Zielgruppe für das Partnerangebot sind kleine und mittlere Unternehmen und einzelne Abteilungen größerer Unternehmen, die ihre Dokumente organisieren und revisionssicher für die Weiterverarbeitung im digitalen Workflow bereitstellen wollen, ebenso wie Händler, die die Lösung mit den Dokumentenscannern der Fujitsu-Tochter anbieten können. „Scan-to-Cloud“ ermöglicht Anwendern, weltweit jederzeit und von überall auf die gescannten Dokumente in der Cloud zuzugreifen – vom stationären PC oder Mac ebenso wie über den Tablet-PC oder das Smartphone. Über das Quick-Menü der Fujitsu „ScanSnap“-Dokumentenscanner „S1100“, „S1300“ und „S1500“ gelangen papierbasierte Dokumente durch einen einfachen Klick auf den „Scan to TMS-Archiv“-Button direkt in den elektronischen Aktenschrank der Cloud.
„Die mitgelieferte ‚ScanSnap‘-Software stellt nahtlose digitale Arbeitsprozesse sicher. Sie bereitet Dokumente zur Volltextsuche auf und erstellt je nach Wunsch durchsuchbare PDF-Dateien, Bilder, E-Mails, sortierte Kontaktdaten oder auch editierbare Office-Dateien für Word, Excel und Powerpoint“, erklärt Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, PFU Imaging Solutions. Um darüber hinaus eine reibungslose Integration etwa von Buchhaltungs- oder Customer Relation Management (CRM)-Applikationen zu gewährleisten, verfügt TMS Archiv, die webbasierte DMS-Lösung von Tec Media Services, über alle benötigten Standard-Schnittstellen.
Geschwindigkeit ist bei „TMS Archiv“ das A und O, weiß Jürgen Schröder, geschäftsführender Gesellschafter von Tec Media Services: „Das gilt nicht nur für den sekundenschnellen Zugriff auf die Dokumente, ob von unterwegs oder vom Büroarbeitsplatz, sondern auch für die Bereitstellung der Lösung. Diese haben wir von Grund auf für die Cloud konzipiert und sie lässt sich sofort live schalten. Das gilt auch für Kunden, die bereits einen Fujitsu ‚ScanSnap‘ im Einsatz haben“. Auch in finanzieller Hinsicht schlägt das Cloud-Angebot positiv zu Buche: Anstatt in teure DMS-Lizenzen zu investieren, beziehen Kunden gegen eine geringe monatliche Gebühr die Lösung als Cloud-Service von einem TÜV- und ISO-zertifizierten Unternehmen. „Das rechnet sich schnell“, meint Schröder. „Wir gehen von einer Amortisierung in maximal neun Monaten aus.“
Besonderen Wert legt man bei Tec Media Services zudem auf hohe Datensicherheit und -verfügbarkeit. Bei TMS Archiv wandern die Daten zwar in die „Wolke“, dennoch brauche sich der Anwender sich über den Verbleib seiner digitalen Informationen keine Sorgen zu machen, unterstreicht Schröder. Basis für das Cloud-Angebot von Tec Media Services bilden zwei redundant ausgelegte Rechenzentren mit Standort in Deutschland. Dies verschaffe kleineren Unternehmen nicht nur die nötige Sicherheit, sondern bringe ihnen auch ein Maß an Verfügbarkeit, das sie sich im Eigenbetrieb in der Regel nicht leisten könnten.
Dass das Konzept den Nerv der Zeit trifft, zeigt die hohe Nachfrage von Seiten der Unternehmen. Auf TMS Archiv setzen bereits Unternehmen wie der Immobiliendienstleister Engel & Völkers, die Papiergroßhandelsgruppe Igepa Group oder die Lebenshilfe Bremen. PFU Limited (Japan) ist ein Unternehmen des Fujitsu-Konzerns und der Hersteller der Fujitsu-Scanner. Das global tätige Unternehmen entwickelt, produziert und vermarktet Computerhardware, Peripheriegeräte und Unternehmenssoftware. PFU gehört im Markt für Dokumentenscanner nach eigenen Angaben zu den weltweit führenden Anbietern und hat das breiteste Portfolio an Modellen für den professionellen Endanwender, Desktop- und Workgroup-Einsatz sowie für Produktionsumgebungen mit hohem Scanaufkommen.
