In den Umweltleitlinien heißt es: „Die Universität setzt sich zum Ziel, über die gesetzlichen Anforderungen hinaus ihren Beitrag zu Umweltschutz und Nachhaltigkeit zu leisten.“ Über 21 000 Studenten aus circa 100 Nationen sind an elf Fakultäten in 160 Studiengängen eingeschrieben. Mehr als 5000 Professoren und Lehrkräfte, sowie weitere Mitarbeiter arbeiten an der Universität. Monika Grethler, Leiterin Kaufmännisches Gebäudemanagement, beschreibt die Struktur der Beschaffungsstelle: „Wir haben sowohl einen zentralen als auch dezentralen Einkauf, das heißt Eigenbeschaffung bei den Instituten. Im zentralen Einkauf kümmert man sich um folgende Themen: KFZ-Beschaffung, Büromaterial, Büromöbel, Geschäftsausstattung, Stühle, strategischer Einkauf, Ausschreibungen, Einkauf von Reinigungsmitteln und Hygienebedarf, technischer Einkauf, Zentrallager Technik, Einkauf von wissenschaftlichen Geräten ab 2500 Euro (sonst dezentral), IT-Beschaffung, wobei Verbrauchsmaterial dezentral beschafft wird. Alle andere Produkte, die hier nicht aufgeführt sind, werden dezentral beschafft.“ Die Freiburger beschaffen bevorzugt über E-Procurement. Es existiert ein Rahmenvertrag über Büromaterial, Büromöbel und Bürodrehstühle.
Das Thema Nachhaltigkeit liegt der Universität Freiburg besonders am Herzen, eigens wurde ein Arbeitskreis Nachhaltige Universität Freiburg ins Leben gerufen. Monika Grethler ist Mitglied und beschreibt die Vorgehensweise: „An Auftragnehmer werden heute die üblichen Anforderungen hinsichtlich ökologischer und sozialer Kriterien gestellt: Produkte oder Leistungen, die mit Hilfe ausbeuterischer Kinderarbeit entstanden sind, werden aus der öffentlichen Auftragsvergabe ausgeschlossen. Das 2009 geänderte deutsche Vergaberecht erlaubt nun explizit, soziale und ökologische Kriterien bei der Auftragsvergabe zu berücksichtigen. Damit ist es nun unumstritten, dass beispielsweise Produkte aus ausbeuterischer Kinderarbeit bei der öffentlichen Beschaffung ausgeschlossen werden dürfen.“
Laut der Einkaufsleiterin widerspricht die Einhaltung der internationalen Standards der ILO (Internationale Arbeitsorganisation), wie das Verbot der Kinderarbeit, oder die Zielsetzung Energieeinsparung und Energie-Effizienz nicht den europäischen Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe. „Die europäischen Rahmen-Richtlinien ermöglichten von Anfang an die Berücksichtigung ökologischer und sozialer Standards bei der öffentlichen Auftragsvergabe, sofern sie die Regeln des Binnenmarktes respektieren. Die Europäische Union verpflichtet die Mitgliedstaaten ausdrücklich nicht, bei der Auftragsvergabe in einen Wettbewerb um das billigste Angebot einzutreten. Zwar ist es möglich, bei einer Vergabe auch das kostengünstigste Angebot zu wählen, gleichberechtigt steht dem aber die Möglichkeit gegenüber, das wirtschaftlich günstigste Angebot in einem transparenten Verfahren zu ermitteln.“ Und so wird an der Universität Freiburg diese Möglichkeit genutzt, um die Vergabe über die Wertungskriterien zu steuern. Zum Beispiel bei Ausschreibungen von Geräten den Energieverbrauch zu bewerten, damit Geräte mit geringerem Verbrauch flächendeckend zum Einsatz kommen oder den flächendeckenden Einsatz von Recyclingpapier zu steuern. Bei Reinigungsmitteln kommen etwa nur biologisch abbaubare Produkte in Betracht. Bei allen diesen Regelungen scheint die Universität Freiburg ihre Mitarbeiter gut eingebunden zu haben, denn laut Monika Grethler liegt die Akzeptanz der Mitarbeiter bei 100 Prozent.
