Die Sparkassen-Finanzgruppe, zu der die Sparkassen und Landesbanken gehören, beschäftigt rund 370 000 Mitarbeiter. Eine der Stärken der Sparkassen-Finanzgruppe ist deren regionale Verankerung. „Für den Einkauf bedeutet das, dass viele Institute ihren Bedarf vor Ort alleine abgeholt haben“, so Eickenberg. Doch warum kauft jeder für sich ein, wenn doch alle das Gleiche brauchen? Der Entschluss, den Einkauf für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe zu bündeln und zu standardisieren, führte 2002 zur Gründung der Sparkassen-Einkaufsgesellschaft (SEG), die seit 2005 zur DSV-Gruppe (Deutscher Sparkassenverlag) gehört. Die Entwicklung der SEG ist seitdem rasant verlaufen, mit enormen Wachstumsraten.
Die SEG mit ihren heute 18 Mitarbeitern ist der zentrale Einkaufsdienstleister, also das Bindeglied zwischen den mittlerweile 220 angeschlossenen Geldinstituten und den Lieferanten. Dabei sei das Angebot der SEG kein Selbstläufer, man müsse schon auch überzeugen können und die tatsächlichen Kosten aufdecken, denn die meisten Kunden sehen nur den Produktpreis, erklärt Eickenberg. Dabei seien häufig den Einkauf begleitende Kosten die Preistreiber. Die Suche nach dem richtigen Produkt, die Auswahl des geeigneten Computers oder Bürostuhls, Preisvergleiche und Verhandlungen mit Lieferanten kosten Zeit und Geld. Diese zusätzlichen Aufwendungen sind dafür verantwortlich, dass Niedrigpreis-Artikel wie Bleistifte oder Glühbirnen oft mehr kosten als das Produkt selbst wert ist.
Liegt die Beschaffung aber in einer Hand und kommen die Leistungen einer Vielzahl von Kunden zugute, lassen sich die Kosten deutlich senken. Die Vergabe des Einkaufs an einen Dienstleister macht Einkaufspreise möglich, die das einzelne Institut nicht erreichen könnte.
Das Leistungsprofil der SEG gliedert sich dabei in zwei Bereiche: Der erste umfasst Investitionsgüter bzw. Waren, die nicht einem standardisierten Beschaffungsprozess unterliegen, wie zum Beispiel Möbel, Autos oder IT-Ausstattung. Im so genannten Projektgeschäft nimmt die SEG den Instituten nicht nur die teilweise europaweite Ausschreibung bis hin zur tatsächlichen Beschaffung der Waren ab, sondern handelt auch Rahmenverträge mit den Herstellern der verschiedenen Produktgruppen aus, die hohe Rabatte und eine effiziente Abwicklung des Einkaufs gewährleisten.
Am Ende steht ein zentral verhandelter Rahmenvertrag für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe, der aber dezentral abrufbar ist.
Das Herzstück ist die SEG-Einkaufsplattform
Der zweite Bereich umfasst sämtliche Ge- und Verbrauchsmaterialen, die klassischen C-Artikel also, wie etwa Büromaterial. Hierfür steht die SEG-Einkaufsplattform zur Verfügung. Mehr als 60 Kataloge bieten von Verbrauchsmaterialien, wie Papier über Produkte des Deutschen Sparkassenverlages bis hin zu sparkasseneigenen individuellen Vordrucken, validierter Hardware oder Reisedienstleistungen eine Vielzahl von Gütern an. Der entscheidende Vorteil ist, dass das elektronische Einkaufsportal flexibel und variabel nutzbar ist. Über das Herzstück der SEG, die Internet-Einkaufsplattform, kann so zum Beispiel der gesamte Bürobedarf online bestellt werden. Die gesuchten Artikel werden über die jeweils entsprechend zugeordneten Kataloge ausgewählt und unter Zuweisung verschiedener Kriterien, wie unterschiedliche Lieferanschriften, Kostenstellen und Anwender bestellt.
Die Abrechnung erfolgt genau diesen entsprechend vorgegebenen Daten einmal monatlich. Hauptvorteil des elektronischen Systems ist vor allen Dingen die Individualisierbarkeit nach beispielsweise unterschiedlichen Rechten, festen Budgets oder einzelnen Kostenstellen. So werden auch die Einkaufskosten transparent gemacht, die Fragestellung „Wer hat was wann wo gekauft” – kann per Knopfdruck auch in der Summe abgerufen werden. Dabei bestimmt der Kunde den Grad, ob und wie und für welche Bereiche er das System nutzen will, selbst. Gute Ergebnisse verzeichnet die SEG bei den Sparkassen mit der Sparkassen-eigenen Produktlinie, der „S-Line”, die vor allem für klassische Schreibtischprodukte steht.
Angefangen hat man mit Standardpapier, das in großen Mengen umgesetzt wird. Getestet und freigegeben vom Rechenzentrum für die Geräte der Hersteller HP, Kyocera und Lexmark brachte die Eigenmarke „riesige Verkaufserfolge”, von Vorteil sind die hohe Produktsicherheit und der günstige Preis durch große Mengen. Außerdem komme den Produkten mit dem Sparkassen-„S” eine besondere Marketingfunktion zu. „Sie sehen nicht nur gut aus und präsentieren nach außen ein einheitliches Bild der Finanzgruppe, sondern sie unterstreichen auch ein Zusammengehörigkeitsgefühl,” betont Frank Eickenberg.
Wir wollten außerdem wissen:
Wie ermitteln Sie die Bedarfe und wie informieren Sie sich über neue Produkte oder Dienstleistungen?
Die Bedarfe ergeben sich aus der Mitarbeiterzahl der gesamten Sparkassen- Finanzgruppe
(370 000 Mitarbeiter). Die relevanten Produktgruppen sind bekannt.
Aufgrund welcher Eigenschaften gelangen die einzelnen Produkte auf die Plattform ?
Die Kunden bestimmen die Nachfrage. Die SEG prüft, ob der Wunsch einer Sparkasse von Interesse auch für andere Sparkassen ist und ob hieraus ein entsprechendes Bündelungspotenzial entsteht. Kriterien für die Lieferanten sind unter anderem: bundesweite Logistik, flächendeckendes (für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe) Angebot in ganz Deutschland , definierte Qualitätsanforderungen etc.
Spielen Nachhaltigkeits-, Umwelt- und CSR-Themen bei der Produkt- bzw. Lieferantenauswahl eine Rolle?
Natürlich spielen diese Themen eine Rolle. So kommt heute zum Beispiel bei der Ausschreibung von großen Fuhrparks dem Thema Umwelt eine besondere Bedeutung zu.
