Nach rund 15 Jahren im Einsatz war das bestehende DMS veraltet – sowohl technisch als auch funktional. Die Anforderungen an moderne Arbeitsplätze, mobile Nutzung, Integration von Fachverfahren und die Erwartungshaltung der Nutzer hatten sich grundlegend verändert. Ein bloßes Update reichte nicht aus. Stattdessen wurde ein vollständiger Neuaufbau des Systems vorgenommen, der etwa anderthalb Jahre in Anspruch nahm und über 800 Nutzerinnen und Nutzer umfasste.
- Mobiler Zugriff: Das DMS ist standortunabhängig über das Internet erreichbar – ob vom Büro, Homeoffice oder unterwegs.
- Barrierefreie Oberfläche: Die Benutzerführung wurde komplett überarbeitet und entspricht modernen Anforderungen an Barrierefreiheit.
- Nahtlose Integration: Anwendungen wie Outlook oder spezifische Fachverfahren (z. B. im Jugend- oder Bauamt) sind direkt eingebunden.
- Zentrale E-Akte: Alle Informationen lassen sich medienbruchfrei einsehen und bearbeiten – unabhängig davon, ob der Nutzer in der Verwaltungsleitung oder in einer Fachabteilung arbeitet.
Standardisierung als Antwort auf Ressourcenmangel
Gerade für kleinere Verwaltungen wird Standardisierung zunehmend zum Erfolgsfaktor. Beim Landkreis Aschaffenburg setzt man dabei bewusst auf etablierte Standards von d.velop – sowohl zur Reduktion von Komplexität als auch zur Effizienzsteigerung. In Arbeitsgruppen mit anderen Landkreisen werden darüber hinaus gemeinsame Standards für Prozesse wie die digitale Personalakte erarbeitet und ausgerollt. Die Devise: Einmal entwickeln, gemeinsam nutzen.
Souveräne Cloudlösung und KI als Zukunftsmodell
Die Integration von Cloudtechnologien war für den Landkreis Aschaffenburg ein logischer Schritt – allerdings unter der Maßgabe höchster Sicherheits- und Datenschutzstandards. Mit der Anbindung an die souveränen Cloud-Angebote der d.velop in Zusammenarbeit mit namhaften Herstellern konnte ein modernes, skalierbares und datenschutzkonformes System aufgebaut werden. Damit nimmt der Landkreis eine Vorreiterrolle im öffentlichen Sektor ein.
Ein weiterer Meilenstein: Die Plattform ist bereits heute in der Lage, KI-gestützte Funktionen zu nutzen. Erste Anwendungsfälle, wie die automatisierte Auskunft aus komplexen Akten oder das gezielte Auffinden von Informationen (z. B. Sprachkompetenzen von Mitarbeitenden), werden bereits erprobt. Dabei bleibt die Datensouveränität gewahrt: Die KI greift ausschließlich auf interne, dokumentierte Inhalte zu und verweist direkt auf die Quellen – ein entscheidender Vorteil gegenüber herkömmlichen KI-Modellen. Auch nach der erfolgreichen Umstellung ist das Projekt nicht abgeschlossen. Zu den nächsten Etappen gehören:
- Abschaltung der alten Benutzeroberfläche
- Übergabe nicht mehr benötigter Akten an das Staatsarchiv
- Ausbau der Prozessdigitalisierung (z. B. Genehmigungsworkflows)
- Modernisierung der Scanstelle, inklusive neuer Hardware und Webtechnologien
Lessons learned
Christian Pechmann schließt seinen Vortrag mit folgenden, nachvollziehbaren Erkenntnissen: Man kann ein gewachsenes, historisches System nicht in drei Monaten umbauen, sondern muss Zeit investieren. Die Akzeptanz und das Change-Management in der Sachbearbeiterschaft ist ausschlaggebend. Man muss stufenweise vorgehen, die Multiplikatoren in den einzelnen Fachbereichen an Bord holen, damit diese ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mitnehmen bei der Umstellung.
