Nico Bäumer ist Vorstand und CTO der d.velop AG und treibt mit seiner langjährigen Erfahrung im Produktmanagement und in der Produktentwicklung die Innovations- und Digitalisierungsstrategie des Unternehmens voran. Zuvor unterstützte er als Solutions Architect bei AWS Softwarehersteller auf ihrem Weg in die Cloud. Aktuell liegt sein Fokus auf Künstlicher Intelligenz und deren Potenzial, das Enterprise Content Management grundlegend zu transformieren.
Nico Bäumer, der Begriff KI-Agenten ist momentan omnipräsent. Was unterscheidet KI-Agenten aus Ihrer Sicht von bisherigen KI-Anwendungen – und warum könnten sie unsere Arbeitswelt noch einmal grundlegend verändern?
Generative KI assistiert – sie wartet auf eine Eingabe und liefert einen Output. KI-Agenten kehren dieses Verhältnis um. Man gibt ihnen ein Ziel, sie zerlegen es in Schritte, greifen auf Systeme und Dokumente zu und führen den Prozess bis zum Ergebnis. Statt "Fasse mir diesen Vertrag zusammen" heißt es künftig: "Prüfe diesen Eingangsvertrag gegen unsere Standards, markiere die Abweichungen und leite ihn zur Freigabe weiter." Wir bedienen Software nicht mehr – wir delegieren Arbeit an sie.
Entscheidend ist dabei nicht das KI-Modell selbst. Modelle werden zunehmend zur Voraussetzung, nicht zum Unterschied. Den Unterschied macht der Kontext, in dem ein Agent arbeitet: Hat er Zugriff auf das relevante Unternehmenswissen, kennt er die realen Prozesse – und ist nachvollziehbar, was er auf welcher Grundlage tut? Genau hier setzt d.velop AI an. Wir führen Dokumente, Prozesse und Agenten so zusammen, dass die Daten im Unternehmen und unter dessen Kontrolle bleiben.
Ich bin überzeugt davon, dass in wenigen Jahren niemand mehr fragen wird, welche KI ein Unternehmen einsetzt. Die entscheidende Frage wird sein, wie gut Mensch und KI-Agent zusammenarbeiten und wer die Kontrolle über Daten und Entscheidungen behält.
Welche Aufgaben können KI-Agenten heute schon übernehmen – insbesondere in Dokumentenprozessen? Wo sehen Sie darüber hinaus weitere Einsatzfelder?
Dokumentenprozesse sind eines der ersten Felder mit messbarem Nutzen. Hier kommen Struktur, klare Regeln und große Volumina zusammen. Ein Agent kann eingehende Rechnungen prüfen, gegen Bestellungen abgleichen und nur die Abweichungen einem Menschen vorlegen. Er kann einen Vertrag gegen interne Standards analysieren, kritische Klauseln markieren und den Freigabeprozess anstoßen. Entscheidend ist, dass diese Agenten Unternehmenswissen systemübergreifend erschließen und ihre Antworten auf nachvollziehbaren Quellen aufbauen – nicht auf einer Black Box, die plausibel klingt.
Der Sprung kommt, wenn nicht mehr ein einzelner Agent eine Aufgabe übernimmt, sondern mehrere spezialisierte Agenten arbeitsteilig einen kompletten Geschäftsprozess orchestrieren – über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg. Damit wird KI vom Werkzeug zum aktiven Teil der Organisation.
Genau hier liegt aber die unterschätzte Herausforderung. Wenn Agenten Entscheidungen treffen, muss jederzeit nachvollziehbar bleiben, wer was auf welcher Grundlage entschieden hat. Governance und lückenlose Dokumentation agentischer Entscheidungen werden zum eigentlichen Engpass und sind kein Zusatz, sondern Voraussetzung dafür, dass Unternehmen Agenten überhaupt produktiv einsetzen dürfen.
Wenn KI-Agenten eigenständig Aufgaben ausführen: Wer trägt am Ende die Verantwortung? Und welche Rolle spielt der Mensch künftig in solchen Prozessen?
Verantwortung lässt sich nicht an eine KI delegieren – delegiert werden können ausschließlich Aufgaben. Deshalb müssen alle Entscheidungen transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert sein, sodass jederzeit klar ist, welche Informationen genutzt wurden und wer letztlich verantwortlich ist. Der Mensch verändert dabei seine Rolle vom operativen Bearbeiter hin zum Steuernden und Entscheidenden. Der berühmte „Human in the Loop“ wird also weiterhin existieren. Das muss er auch.
KI übernimmt Geschwindigkeit, Skalierung und Routine, während der Mensch Kontext, Erfahrung und Urteilsvermögen einbringt. Genau diese kontrollierte Zusammenarbeit zwischen Mensch und Agent ist aus meiner Sicht die Grundlage für vertrauenswürdige Agentic AI.
Wo liegen aktuell die größten Risiken oder Missverständnisse beim Einsatz von KI-Agenten? Gibt es Grenzen?
Verantwortung lässt sich nicht an eine KI delegieren – delegieren lassen sich ausschließlich Aufgaben. Das ist keine juristische Spitzfindigkeit, sondern der Kern der ganzen Debatte. Deshalb muss jede Entscheidung transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert sein. Welche Informationen wurden genutzt, welcher Agent hat welchen Schritt ausgeführt, und wer verantwortet das Ergebnis? Revisionssichere Dokumentation ist für uns kein neues Thema. Es ist das, womit d.velop seit jeher Vertrauen schafft. Mit Agenten wird es zur Pflicht.
Die Rolle des Menschen verschiebt sich dabei vom operativen Bearbeiter zum Steuernden und Entscheidenden. "Human in the Loop" trifft es nur halb – es geht nicht darum, dass der Mensch jeden Schritt abnickt, sondern dass er an den richtigen Stellen eingreift, Ziele setzt und die Grenzen definiert, innerhalb derer ein Agent handeln darf. Die KI bringt Geschwindigkeit, Skalierung und Konsistenz; der Mensch bringt Urteilsvermögen, Verantwortung und das Wissen, wann eine Regel nicht passt.
Diese kontrollierte Zusammenarbeit – nicht die maximale Autonomie der KI – ist aus meiner Sicht die Grundlage für vertrauenswürdige Agentic AI.
Wie ist der Status quo beim Thema Agentic AI – allgemein im Markt und konkret bei d.velop?
Der Markt steht am Übergang von einzelnen Pilotprojekten zu produktiven Lösungen. Viele Unternehmen haben KI ausprobiert – jetzt geht es um die schwierigere Frage, wie sie verlässlich in den Tagesbetrieb kommt. Genau dort entscheidet sich, wer Agentic AI wirklich nutzt und wer nur experimentiert.
Der entscheidende Hebel ist dabei nicht die Zahl der KI-Werkzeuge, sondern die intelligente Verbindung von Informationen, Prozessen und KI. Diesen Ansatz verfolgen wir mit d.velop AI als durchgängigen Rahmen. Von der Infrastruktur über Governance bis zu konkreten Agenten. Wir bauen Agentic AI bewusst nicht als zusätzliches Tool, sondern als festen Bestandteil bestehender Unternehmensprozesse.
Ein Prinzip ist uns dabei strategisch wichtig: Wahlfreiheit beim KI-Modell. Wir setzen auf offene Standards und einen modell-agnostischen Ansatz – nicht aus technischer Vorliebe, sondern weil kein Unternehmen seine Prozesse von einem einzelnen Anbieter abhängig machen sollte. Das Modellfeld verändert sich monatlich; wer sich heute festbindet, zahlt morgen den Preis. Unsere Kunden sollen jederzeit das Modell einsetzen können, das für ihren Anwendungsfall das Beste ist.
Welche Entwicklungen erwarten Sie in den nächsten Monaten? Was ist kurzfristig realistisch, was eher noch Zukunftsmusik?
Kurzfristig, in den nächsten Monaten, werden Agenten nicht mehr nur einzelne Schritte, sondern ganze Teilprozesse übernehmen und in Multi-Agent-Systemen arbeitsteilig zusammenwirken. Realistisch ist auch, dass Fachbereiche ihre eigenen Agenten konfigurieren, ohne dafür die IT zu brauchen. So wie heute jemand eine Tabelle baut, ohne Programmierer zu sein. Damit rückt KI dorthin, wo das Fachwissen sitzt.
Was kurzfristig überschätzt wird, ist die Autonomie. Viele erwarten Agenten, die ganze Geschäftsbereiche allein steuern. Was unterschätzt wird, ist der Aufwand für das Fundament - verlässliche Daten, saubere Prozesse, belastbare Governance. Genau daran entscheidet sich, ob ein Pilot produktiv wird oder im Showcase steckenbleibt.
Längerfristig werden Agenten feste Verantwortungsbereiche in der Organisation übernehmen. Das vollständig autonome Unternehmen halte ich jedoch für ein Missverständnis, nicht für eine Frage der Zeit. Strategische Entscheidungen und die Verantwortung dafür bleiben beim Menschen. Womit wir wieder am Anfang sind. Es wird nicht darum gehen, welche KI ein Unternehmen einsetzt, sondern wie gut Mensch und KI zusammenarbeiten.
Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen und Behörden erfüllen, um sinnvoll mit KI-Agenten arbeiten zu können? Wie wichtig ist dabei der digitale Reifegrad?
Der wichtigste Erfolgsfaktor ist nicht die KI, es ist der Zustand der eigenen Informationen. Ein Agent ist nur so gut wie das, worauf er zugreift. Liegen Informationen unstrukturiert in Postfächern, Netzlaufwerken und Köpfen, hilft auch das beste Modell nicht. Erst wenn Wissen strukturiert, Prozesse digitalisiert und Daten vertrauenswürdig verfügbar sind, entfaltet ein Agent seinen Nutzen.
Das hat eine Konsequenz, die viele unterschätzen. Dokumentenmanagement ist damit keine Verwaltungsaufgabe mehr, sondern die strategische Grundlage jeder KI-Initiative – weil es das Wissen eines Unternehmens für KI überhaupt erst nutzbar macht. Wer hier in den letzten Jahren investiert hat, hat heute einen Vorsprung, den man nicht in wenigen Wochen aufholt.
Für Behörden und regulierte Branchen kommt eine zweite Ebene hinzu. Revisionssicherheit, Datenschutz und nachvollziehbare Entscheidungen sind dort keine Option, sondern Pflicht. Gerade hier zeigt sich, warum vertrauenswürdige, nachvollziehbare KI kein Marketingbegriff ist. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass diese Organisationen Agenten überhaupt einsetzen dürfen.
Agentic AI ist deshalb kein isoliertes KI-Projekt. Es ist der Punkt, an dem sich auszahlt, ob eine Organisation ihre Informationsbasis im Griff hat oder nicht.
Ein zentrales Thema ist die digitale Souveränität von Daten: Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle. Warum ist das gerade bei KI-Agenten so wichtig – und wie lässt sich das technisch und organisatorisch gewährleisten? Welche Rolle spielt dabei das Familienunternehmen d.velop?
Je autonomer ein Agent handelt, desto wichtiger wird die Frage “Auf welche Daten greift er zu, nach welchen Regeln entscheidet er, und bleibt das nachvollziehbar”? Digitale Souveränität heißt für uns deshalb mehr als Datenspeicherung in Europa. Sie heißt, vollständige Kontrolle über Informationen, Berechtigungen, eingesetzte Modelle und Governance – also über alle Stellschrauben, an denen eine KI-Entscheidung entsteht.
Technisch verankern wir das in der Architektur. Über unseren Trust Layer und das Agent Center bleibt jede Aktion eines Agenten protokolliert und auditierbar – welche Information genutzt, welche Berechtigung geprüft, welcher Schritt ausgeführt wurde. Nachvollziehbarkeit ist damit nicht nachträgliche Kontrolle, sondern in das System eingebaut. Ergänzend setzen wir auf eine Vielzahl fach- und anwendungsbezogener Modelle und offene Standards, damit Unternehmen technologisch unabhängig bleiben.
Dass wir ein familiengeführtes Unternehmen sind, ist dabei kein Nebenaspekt. Wir denken in Jahrzehnten, nicht in Quartalen und müssen Vertrauen nicht versprechen, sondern können es zur Grundlage unserer Produkte machen. Europäische Souveränität ist für uns gelebte Realität im GARTNER Magic Quadrant for Document Management 2026 ist d.velop als einziger der 16 weltweit tätigen Anbieter vollständig unter europäischer Eigentümerschaft und damit frei von US-Jurisdiktionsrisiken wie dem CLOUD Act. Für Kunden in regulierten Märkten ist das kein Imagethema, sondern oft die Bedingung, KI überhaupt einsetzen zu dürfen.
Wie verändert sich die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Mitarbeitenden und KI-Agenten in den nächsten drei, fünf und zehn Jahren?
Ich trenne das bewusst nach Zeithorizont, weil die Dynamik sehr unterschiedlich ist. In den nächsten rund drei Jahren bleibt der Mensch klar im Zentrum. Agenten übernehmen abgegrenzte operative Aufgaben, der Mensch steuert, priorisiert und entscheidet. Der Reifegrad der einzelnen Organisation entscheidet stärker über das Tempo als die Technologie – die Schere zwischen Vorreitern und Nachzüglern wird in dieser Phase sichtbar.
Auf Sicht von fünf Jahren arbeiten mehrere spezialisierte Agenten arbeitsteilig an zusammenhängenden Prozessen, über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg. Die Mitarbeitenden verschieben sich von der Ausführung zur Orchestrierung: Sie definieren Ziele und Leitplanken und greifen an den Stellen ein, an denen Erfahrung und Urteil gefragt sind.
In zehn Jahren wird die Trennung zwischen "Software" und "KI" für den Anwender verschwinden. An ihre Stelle tritt eine intelligente Ebene, die Informationen, Anwendungen und Prozesse verbindet. Man arbeitet mit Zielen, nicht mehr mit einzelnen Programmen. Was dann zählt, sind nicht mehr Bedienkenntnisse, sondern Urteilsvermögen, Kreativität und die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen. Den Unterschied machen am Ende nicht die Unternehmen mit der meisten KI, sondern die, die diese Zusammenarbeit am klarsten gestalten.
Wie sieht Ihre persönliche Vision einer Arbeitswelt der Zukunft aus?
Meine Vision ist eine Arbeitswelt, in der Technologie in den Hintergrund tritt. Menschen interagieren dann nicht mehr mit einzelnen Anwendungen, sondern mit einer Organisation als Ganzem – und Organisationen untereinander, über ihre Grenzen hinweg.
Heute ist der Austausch zwischen Unternehmen, Kunden, Lieferanten und Behörden noch fragmentiert: unterschiedliche Portale, Medienbrüche, Unsicherheit darüber, ob eine Zustellung verbindlich angekommen ist. Meine Überzeugung ist, dass es dafür einen offenen Standard braucht – eine rechtssichere, verbindliche Art der digitalen Zustellung, die für alle funktioniert, in beide Richtungen, und die nicht einem einzelnen Anbieter gehört.
Wir glauben, dass d.velop diese Kategorie maßgeblich prägen kann. Mit der eIDAS-Zertifizierung haben wir die rechtliche Grundlage geschaffen, und unsere Plattform hat bereits rund fünf Millionen registrierte Nutzer. Gebaut von d.velop, offen nutzbar für jeden. Ich bin überzeugt, dass diese Kategorie – die souveräne, verbindliche Interaktion zwischen Organisationen und Menschen – in den nächsten Jahren entscheidend wird.
