Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten müssen Unternehmen und Behörden Unterlagen teils jahrzehntelang aufbewahren. Ihre Archive kommen folglich an ihre Kapazitätsgrenzen, die Unterhaltung ist kostenintensiv und bindet zudem Ressourcen. Deshalb entscheiden sich immer mehr Organisationen dafür, ihre Dokumente zu digitalisieren und die Originale zu vernichten. Wer seine Unterlagen allerdings einfach einscannt und zum Beispiel als normales PDF ablegt, läuft Gefahr, dass das digitale Dokument im Fall eines Verfahrens vor Gericht nicht als Beweismittel anerkannt wird.
"Die FP Mentana-Claimsoft unterstützt ihre Kunden darin, Prozesse aufzusetzen, mit denen sie Dokumente ersetzend scannen und elektronisch langzeitarchivieren können, ohne dabei den Beweiswert der Unterlagen einzubüßen", erklärt FP-Vorstandssprecher Hans Szymanski. Wichtig sei eine ordentliche Verfahrensdokumentation, also ein transparenter Prozess, der sauber dokumentiert ist. Gleichzeitig müsse ausgeschlossen werden, dass die Dokumente vor, während oder nach dem Scannen manipuliert oder verändert werden.
FP Mentana-Claimsoft bietet zum Beispiel Workshops an, die sich mit den technischen Richtlinien TR-RESISCAN und TR-ESOR des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschäftigen. Darüber hinaus unterstützt und begleitet die FP Mentana-Claimsoft ihre Kunden von der detaillierten Schutzbedarfsanalyse bis hin zur korrekten Verfahrensdokumentation.
Mitarbeiter der FP Mentana-Claimsoft erhielten zudem kürzlich die Zertifizierungen "VOI Certified Expert" und "VOI Certified Trainer" in Sachen "Input/Output & Archive Security" von der VOI Service GmbH. Auf Basis dieser Zertifikate können sie als Auditoren für den Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) tätig werden und in dieser Funktion überprüfen, ob ein Unternehmen oder eine Behörde gewisse technische Standards oder gesetzliche Vorgaben einhalten.
Am 6. Mai 2015 veranstaltet die Mentana-Claimsoft in Kassel die Konferenz "mc sec 2015". Thema ist der sichere Umgang mit digitalen Dokumenten.
