Druckkosten machen in vielen Unternehmen zehn Prozent der IT-Kosten aus, bei dezentralem Druck ist dieser Anteil sogar noch höher. Zusätzlich zu den wirtschaftlichen Aspekten von Druckkosten und effizientem Workflow beeinflussen die Diskussionen um Prozesseffizienz die Einkaufsentscheidungen ebenso wie die absehbare Entwicklung der eingesetzten Dokumententechnologien.
Rund 50 Teilnehmer aus Industrie und Öffentlichem Dienst nahmen am Spezialtag teil. Pünktlich um 9:00 Uhr begrüßte Rechtsanwalt und Moderator Godehard Diep die Teilnehmer des Spezialtages und übergab zugleich an den ersten Referenten Jochen Maier. Der Leiter des Arbeitskreises Output-Solution beim Bitkom und Geschäftsführer der Unternehmensberatung summ-it stellte die Herausforderungen und Trends im Output-Management dar.
Die Endkunden seien im Gegensatz zu den Unternehmen digital versiert und organisieren ihren Arbeitsalltag mit mobilen Endgeräten. Schlussendlich erwarten sie auch von den Unternehmen und Behörden, dass die verwendeten Kommunukationskanäle bedient werden: Zu den klassischen Vertretern wie Brief, Fax und E-Mail gesellen sich Hybridpost wie DE-Mail und der E-Postbrief und seit geraumer Zeit auch Medien wie Facebook und WhatsApp.
Ein erfolgreiches Output-Management müsse über all diese Kanäle gespielt werden (Omni-Channel-Outputmanagement). Kunden sollten den Kommunikationsweg wählen, der der eigenen Lebens- situation entspricht, darauf müssten die Unternehmen sich einstellen.
Neben der Kommunikation war ein weiteres zentrales Thema die Kostenreduzierung. Maier ging dabei während seines Vortrags vor allem auf die "White Paper Production" (variabler Datendruck auf Blankopapier statt auf Formulare, senkt Prozesskosten und sichert die korrekte Auslieferung/Zusammenstellung), die Zentralisierung der Dokumentenproduktion sowie die Portooptimierung ein.
Oliver Nolte, Direktor Business Development & Sales bei Xerox, sprach über die Identifikation aktueller und zukünftiger Kostentreiber sowie neue Arbeitsweisen, die den Umgang mit Dokumenten und damit die Kostenstruktur für Druck- und Dokumentenmanagement verändern. Zu einer Verbesserung der Effektivität papierintensiver Arbeitsprozesse führte Nolte das 3-Stufen-Modell – bewerten und optimieren, sichern und integrieren, automatisieren und vereinfachen – auf.
Als Grundlage dafür dient ein fokussierter Blick auf die vier Bereiche "Device Analytics", "User Analytics", "Document Analytics", und "Process Analytics". Dabei sei wichtig zu erkennen, dass eine solche Analyse die gesamte Laufzeit von Managed Print Services-Projekten (MPS) begleitet. Während seiner weiteren Ausführungen machte er deutlich, dass trotz des Wandels in Richtung digitaler Arbeitsprozesse die Mehrheit der Prozesse noch hauptsächlich papierbasiert sind.
In einer Befragung von 600 IT-Entscheidern konnten nur zehn Prozent der Befragten angeben, dass alle ihre Prozesse digitalisiert sind. Erschreckender sind die Zahlen die Nolte auf Basis der "Nuance internal study" vorlegte. Demnach werden 50 Prozent des – produzierten – Outputs weggeworfen, 20 Prozent sogar niemals am Output-Gerät abgeholt.
Von der Praxis lernen
Die Best-Practice-Erfahrungen des Tages lieferten die Referenten des Energieversorgers EnBW sowie des Versicherungsunternehmens Zurich Gruppe. Thomas Burger und Peter Stephan von EnBW zeigten anhand einer Make-or-Buy-Analyse wie sie ihr Printcenter umstrukturierten. Nach einer grundlegenden Entscheidungsfindung über die Druckart, die Papierzuführung, den Druckstoff sowie die Druck-Kuvertierung-Verbindung, spielte die wichtigste Rolle die Klärung des Druckvolumens mit den Geschäftspartnern, sowie die Klärung der Kosten für "Make or Buy" mit Einkauf und Controlling.
Raphael Lamskemper, Leiter Dokumenten Management des Dokumenten-Verarbeitungs-Centers (DVC) der Zurich Gruppe, zeigte hingegen die Arbeitsprozesse des DVC. Ziele des In- und Output-Managements sind dabei das Angebot einfacher Kommunikationspattformen für Kunden und Vertrieb, der Betrieb zentralisierter Eingangskanäle, die Verringerung der Bearbeitungsdauer bei gleichbleibender Qualität sowie flexible Arbeitsmodelle. Wie schwierig diese Herausforderung ist, zeigen die Tageswerte des Dokumenteneingangs von 20.000 Briefen, 24.500 Mails, 4000 E-Faxen sowie 1000 Nachrichten über Kanäle wie WhatsApp, Facebook oder SMS.
Die weiteren Vorträge behandelten die Vorkonfiguration von Druck- und IT-Systemkomponenten, die sichere Gestaltung von Verträgen sowie die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses unter der Verwendung der Unterlagen für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB). Speziell diese Thematik beschäftigte viele der Teilnehmer, da sie aktuell Auschreibungen im Bereich IT- und Druckdienstleistungen durchführen. Sowohl die inhaltliche Komponente als auch die Möglichkeiten zum Networking überzeugte die Teilnehmer des BME-Spezialtages.
