Ein zentrales Thema der Veranstaltung war die langfristige Sicherung von Wissen. Pietro Cocco, Multimedia Editorial Archive Coordinator des Vatikanischen Dikasteriums für Kommunikation, gab Einblicke, wie der Vatikan historische Bestände durch Dokumentenerfassung, Archivmanagement und digitale Bewahrung schützt. Viele dieser Dokumente sind einzigartig, teils jahrhundertealt und empfindlich gegenüber Umwelteinflüssen wie Licht, Temperatur oder Feuchtigkeit. Ihre Digitalisierung ist deshalb nicht nur ein technischer Prozess, sondern auch ein Beitrag zum Erhalt kulturellen Erbes.
Indem der Vatikan seine Bestände digital erfasst und strukturiert verwaltet, macht er dieses Wissen langfristig zugänglich. Bereits seit Jahren arbeitet die Institution dabei mit PFU zusammen; als ECM-System kommt ELO zum Einsatz. Der Veranstaltungsort unterstrich damit, welche Rolle präzise Digitalisierung nicht nur im Unternehmensalltag, sondern auch für die Bewahrung kulturellen Wissens spielt.
Einstiegslösungen für alltägliche Dokumentenprozesse
Bei der Vorstellung der neuen Modelle in der Sala dell’Assunta betonte Steve Chad, Customer Engagement Manager bei PFU (EMEA) Limited, die Bedeutung zuverlässiger Dokumentenerfassung als Grundlage digitaler Workflows. Gerade dort, wo papierbasierte Prozesse Zeit und Ressourcen binden, sollen die neuen Scanner helfen, Informationen schneller verfügbar zu machen und manuelle Nacharbeit zu reduzieren.
Die beiden Dokumentenscanner mit einer Scangeschwindigkeit von 30 beziehungsweise 40 Seiten pro Minute und einem 80-Blatt-ADF basieren auf der Ricoh „fi“-Serie und richten sich an Anwender, die solide Scanqualität, einfache Bedienung und niedrige Einstiegskosten benötigen. Im Alltag sollen die Scanner vor allem wiederkehrende Standardaufgaben vereinfachen – von klassischen Geschäftsdokumenten über Plastikkarten bis hin zu mittig gefalteten A3-Dokumenten.
Die integrierte Paper Protection-Funktion soll Papierbeschädigungen vermeiden und Unterbrechungen reduzieren. Für klare Ergebnisse setzt PFU dabei auf Clear Image Capture und intelligente Bildverarbeitung. Dokumente werden automatisch ausgerichtet, Papierformate erkannt und Scans für OCR-Prozesse sowie nachgelagerte Workflows vorbereitet. Das soll Fehler reduzieren, Nacharbeit verringern und die Gesamtverarbeitungszeit verkürzen.
Mit PaperStream ClickScan können Nutzer Dokumente am PC per Rechtsklick scannen und mit vordefinierten Einstellungen speichern. Die erweiterte DirectScan-Funktion ermöglicht zudem PC-loses Scannen direkt vom Gerät.
Vertrauenswürdige Informationen als Grundlage für KI
Unter dem Leitgedanken, wie vertrauenswürdige Informationen das Zeitalter der KI unterstützen können, ordnete Brian Fortune, General Manager Sales bei PFU (EMEA) Limited, die neuen Scanner in die strategische Entwicklung des Unternehmens ein. PFU positioniere sich nicht mehr nur als klassischer Scannerhersteller, sondern als Anbieter von Capture-Lösungen, die Informationen zugänglich, sicher und nutzbar machen.
In seinem Vortrag verwies Fortune auf den Wandel der Technologie und der Kundenanforderungen. Während PFU über viele Jahre vor allem für Dokumentenscanner stand, rückt heute der gesamte Informationsprozess stärker in den Mittelpunkt – von der Erfassung über die Aufbereitung bis zur Weiterverarbeitung in digitalen Workflows. Entscheidend bleibe dabei der erste Schritt: Informationen müssen von Beginn an korrekt, nachvollziehbar und verlässlich erfasst werden.
Gerade im Zusammenhang mit Automatisierung, KI und regulatorischen Anforderungen wie dem EU AI Act gewinnt die Qualität der Eingangsdaten weiter an Bedeutung. Mit seinem Hardwareportfolio und PaperStream Capture als zentraler Middleware zwischen Erfassung und Weiterverarbeitung will PFU Informationen zuverlässig erfassen, sicher bereitstellen und für digitale Prozesse nutzbar machen – getreu dem Motto „Enabling the World’s Flow of Information“.
Ausbau des PaperStream-Ökosystems
„Anwender brauchen heute mehr als Scanner – gefragt sind durchgängige End-to-End-Lösungen, die Dokumentenerfassung, Verarbeitung, Sicherheit und Weitergabe von Informationen miteinander verbinden“, erklärte Christophe Laurence, Business Development Director bei PFU (EMEA) Limited. Im Rahmen der Veranstaltung stellte er den weiteren Ausbau des PaperStream-Ökosystems vor.
PFU öffnet die Plattform zunehmend für Integrationen, Drittanbieter-Lösungen und 3rd-Party-Geräte. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Weiterentwicklung von PaperStream Capture: Erweiterte APIs, Formular-OCR, Validierungsfunktionen und ein Custom Connector sollen es erleichtern, Scan- und Dokumentenprozesse in bestehende Workflows einzubinden. Ergänzt wird das Angebot zudem durch Funktionen zur Qualitätskontrolle, Bausteine rund um Dokumentensicherheit sowie eine E-Signature-Lösung in Zusammenarbeit mit Namirial.
Angekündigt wurde zudem PaperStream AI. Die KI-gestützte Erweiterung für PaperStream Capture Pro und Pro Premium, die unter anderem in den USA und Japan bereits verfügbar ist, kombiniert Dokumentenanalyse, OCR und generative KI, um Inhalte aus unterschiedlichen Dokumententypen zuverlässiger zu erkennen und schneller in nachgelagerte Anwendungen zu überführen.
Für Vertriebspartner ist der Ausbau des Ökosystems ebenfalls relevant. Da Wachstum allein über Hardware schwieriger wird, soll das PaperStream Solution Partner Programm neue Möglichkeiten für software- und servicebasierte Angebote schaffen. Partner können damit stärker als Lösungsanbieter auftreten und Dokumenten-Workflows enger in bestehende Geschäftsprozesse ihrer Kunden einbinden.
Auf dem Weg zur „Capturing Company“
Zum Abschluss betonte Yasunari Shimizu, seit Mai Präsident und CEO von PFU (EMEA) Limited, die Bedeutung der EMEA-Region für das Unternehmen. Sie sei der wichtigste Markt für PFU und zugleich ein Umfeld, in dem das Unternehmen auf eine starke Marktposition aufbauen könne. Shimizu unterstrich zudem die strategische Ausrichtung. Das Unternehmen verstehe sich nicht mehr nur als Scannerhersteller, sondern zunehmend als „Capturing Company“, die Informationen zuverlässig erfasst, aufbereitet und für digitale Prozesse nutzbar macht. Auch in Zukunft investiere PFU dazu in neue Technologien und zusätzliche Mehrwerte für Kunden – von Hardware über Software und Workflow-Integration bis hin zu sicheren Informationsprozessen.
