Zwar wurden in den vergangenen Jahren zahlreiche Verwaltungsprozesse digitalisiert, doch der Fortschritt verläuft uneinheitlich. Mehr als die Hälfte (56 Prozent) der Befragten gibt an, dass der digitale Posteingang bereits etabliert ist. Auch die digitale Einreichung von Dokumenten ist in vielen Behörden möglich (51 Prozent). Für die elektronische Aktenführung berichten dagegen weniger als die Hälfte (46 Prozent) von entsprechenden Prozessen, für die elektronische Antragsstellung 45 Prozent. Am seltensten digitalisiert ist die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern über Online-Kanäle – hier sehen nur 31 Prozent funktionierende Abläufe. Fünf Prozent der Befragten geben sogar an, dass sich in ihrer Behörde bislang kein einziger Prozess digital abwickeln lässt.
Deutliche Unterschiede
Zwischen internen Abläufen und externen Angeboten zeigen sich deutliche Unterschiede. So geben 60 Prozent der Befragten an, dass Bürgerinnen und Bürger Dokumente digital einreichen können – doch nur 51 Prozent berichten, dass hierfür auch ein digitaler Prozess in der Verwaltung hinterlegt ist. Ähnlich verhält es sich bei der Terminvereinbarung: 46 Prozent geben an, dass eine Online-Terminvereinbarung für Bürgerinnen und Bürger möglich ist, doch lediglich 39 Prozent sprechen von einem durchgängigen Prozess im Hintergrund. Diese Diskrepanz deutet darauf hin, dass digitale Bürgeroberflächen vielerorts bereits vorhanden sind, die interne Weiterverarbeitung jedoch häufig noch nicht vollständig integriert ist.
„Auch wenn bereits vieles digital möglich ist, zeigen die Zahlen, dass es noch ein langer Weg ist. Um eine wirklich digitale Verwaltung zu erreichen, müssten Lösungen wie die elektronische Aktenführung flächendeckend und behördenübergreifend etabliert werden. Angebote wie die digitale Signatur und die digitale Zustellung wären ziemlich einfach zu implementieren und würden einen großen Komfort- und zugleich Sicherheitsgewinn bringen“, kommentiert Philipp Perplies, COO der Business Division Public Sector bei d.velop.
Die Digitalisierung der Verwaltung darf jedoch nicht bedeuten, einfach nur mehr Software anzuschaffen. Entscheidend ist, dass digitale Lösungen auf die Bedürfnisse der Beschäftigten abgestimmt und sinnvoll in bestehende Systeme integriert werden – gerade hier sehen viele noch Nachholbedarf. Zufrieden mit der aktuellen Software-Ausstattung sind nur ein Drittel der Befragten (33 Prozent). Die Nutzerfreundlichkeit bewerten 35 Prozent als gut, 47 Prozent als durchschnittlich und 14 Prozent als schlecht.
Dokumentenmanagement ganz oben auf der Wunschliste
Um die Digitalisierung der eigenen Institution voranzutreiben, sind nach Einschätzung der Befragten verschiedene Maßnahmen notwendig. Die größte Zustimmung (48 Prozent) erhält der Wunsch nach besserer Software – insbesondere einer stärkeren Ausrichtung auf Nutzerbedürfnisse und höherer Benutzerfreundlichkeit. Fast ebenso viele (47 Prozent) fordern die Einführung einheitlicher Standards.
Zu den konkreten Wünschen der Mitarbeitenden gehören: einheitliche Dokumentenmanagementsysteme (46 Prozent), Lösungen für elektronische Signaturen und Siegel (35 Prozent), digitale Archivierung (33 Prozent) sowie Cloud-Speicherung (21 Prozent).
Die Nutzung von Cloud-Technologien in der Verwaltung ist derzeit sehr unterschiedlich ausgeprägt. Neun Prozent der Befragten geben an, bereits vollständig in der Cloud zu arbeiten, weitere 30 Prozent nutzen Cloud-Lösungen zumindest teilweise. Bei acht Prozent ist der Einsatz künftig geplant, während 29 Prozent noch vollständig auf lokale Infrastrukturen setzen. Softwareanbieter im öffentlichen Dienst müssen diese Ausgangslage berücksichtigen und flexible Bereitstellungsmodelle anbieten.
Außerdem spielt Interoperabilität eine wichtige Rolle: 42 Prozent der Befragten beklagen fehlende Schnittstellen, wenn es um die Integration bestehender IT-Systeme mit neuen digitalen Lösungen geht. Daneben entstehen Probleme auch durch mangelnden internen IT-Support (39 Prozent), Inkompatibilität von Dateiformaten (31 Prozent), fehlenden Support von Anbietern (28 Prozent) sowie manuelle Datenübertragung (26 Prozent).
KI im öffentlichen Dienst
Mehr als die Hälfte der Beschäftigten im öffentlichen Dienst (55 Prozent) geht davon aus, dass Künstliche Intelligenz ihre Arbeitsrealität in Zukunft deutlich verändert. Gleichzeitig äußern zwei Drittel (67 Prozent) der Befragten Bedenken gegenüber der Technologie. Am häufigsten genannt: Datenschutzprobleme (67 Prozent), eine unklare Rechtslage in Haftungsfragen (56 Prozent) sowie die Sorge vor Abhängigkeiten von einzelnen Softwareanbietern (53 Prozent).
„Mitarbeitende im öffentlichen Dienst wollen digitaler arbeiten und wünschen sich einfach zu bedienende und medienbruchfreie Systeme. Diese sollten sie auch bekommen, denn durch so realisierbare Effizienzgewinne profitieren alle Seiten – nicht nur die Mitarbeitenden in Behörden, sondern auch Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen“, ergänzt Perplies. „Wir bei d.velop arbeiten gemeinsam mit Verantwortlichen in den Behörden und unserem Partnernetzwerk daran, die Mitarbeitenden mit genau den effizienten Digitallösungen zu versorgen, die sie brauchen. Außerdem setzen wir uns für eine verantwortungsvolle und sichere Integration von künstlicher Intelligenz ein, sodass auch Behörden, Bildungseinrichtungen und andere Institutionen der öffentlichen Hand von KI-Innovationen sicher und Compliance-konform profitieren können.“
Hier steht Interessierten der vollständige Studienbericht zum Download zur Verfügung.
