Dazu gehört auch, umsichtig zu reagieren. Denn das im Vorjahr erwartete, nun realisierte und weiter voraus gesagte Volumenwachstum im Business Travel ist kein Freibrief für eine Kostenexplosion, nicht automatisch ein Zurück zu „Business as usual“. Bereits die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010 hat diesen Trend erkannt: Bei der Befragung gaben 60 Prozent der von der Wirtschafts- und Finanzkrise Betroffenen an, dass Restriktionen und Alternativen zum Reisen auch über den Aufschwung hinaus Bestand haben werden. Travel Manager haben ihre Unternehmen dadurch vor automatischen Kostensteigerungen geschützt. An der Struktur der Ausgabenbereiche hat sich in der Langzeitbetrachtung nicht viel verändert. Die durchschnittlichen Kosten pro Reise wurden seit 2006 kontinuierlich gesenkt.
Diese Entwicklung ist der Verhandlungsstärke der Geschäftsreiseverantwortlichen zu verdanken. Obwohl steigende Preise im Aufschwung Druck ausüben, sind Travel Manager dieser Herausforderung professionell begegnet. In größeren Firmen blieben die durchschnittlichen Kosten weitestgehend stabil, obwohl die Koffer wieder öfter gepackt wurden. Im Mittelstand mit bis zu 500 Mitarbeitern entwickelten sich die Kosten in etwa parallel zum Geschäftsreisevolumen. Ein weiterer Unterschied zwischen Großunternehmen und den mittelständischen ist der Umgang mit mobilen Applikationen, sogenannte Apps. In den nicht mehr wegzudenkenden Erfolgsgeschichten mobiler Telefonie, Laptops, kabelloser Netze, Web- und Videokonferenzen sowie anderer Innovationen, die das beruflich bewegte Leben erleichtern sollen, sind Geschäftsreisende Trendsetter und Mehrwert-Tester. Von Reisebuchung über Informationen zum Zielort und Social Network-Nutzung für die Abendplanung bis hin zur Reisekostenabrechnung – die modernen Technologien sind Freud für die Reisenden, können aber auch zum Leid der Travel Manager werden. Denn die Umstellung von Prozessen und die Integration von Apps im Unternehmen kosten Geld.
Die neuen Anwendungen müssen in bestehende Unternehmensprozesse integriert und gemeinsame Schnittstellen zwischen Anbieter und den – der Reise nachgelagerten – Prozessen im Unternehmen wie zum Beispiel der Reisekostenabrechnung geschaffen werden. Trotz der Skepsis sehen drei Viertel der befragten Großunternehmen mit mehr als 1500 Mitarbeitern einen Mehrwert in mobilen Applikationen für ihre Geschäftsreisenden. Kleine und mittlere Unternehmen von zehn bis 250 Mitarbeitern schätzen den Nutzen der viel beschworenen Anwendungen für ihre Geschäftsreisenden dagegen wesentlich geringer ein.
Zwar sind wir noch Lichtjahre von der Teleportation des Captain Kirk entfernt – am Ende wird die Geschäftsreise jedoch aus einer Hand, über einen Kanal beziehungsweise einen Anbieter buchbar sein. Die Welt des Travel Managements wird dadurch immer komplexer, technischer, aber auch schneller und – wenn prozessunterstützende Systeme passen – auch kostensparend, effizient und transparent. Am umfassenden Mobilitätsmanagement kommt der Travel Manager von morgen also nicht vorbei.
