Torsten Langer, Geschäftsführer Messerknecht InformationssystemeAnfangs wurden Multifunktionsgeräte verkannt als eine platzsparende Alternative für diejenigen, die gelegentlich drucken, scannen und faxen wollten. Doch diese Gerätegattung hat sich im Lauf der Zeit deutlich weiterentwickelt. Gerade in modern strukturierten Unternehmen sollten Drucksysteme nicht einfach nur als Endgeräte betrachtet werden, die losgelöst am Randbereich der IT-Infrastruktur angekoppelt werden. Vielmehr können MFPs heute Unternehmensprozesse unterstützen und sich nahtlos in die verschiedenen Workflows eines Betriebs integrieren lassen. Möglich wird dies durch verschiedene Schnittstellen, wie sie der Elektronikkonzern Sharp mit seiner „Offene Systemarchitektur“ (OSA) anbietet. Sie erlaubt es nach entsprechender Vorbereitung durch die Sharp-Fachhandelspartner, den Start eines Dokumenten-Workflows direkt an der Maschine vorzunehmen. Der Anwender wird so in die Lage versetzt, seine Software in die Funktionen von Sharp-Multifunktionsgeräten zu integrieren. Komplexe Arbeitsprozesse lassen sich so innerhalb des Firmen-Netzwerks direkt vom Gerät aus durchführen.
Die benötigten Funktionen werden dabei zentral über einen OSA-Server gesteuert, der sich in bestehende Netzwerke und IT-Infrastrukturen integrieren lässt. Praktisch: Da es nicht notwendig ist, jede Maschine einzeln mit dem entsprechenden Programmbaustein zu versehen, fällt der Installations- und Wartungsaufwand vergleichsweise gering aus.
Die Möglichkeiten von Sharps OSA sind vielfältig. Denn der nun – über das interaktive Display als Schnittstelle – mögliche Dialog zwischen Anwender und Prozess ist kaum limitiert. Wichtige Funktionen – etwa die Nutzer-Autorisierung – lassen sich problemlos implementieren.
Und mit diesen Fähigkeiten sind die MFPs gerade für Fachhändler interessant: Denn mit einem Angebot von exakt auf die Kunden zugeschnittenen Lösungen kann man die Entscheider in den Unternehmen leichter überzeugen. Das weiß auch Torsten Langer, Geschäftsführer der Messerknecht Informationssysteme aus Bremen: „Es ist natürlich gut, wenn man für seine Kunden nicht nur eine Druckkostenreduzierung erreicht, sondern auch eine hohe Lösungskompetenz unter Beweis stellt.“ Und über solche kundenspezifischen Lösungen Mehrwerte zu schaffen, sei mit OSA vergleichsweise einfach.
Seit gut einem Jahr setzt Messerknecht auf die Verbindung der OSA-fähigen Sharp-MFPs mit der Informationsplattform „JumpingTickets“.„Sharp bietet damit eine perfekte Entwicklungsumgebung“, so die Einschätzung von Langer, der seinen Ansatz, Kopiersysteme im Rahmen einer Lösung zu verkaufen, unlängst erst auf der Compass Business Convention in Fulda vorgestellt hatte. „Die gut dokumentierte Schnittstelle macht es den Entwicklern sehr einfach, die Maschinen so anzupassen, dass sie in die benötigten Workflows der Unternehmen passen“, erklärt Langer weiter.
Seit gut einem Jahr nutzt Messerknecht die Möglichkeiten von OSA in Verbindung mit der eigenen prozessorientierten Informationsplattform „Jumping Tickets“. Eingesetzt wird das System unter anderem in der Logistikbranche.
Messerknecht Informationssysteme hat dabei das Prinzip der Passagier-Abfertigung via E-Tickets vom Flughafen auf die Abfertigung von Lkw in großen Speditionen übertragen. „Dort gibt es häufig das Problem, dass in Stoßzeiten, wenn etwa 20 Transporte gleichzeitig rausgehen, nicht genügend Mitarbeiter für die Ausgabe und Bearbeitung der Frachtpapiere da sind“, schildert Langer aus der Praxis. „In diesem Fall übernehmen bei Bedarf eben die entsprechend angepassten Kopierer die wichtige Ausgabe der Unterlagen.“
Wie MFPs dabei helfen können, Informationen im Rahmen eines transparenten Prozesses im Unternehmen zu transportieren, schildert Langer gerne am Beispiel eines Autohauses, bei dem der Kunde seinen Wunsch-Prospekt am MFP „on demand“ selbst produzieren kann. Anders als heute, wo der Kunde sich einen allgemeinen Prospekt abgreift und das Geschäft wieder verlässt, kann er seinen genau auf ihn und seine Wünsche zugeschnittenen Prospekt selbst zusammenstellen. „Kurze Zeit später hat er dann einen hochwertig auf Hochglanzpapier gedruckten, gefalteten und gebundenen Prospekt in der Hand“, erläutert Langer. „Wenn der Kunde jetzt noch seine Kontaktdaten hinterlässt, stößt das System gleich noch einen Workflow für den Verkäufer an, der dann ein paar Tage später den potentiellen Kunden noch einmal ansprechen kann.“ Auch das ein Anwendungsbeispiel dafür, wie moderne Endgeräte durch die Ausstattung mit Programmier-Schnittstelle, großen Displays und benutzerfreundlicher Bedienoberfläche im Unternehmen ganz neue Anwendungen ermöglichen – und damit auch neue Geschäftsfelder für den Fachhandel eröffnen.
