Das Konzept, das hinter der Softwarelösung steckt: Das gesamte Thema „Scannen“ wird nicht nur von der technischen Seite betrachtet, sondern aus Business-Sicht angegangen. Als Ergebnis integriert eCopy Papierdokumente in den digitalen Workflow. Die gesamtwirtschaftliche Entwicklung und wachsende Compliance-Anforderungen zwingen Unternehmen dazu, ihre Prozesse weiter zu optimieren. Denn: Immer häufiger müssen Papierdokumente in den digitalen Workflow eingebunden werden, weil immer noch bis zu 30 Prozent aller geschäftlich relevanten Dokumente nur in Papierform anfallen. Was in der Regel dazu führt, dass in den Unternehmen zwei Prozessketten existieren: eine schnelle, digitale Verarbeitung und eine langsame, papierbasierende. Genau die bestimmt aber letztendlich die Gesamtperformance. Um dieses Dilemma zu lösen, sind Scanlösungen gefragt, die effizient und sicher Papierdokumente konvertieren und damit die Produktivität verbessern. Die entsprechende eCopy-Lösung dafür heißt „ShareScan“. Die Document-Imaging-Software arbeitet mit einer Vielzahl von Multifunktionsgeräten (MFP) und Netzwerkscannern zusammen und sichert damit bereits getätigte Investitionen. Sie klinkt sich in die bestehenden Prozesse ein und bringt die Funktionalität des Arbeitsplatzes zum Eingabegerät. Ein Anwender, der ein Dokument einscannen möchte, meldet sich über das Bedienpanel des MFP mit seiner Netzwerkkennung und seinem Passwort an. Danach stehen ihm am MFP die gleichen auf die elektronische Dokumentenverteilung und -ablage bezogenen Möglichkeiten zur Verfügung, die er auch an seinem PC nutzen kann.
Die Document-Imaging-Software „ShareScan“ arbeitet mit einer Vielzahl von Multifunktionsgeräten und Netzwerkscannern zusammen.Möchte er beispielsweise ein gescanntes Dokument per E-Mail versenden, stellt ihm eCopy am Bedienpanel des Druckers seine persönlichen Kontakte von Lotus Notes oder Microsoft Outlook zur Verfügung, die Mail wird mit seiner eigenen Absenderadresse generiert, die Sendebestätigung im E-Mail-Ordner „gesendete Objekte“ abgelegt. Menügesteuert lassen sich die Daten durch Nutzung von sogenannten Konnektoren in alle führenden Dokumenten-Management-Systeme, Enterprise-Content-Management-Systeme und Branchenlösungen, wie beispielsweise Microsoft SharePoint, EMC2 Captiva und EMC2 Documentum, Saperion oder Easy Software, nahtlos integrieren. Derzeit gibt es über 200 Konnektoren. Für den Fall, dass diese Auswahl nicht ausreichen sollte, bietet eCopy zudem ein Software-Developers-Kit an.
„Unsere Software-Lösungen ermöglichen Händlern leicht zu generierendes und lukratives Zusatzgeschäft“, erklärt Bernd E. Klüber, eCopy Regional Sales Director Central Europe.„Unsere Lösungen ermöglichen Unternehmen jeder Größenordnung die einfache Einbindung und Nutzung von papierbasierten Informationen in digitalen Geschäftsprozessen zur Steigerung der Produktivität und Profitabilität mit Hilfe der bereits installierten Multifunktionsgeräte – und das zu Bedingungen, die eine sehr schnelle Amortisierung für nahezu jedes Unternehmen bieten“, so Bernd E. Klüber, eCopy Regional Sales Director Central Europe. „Unsere Software-Lösungen ermöglichen Händlern leicht zu generierendes und lukratives Zusatzgeschäft“, erklärt Klüber. Durch die Prozessoptimierung entstehe somit optimale Kundenbindung. Und die Zufriedenheit der Endkunden generiere wiederum Folgeaufträge, weiß der eCopy-Vertriebschef. Schließlich biete die Software neben einer einfachen Installation und Administration Unabhängigkeit von der Hardware-Plattform und der eingesetzten Softwarelösung, in die gescannt wird, und somit auch Investitionssicherheit für die Endkunden.
In Deutschland werden die eCopy-Lösungen plattformunabhängig von dem Value-Added-Distributor Avnet sowie vom Hersteller Canon angeboten. In Zusammenarbeit mit beiden Partnern bietet eCopy Schulungen und Support für den Handel.
