Nachdem inzwischen schon knapp 90 Fachberater ihre Zertifizierung erhalten haben, wurde jetzt der Bereich zur Zertifizierung der Handelsunternehmen ergänzt. Inzwischen steht das Antragsformular einschließlich eines umfangreichen Fragebogens bereit. Dieser bildet die Basis für das Zertifizierungsverfahren. Mit seiner Hilfe wird geprüft, ob die beantragenden Fachhandelsunternehmen auch sämtliche Voraussetzungen erfüllen. Die Zertifizierung kann unter anderem nur dann erfolgen, wenn der Händler eine entsprechende „Beratungs- und Leistungskompetenz für ganzheitliche Büroeinrichtungen“ nachweisen kann. Das ist dann der Fall, wenn mindestens die Hälfte, mindestens aber zwei Mitarbeiter des Vertriebsaußendienstes eine Zertifizierung als Quality-Office-Fachberater vorweisen können.
Außerdem ist der Vertrieb von Quality-Office-Produkten im gesamten Kernsortiment Pflicht. Die zertifizierungsrelevanten Leistungen müssen dabei nicht zwangsläufig komplett in Eigenregie erbracht werden. Der Fachhändler kann dabei die Leistungen durchaus auch mit Hilfe von freien Planern oder mit Herstellerunterstützung erbringen. Die Prüfung selbst erfolgt durch das Qualitätsforum Büroeinrichtungen. Das Prüfgremium für alle Quality-Office-Zertifizierungen ist mit insgesamt derzeit sechs Prüfern aus dem Kreise der Herausgeber der Leitlinie und freien Fachberatern besetzt und kann darüber hinaus Vor-Ort-Prüfungen und/oder die Befragung von Referenzkunden durchführen. Die Kosten liegen für in Deutschland ansässige Fachhändler bei 1450 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer pro Unternehmensstandort. Der freiwillige Herstellerbeirag in Höhe von 900 Euro ist dabei schon angerechnet. Dazu kommen gegebenenfalls Kosten für die notwendige Zertifizierung der Mitarbeiter in Vertrieb und Beratung.
