprech- und Sparringspartner auch für anspruchsvolle Aufgaben. Entscheidend wird, welche Fragen wir stellen, wie wir Entscheidungen treffen und wie Teams implizites Wissen, Empathie und Urteilsvermögen einbringen. Damit wird Wissensarbeit ‚meta‘: Menschen arbeiten an den Ausnahmen, am Neuen, am Uneindeutigen – dort, wo es Abstimmung, kritisches Denken und geteilte Erfahrung braucht, während KI die Routine übernimmt.
In der Studie wird unter anderem „die Leitzentrale“ als Metapher für das künftige Büro verwendet, da Bürotätigkeit mehr Steuerung und Orchestrierung bedeute. Wie muss man sich das konkret vorstellen? Und wo macht die physische Präsenz noch Sinn, wenn vieles remote oder durch KI erledigt werden kann?
Wenn KI den Regelbetrieb in Büro und Verwaltung übernimmt, verändern sich die menschlichen Aufgaben in Richtung Überwachung, Zieljustierung, Neukalibrierung und Trouble-Shooting. Für diese neue Büroarbeit finde ich die Metapher der Leitzentrale treffend – denn hier müssen interdisziplinäre Teams schnell ein gemeinsames Lagebild entwickeln und zu belastbaren Entscheidungen kommen.
Als Leitzentrale unterscheidet sich das Büro vom Homeoffice. Zuhause lassen sich problemlos Prozesse optimieren, KI-Modelle trainieren oder Konzepte ausarbeiten. Das Büro dagegen wird zum Ort für Einsatzfähigkeit: Hier zählt der schnelle Abgleich unterschiedlicher Expertisen, Rollen und Befugnisse – und die Fähigkeit, innerhalb kürzester Zeit ein kollektives Verständnis der Situation zu gewinnen. Menschen brauchen dafür zwei Dinge: Überblick und emotionale Rückendeckung. Der Überblick entsteht durch Echtzeitdaten, digitale Zwillinge oder Szenario-Simulationen – ob auf großen Monitoren, AR-Brillen oder im immersiven Raum. Die emotionale Sicherheit entsteht durch direkte Präsenz: klare Verantwortlichkeiten, sichtbare Mitstreiter und die Dynamik eines gemeinsamen Entscheidungsraums auf derselben Erfahrungsebene.
Was der physische Raum hier ausrichten kann? Das Zusammenkommen in der Leitzentrale betont, wie wichtig die Aufgabe und Expertise der Beteiligten ist – hier kommen Mitarbeitende quasi als Einsatzkräfte zusammen. Der physische Raum spielt dabei eine wichtige Rolle: Im selben Raum teilen alle dieselbe Wahrnehmungsebene – vom Datenbild auf den Screens bis zu den Gesichtern der Entscheidungsträger. Dies erleichtert nicht nur die Verständigung über die Problematik, sondern motiviert auch zur Lösungsfindung, weil die multisensorische Wahrnehmung den Überblick vom Sachverhalt (auf den Monitoren) bis zu den beteiligten Entscheidungsträgern (im Raum) zieht und so alle eine bessere Kenntnis für die Erfordernisse der Situation und die vorhandenen Kompetenzen erfahren.
Was muss denn ein Büro künftig bieten, damit es die Lern- und Entwicklungsfähigkeit der Mitarbeitenden stärkt?
Zur Erzeugung einer gemeinsamen Verständigungsebene gilt es Nähe für die interdisziplinäre Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Da sich im Umgang mit KI methodisch ein schrittweises Vorgehen aus Dialog mit KI und Evaluierung im Team empfiehlt, braucht es immer wieder Raum für spontane, zwischenmenschliche Abstimmungen. Diese Rückversicherung im Team ist wichtig, damit die Menschen das Denken nicht an die KI abgeben und imstande sind, die Verantwortung für das zu tragen, was sie mit der KI entschieden haben. Immerhin bedeuten Tätigkeiten wie die Steuerung und Orchestrierung permanent neue Herausforderungen, aber wenn Mitarbeitende alle Aufgaben gleich an die KI weiterreichen, lernt nur die Künstliche Intelligenz dazu. Erst über intensives Nachdenken (Fokus) und die interaktive Auseinandersetzung (Erfahrung) gelingt eine nachhaltige Wissensgenerierung. Werden solch knifflige Momente in physischer Nähe geteilt, setzt das die Gruppenenergie frei, die zur Lösungsfindung beiträgt. Die räumliche Konstellation muss also einen hohen Interaktionsgrad mit Dichte und Dynamik ermöglichen.
