Seit Einführung der E-Rechnungspflicht tauschen Unternehmen elektronische Rechnungen zwar in großer Zahl aus, doch die Qualität der Daten reicht laut VeR häufig nicht für eine durchgängig automatisierte Verarbeitung. Fehlende Identifikatoren, uneinheitlich befüllte Felder, unterschiedliche Auslegungen bestehender Standards und unvollständige Angaben führen weiterhin zu manuellen Eingriffen, Rückfragen und zusätzlichen Prozesskosten. Auf diese Lücke reagiert nun eine Initiative des Arbeitskreises „E-Rechnung im Handel“ des VeR, deren erste Ergebnisse auf dem E-Rechnungsgipfel 2026 in Berlin präsentiert wurden.
Anschluss an bestehende EDI-Prozesse
Der Handel arbeitet nach Angaben des Verbands seit Jahrzehnten mit hochgradig digitalisierten Prozessen, insbesondere auf Basis etablierter EDI-Standards wie EANCOM INVOIC. Damit E-Rechnungen ihr Potenzial ausschöpfen, müssen sie sich laut Enrico Marzinkowski, Leiter des Arbeitskreises, nahtlos in bestehende Warenwirtschafts-, Logistik- und Finanzprozesse einfügen: „Mit der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung wurde ein wichtiger Meilenstein erreicht. Nun geht es darum, die Qualität der ausgetauschten Daten auf ein Niveau zu heben, das eine durchgängige Automatisierung tatsächlich ermöglicht.“
Erstmals hat die Initiative eine strukturierte Übersicht relevanter Rechnungsfelder und deren empfohlener Verwendung erarbeitet. Die Empfehlungen umfassen die einheitliche Verwendung von Identifikatoren, Vorgaben zur Befüllung zentraler Rechnungsfelder, Anforderungen an die Datenqualität, Hinweise zur Vermeidung typischer Verarbeitungsfehler sowie Grundlagen für eine automatisierte Verarbeitung im Handel. Sie richten sich an Lieferanten, Softwareanbieter, ERP-Hersteller und E-Invoicing-Dienstleister.
Nina Harms, stellvertretende Leiterin des Arbeitskreises, verweist auf ein Kernproblem: Technisch korrekte, inhaltlich aber uneinheitlich ausgestaltete Rechnungen erzeugten weiterhin Medienbrüche und manuelle Aufwände. Ziel der Initiative sei eine praxisnahe Orientierung für eine durchgängige Automatisierung entlang der Lieferkette.
Qualitätssiegel und Blaupause für weitere Branchen
Aufbauend auf den bisherigen Ergebnissen plant der VeR mehrere Unterstützungsangebote. Dazu zählen ein Leitfaden „E-Rechnung im Handel“, ergänzende Checklisten und Umsetzungshilfen, ein eigener Informationsbereich auf der VeR-Website sowie regelmäßige Dialogformate. Zusätzlich soll ein freiwilliges Qualitätssiegel eingeführt werden, das Unternehmen und Lösungsanbieter kennzeichnet, die die Empfehlungen aktiv unterstützen.
Die Beteiligten verstehen das Vorhaben ausdrücklich als Modell für weitere Wirtschaftszweige. Richard Luthardt, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des VeR, bezeichnet die E-Rechnung als zentrale Voraussetzung für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und perspektivisch auch für digitale Meldesysteme. Ihr Erfolg entscheide sich weniger an technischen Standards als an der Qualität und Nutzbarkeit der Daten. Interessierte Unternehmen können sich laut VeR aktiv an der Weiterentwicklung der Empfehlungen beteiligen.
