Darüber hinaus beinhaltet das neue Release "ecoDMS 18" ein Löschkonzept für personenbezogene Daten, das der im Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO entspricht. Unabhängig davon erfüllt ecoDMS als Dokumentenarchiv weiterhin die GoBD-Richtlinie, indem es die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt.
Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Annotationen zu versehen. Mit dem Hinzufügen solcher Anmerkungen erstellt "ecoDMS" nach dem Speichern jeweils eine neue Version. Somit bleibt das Original erhalten und jegliche Änderungen sind über die Versionsverwaltung nachvollziehbar. Typische Beispiele stellen das Aufbringen von Freigabe- oder Bezahlstempeln bzw. das Hinterlegen von Kostenstellen bei Rechnungen dar. Die Anmerkungen sind volltextindiziert, sodass Anwender danach suchen können und die Informationen von anderen Systemen ausgelesen werden können.
"In unser neues Major Release von ecoDMS sind zahlreiche Wünsche unserer Kunden und Partner eingeflossen", erklärt Michael Schmitz, einer der Geschäftsführer der ecoDMS GmbH. "Dazu gehört insbesondere die Anforderung, dass Anwender ortsunabhängig auf ihr Dokumentenarchiv – ohne große Einbußen hinsichtlich der Funktionalität – zugreifen wollen. Deshalb haben wir unsere bisherige ecoDMS-App gegen einen neuen Webclient ausgetauscht, der nahezu alle Funktionen auf allen Endgeräten – vom Desktop-PC bis hin zu mobilen Devices – zur Verfügung stellt."
