Damit können Unternehmen ZUGFeRD- und XRechnungen sowie als PDF-Datei ausgestellte Belege oder gescannte Papierrechnungen komfortabel aus ecoDMS an ihren Steuerberater übergeben. Der Export ist individuell anpassbar und kann mit oder ohne Beleg- beziehungsweise Buchungsdaten erfolgen.
Der Rechnungsverarbeitungsprozess mit „arkivado tool“ und ecoDMS sowie Datev „Unternehmen online“ gestaltet sich vollständig digital. ecoDMS klassifiziert und prüft zunächst eingehende Rechnungen. Dabei werden die buchungsrelevanten Daten ausgelesen und als Metadaten im System hinterlegt. Nach der Freigabe markieren ecoDMS-Anwender die zu exportierenden Rechnungen im DMS und übertragen sie mit „arkivado tool“ an Datev „Unternehmen online“. Dort kann der Steuerberater im Posteingang direkt darauf zugreifen und sie verbuchen.
Mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess
Optional lassen sich die in ecoDMS hinterlegten Belegdaten wie Lieferantenname, Rechnungsnummer oder -datum sowie Anmerkungen oder Notizen mit übertragen – ebenso wie weitere Dokumente, darunter Benachrichtigungen vom Finanzamt oder Verträge. Abschließend wird der Export inklusive des Ausführungsdatums automatisch in ecoDMS protokolliert, sodass Unternehmen eine transparente Übersicht zu bereits übertragenen Rechnungen erhalten.
Darüber hinaus kann „arkivado tool“ Dokumente aus ecoDMS aber auch in andere Finanzbuchhaltungs- oder in ERP-Systeme übertragen. Zudem haben Anwender die Möglichkeit, mithilfe der in Rechnungen hinterlegten Attribute eine genormte SEPA-Datei zu erstellen und diese an ein Online-Banking-System zu übermitteln.
Michael Schlumberger, Gründer und Inhaber von schlumberger digital sowie Awarded Partner von ecoDMS, fasst die Vorteile zusammen: „Unsere Schnittstelle reduziert manuelle Arbeitsschritte, eliminiert Tippfehler und sorgt für mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.“
