Nico Bäumer, Chief Technology Officer bei d.velop, deckt hier die häufigsten Irrtürmer und Fehlannahmen auf und gibt hilfreiche Tipps für eine erfolgreiche Vorbereitung.
Mythos 1: Ein PDF ist eine E-Rechnung. Wahrheit: Nein. Eine elektronische Rechnung muss im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen sowie elektronisch verarbeitet werden können. Reine PDFs gehören ebenso wie Bilddateien (JPEG etc.) nicht dazu. Alle Dateien, die nicht strukturiert und maschinenlesbar sind, gelten nicht als elektronische Rechnung. Stattdessen gibt es dafür spezielle, XML-basierte und damit maschinenlesbare Dateiformate. In Deutschland sind zukünftig XRechnung und ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1) zugelassen. Durch individuelle Vereinbarungen können auch weitere Formate zum Einsatz kommen, sofern sie mit der CEN- Norm EN 16931 interoperabel sind.
Mythos 2: Die E-Rechnung wird ab Januar 2025 für alle Pflicht. Wahrheit: Jein. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Anschließend gibt es eine Übergangsregelung (bis zum 31. Dezember 2026), während der alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder falls vereinbart, Rechnungen im sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF) ausstellen dürfen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € gilt zudem eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. Ab dem 01.01.2028 ist die Einhaltung der neuen Anforderungen dann für alle B2B-Transaktionen verpflichtend. Für das Privatkundengeschäft gibt es keine Pflicht zum Versand elektronischer Rechnungen. Daneben gibt es noch weitere Ausnahmen: So fallen umsatzsteuerbefreite Posten nicht unter die E-Rechnungspflicht, ebenso wie Transaktionen mit im Ausland ansässigen Unternehmen. Auch Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro oder für Fahrausweise fallen nicht unter die Vorgabe.
Mythos 3: Die E-Rechnung kann per E-Mail verschickt werden. Wahrheit: Ja. Aber unter der Voraussetzung, dass das Format der angehängten elektronischen Rechnung alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Nochmal: Eine einfache PDF-Datei im Anhang einer E-Mail ist keine E-Rechnung. Außerdem ist der Kommunikationskanal per E-Mail nicht besonders geschützt und Absender erhalten keinen Zustellnachweis. Dies ist bei spezialisierten digitalen Zustelldiensten (wie z.B. d.velop postbox) anders. Dabei handelt es sich um einen hochsicheren, DSGVO-konformen Zustellweg für E-Rechnungen und andere wichtige Dokumente. Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung der E-Rechnung zum sicheren Download auf der eigenen Website.
Mythos 4: Für den Empfang und die Zustellung muss eine spezielle Software implementiert werden. Wahrheit: Jein. Die Implementierung einer speziellen Software ist nicht verpflichtend, dennoch müssen digitale Belege im E-Rechnungsformat im Eingangsformat GoBD-konform archiviert werden. Häufig erfüllen klassische E-Mail-Postfächer diese Anforderung bereits. Dennoch erleichtert eine spezialisierte Software die Umsetzung und sichert zudem die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) umfasst die Anzeige, Bearbeitung, Archivierung und Löschung von elektronischen Dokumenten und ermöglicht damit effiziente und sichere Interaktion mit E-Rechnungen. Ein entscheidender Vorteil dabei ist, dass die Systeme auch E-Rechnungen verschiedener Formate automatisch auslesen und weiterverarbeiten. Anschließend können die digitalen Dokumente direkt GoBD-konform archiviert werden. Dieses digitale Archiv ist jederzeit einfach zu durchsuchen und alle benötigten Rechnungen der Vergangenheit sind so schnell zur Hand.
Mythos 5: E-Rechnungen sind unsicherer als Rechnungen in Papierform. Wahrheit: Nein. E- Rechnungen können gesetzeskonform gemäß GoBD archiviert werden und sind dadurch leicht auffindbar und nachvollziehbar. Ein Berechtigungsmanagement schafft zudem Schutz vor unerlaubten Zugriffen, während Versionierung vor Verlust und Manipulation schützt. Zusätzlich können in sensiblen Bereichen qualifizierte elektronische Signaturen oder Siegel genutzt werden, um die Authentizität von Rechnungen zweifelsfrei zu garantieren und maximalen Fälschungsschutz zu gewährleisten.
Von der Pflicht zur echten Chance für die Digitalisierung
Auch wenn die E-Rechnung für Selbstständige oder Unternehmen vielleicht zunächst als Herausforderung wahrgenommen wird, liegt in ihr auch eine echte Chance für die digitale Transformation. Denn angefangen bei der Buchhaltung lassen sich auch weitere Prozesse und Abteilungen digitalisieren bzw. automatisieren – das führt zu Zeitersparnis, Vereinheitlichung von Systemen und Produktivitätssteigerung. Mit einem starken Partner an der Seite und entsprechender Software zum Umgang mit digitalen Rechnungen – und darüber hinaus – gelingt die Umstellung reibungslos.
