Die Landeshauptstadt Wiesbaden hat mit ihren rund 273 000 Einwohnern und 4000 Mitarbeitern ein Haushaltsvolumen von rund einer Milliarde Euro. Auch die Verwaltung der Stadt ist mit ihren Ämtern als Bedarfsstellen ein nicht unerheblicher Nachfrager.
Die Referenzeinkaufsorganisation, angesiedelt beim Amt für Wirtschaft und Liegenschaften, versorgt die Bedarfstellen mit den Standardprodukten. Das sechsköpfige Team aus Betriebs- und Verwaltungswirten, zu denen auch Anja Samuel und Heinz-Joachim Rink gehören, hat sich auf bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Kundenservice spezialisiert. Beschafft wird alles, was an mehreren Stellen der Stadt benötigt wird und standardisierbar ist. Im Jahr 2011 konnten mittels SAP so Bestellungen im Wert von über 90 Millionen Euro verarbeitet werden. 36 Rahmenverträge und damit ein Großteil der Produkte und Leistungen, sind derzeit weitestgehend im digitalen Katalog des SAP-Systems abgebildet, der den 350 dezentralen Beschaffern eine eigenverantwortliche Auftragserteilung ermöglicht.
In vielen Bereichen, wie beispielsweise beim Bürobedarf, wird der Versuch unternommen, umweltfreundliche und nachhaltige Aspekte bei der Ausschreibung zu berücksichtigen. Zumeist gibt es umweltfreundliche und Standardprodukte zur Auswahl, erklärt Anja Samuel. Für welche Variante sich die Beschaffer dann entscheiden, liegt häufig am unterschiedlichen Preis. „Umweltfreundliche Produkte sind zumeist leider teurer“, bedauert sie.
Im Rahmenvertrag über „sonstiges Büroverbrauchsmaterial“ finden sich über 200 Produkte, von denen nur ein Viertel keine umweltbewusste Alternative haben. Beim EDV-Verbrauchsmaterial liegt der Anteil alternativer Kartuschen bei rund Zweidrittel des Gesamtbedarfs, so konnte das Abfallaufkommen deutlich vermindert werden. Und auch beim Papier ist die Stadt Wiesbaden auf einem guten Weg: Über 60 Prozent des Bedarfs entfallen auf Recyclingpapier (auch farbig), das sind 15,5 Millionen Blatt Recyclingpapier pro Jahr. Nur 10 Prozent werden mit einer 100er Weiße bestellt, bei 90 Prozent der Abrufe ist eine 70er Weiße ausreichend. Die Mindestanforderung bei der Ausschreibung für Recyclingpapier orientiert sich an den Kriterien des „Blauen Engel“. Der Rest des Bedarfs, das sind immerhin 10,5 Millionen Blatt DIN-A4- und DIN-A3-Papier, entfällt auf Frischfaserpapier in FSC-Qualität (Mindestanforderung).
Die Hersteller in die Pflicht nehmen
Auch bei Kopiergeräten spielen die Umweltlabels bei der Ausschreibung eine wichtige Rolle. Hier sind Kriterien wie „Blauer Engel“ oder „Energy Star“ gefragt, berücksichtigt werden dabei Werte zu Geräuschentwicklung, Staubemission, Ozonabgabe und Energieverbrauch. Wenn es keine entsprechenden Label zur Orientierung gibt, werden auch die Hersteller selbst in die Pflicht genommen, das wird am Beispiel Reinigungsmittel deutlich: Für die Umweltverträglichkeitsprüfung zu Inhaltsstoffen und Verpackungsmaterialien sind die erforderlichen Fragebögen direkt vom Hersteller auszufüllen.
Um die dezentralen Beschaffer für neue Wege zu begeistern, und auf neuen Wegen „mitzunehmen“ veranstaltet die Referenzeinkaufsorganisation auch Schulungen, zum Beispiel um für einen nachhaltigen Einkauf zu sensibilisieren. Vor einiger Zeit fand dazu in den Räumen der Stadtverwaltung eine Infoveranstaltung in Zusammenarbeit mit dem Umweltamt und dem Projekt Buy-Smart statt, bei der sich auch der derzeitige Lieferant, Büro Walter aus Darmstadt, mit seinem umweltfreundlichen Büroartikelangebot präsentierte.
Auch für Heinz-Joachim Rink hat das Thema Sensibilisierung eine nachhaltige Wirkung: Beim Duplexdruck geht er mit gutem Beispiel voran und weist auch für interne Aufträge, die zu tausenden eingehen, auf die Möglichkeit des beidseitigen Druckens und die damit verbundenen Ressourceneinsparungen hin. „Jedesmal, wenn ich dann eine entsprechende Anfrage bekomme, ist das ein kleines Erfolgserlebnis“, erklärt er.
Dem Umweltamt Wiesbaden kommt dabei eine Vorreiterrolle zu, denn es berät und informiert rund um das Thema Umweltschutz und Ressourcenschonung. Häufig werden umweltrelevante Themen in der Beschaffung mit der Einkaufsorganisation diskutiert. Evelyne Wickop ist zuständig für das betriebliche Umweltberatungsprogramm Ökoprofit der Landeshauptstadt. Selbstverständlich hat auch das Umweltamt ein entsprechendes Audit durchlaufen und ist als „Wiesbadener Ökoprofit-Betrieb“ ausgezeichnet. Mit Ökoprofit will man Betriebe aller Branchen und Größe, ob produzierende Unternehmen, Dienstleister oder öffentliche Einrichtungen in Richtung nachhaltige Unternehmensführung motivieren. Auch der umweltfreundlicher Einkauf nimmt zum Beispiel bei der Ermittlung des CO2-Fußabdruckes eine immer wichtigere Rolle ein – bei den Verwaltungen sowieso, meint Wickop, aber auch in den Produktionsbetrieben spielen diese Themen eine zunehmende Rolle.
Nachgefragt …
… bei Klausdieter Schecker, Geschäftsführer Walter-Büro
Bei der Beschaffung von Büromaterial haben (wie das Beispiel Stadtverwaltung Wiesbaden zeigt) umweltverträgliche Produkte einen hohen Stellenwert. Was hat Walter Büro in diesem Zusammenhang konzeptionell und vom Sortiment her zu bieten?
Eine ganze Menge, bei der Sortimentsbildung geben wir umweltverträglichen Produktvarianten den Vorzug oder bieten diese jedenfalls als Alternative an. In unseren Hauptkatalog sind für den Endverbraucher besonders umweltverträgliche Artikel durch unseren „GdB-ÖKO TIPP“ übersichtlich gekennzeichnet. Gleiches gilt für unsere elektronischen Bestellsysteme und Artikelstammsätze, die wir für kundeneigene E-Procurement-Systeme zur Verfügung stellen. Darüberhinaus beraten wir unsere Kunden aktiv hinsichtlich des Einsatzes von ökologischen und nachhaltig guten Artikeln.
In der Praxis ist weiterhin vielfach der Preis das dominierende Kriterium. Werden bei Ausschreibungen nach Ihren Erfahrungen nachhaltige Aspekte ausreichend berücksichtigt?
Gerade bei öffentlichen Auftraggebern werden nachhaltige Aspekte bei der Vergabe von Aufträgen immer mehr berücksichtigt. So haben wir kürzlich einen öffentlichen Auftraggeber als Großkunden dadurch gewinnen können, dass wir nach seiner Bewertung das für Ihn durchgängig beste Umweltkonzept, angefangen bei der Artikelauswahl über die Lieferlogistik bis hin zur Entsorgung und Produktrecycling, erarbeitet haben.
Was ist das Besondere an der Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung Wiesbaden?
Das Besondere aus Kundensicht ist möglicherweise, dass wir flexibel und kompetent genug sind, seine Anforderungen zu erfüllen. Wir stellen Artikelstammdaten für das vorhandene SAP-Bestellsystem bereit, haben mit dem Kunden eine IDOC-Bestellabwicklung realisiert und unterstützen ihn bei der Umsetzung einer möglichst umweltverträglichen Beschaffung. Hierzu zählt auch die Beratung der Anwender wie etwa durch Präsenz auf einer vom Umweltamt und vom Referenzeinkauf durchgeführten Infoveranstaltung.
