Die Studie „Unified Communication: Andocken statt Neuanfang“ basiert auf einer Befragung von 226 Unternehmen. Laut techconsult ist die Dokumentenkommunikation in vielen Firmen zwar funktional, aber selten effizient und nur bedingt sicher. Als zentrale Bremsfaktoren der digitalen Transformation identifizieren die Marktforscher Medienbrüche, parallele Kommunikationskanäle und fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Workarounds dominieren den Arbeitsalltag
Medienbrüche zählen laut Studie zu den größten Hemmnissen im operativen Geschäft. 40 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass zusätzliche und unnötige Systeme zu Zeitverlust und Frustration führen. 38 Prozent arbeiten mit etablierten Workarounds, die nach Einschätzung der Studienautoren die Komplexität eher erhöhen als reduzieren.
Nur eine Minderheit hat die Prozesse im Griff: Lediglich 17 Prozent verfügen über gut abgestimmte Abläufe für den elektronischen Austausch. Nur 5 Prozent beschreiben ihre Dokumentenkommunikation als vollständig digitalisiert. Damit bleibt die digitale Routine in den meisten Organisationen ein Anspruch, der im Alltag nicht eingelöst wird.
Sieben Kanäle parallel – inklusive Fax
Der Austausch geschäftskritischer Dokumente verteilt sich auf eine Vielzahl paralleler Wege. Laut techconsult setzen 67 Prozent der Unternehmen auf klassische E-Mail mit S/MIME oder PGP, 61 Prozent nutzen Cloud-Dienste wie Dropbox oder OneDrive, und 42 Prozent betreiben zusätzlich Webportale. Auffällig ist der Anteil an Altlasten: 35 Prozent greifen weiterhin auf unverschlüsselte E-Mails zurück, und 16 Prozent nutzen noch das Fax.
Daraus ergibt sich nach Einschätzung der Studie eine fragmentierte Kommunikationslandschaft. Die Folgen seien ein erhöhter Administrationsaufwand, eine komplexe Schlüsselverwaltung und zusätzliche Sicherheitsrisiken. Einheitliche Standards seien bislang kaum etabliert.
DSGVO als Investitionstreiber – mit Lücken in der Umsetzung
Drei von fünf befragten Organisationen betrachten die DSGVO-Konformität inzwischen als zentrale Investitionsgrundlage. Besonders ausgeprägt sei dieser Anspruch laut Studie im Finanzwesen sowie in Transport und Logistik. Gleichzeitig bewerten zahlreiche Unternehmen ihre eigene Dokumentenkommunikation als funktional, aber nicht ausreichend sicher.
Die Studienautoren sprechen von einem Dilemma zwischen regulatorischem Anspruch und operativer Realität. Fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, unsichere Plattformen und Medienbrüche untergrüben die Integrität und Vertraulichkeit sensibler Daten – obwohl die rechtlichen Vorgaben das Gegenteil verlangen.
Mehrheit will bestehende Systeme erweitern statt ersetzen
Ein zentrales Ergebnis der Untersuchung: 65 Prozent der Befragten sprechen sich dafür aus, bestehende IT-Strukturen abzusichern und weiterzuentwickeln, statt sie durch zusätzliche Plattformen, Portale und Lösungen zu ersetzen. Besonders hoch ist dieser Wert laut techconsult in Branchen, in denen die DSGVO Investitionen treibt – im Finanzwesen, in Transport und Logistik sowie in der IT-Branche.
Stabile, medienbruchfreie Prozesse und die Anschlussfähigkeit an vorhandene Infrastrukturen werden damit nach Einschätzung der Studie zu einem strategischen Erfolgsfaktor. Die Studie verweist in ihrem Fazit auf den Ansatz Next Generation Document Exchange (NGDX). Der dokumentenbasierte Standard nutze bestehende IT-Infrastrukturen und ermögliche eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ohne zusätzliche Portale oder externe Vermittler. Dokumente würden vor dem Versand verschlüsselt, digital signiert und über etablierte Kommunikationswege übertragen. Für Unternehmen bedeute das laut techconsult weniger Komplexität, weniger Medienbrüche und mehr Kontrolle über geschäftskritische Dokumente. Das Motto der Studie – „Andocken statt Neuanfang“ – fasst diese Stoßrichtung zusammen.
