Aber die erfolgreiche Implementierung eines effizienten Output-Managements ist nur der erste Schritt. Als Schnittstelle zum gesamten Dokumenten-Workflow sind kontinuierliche Analysen und Bewertungen der automatischen Prozessabläufe von ebenso großer Bedeutung. Und auch Thema Sicherheit sollte nicht außer Acht gelassen werden, wie der Jahresbericht zeigt.
Die Quocirca-Studie, für die IT-Entscheider von 240 Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern aus den Ländern Großbritannien, Frankreich, Deutschland und den USA befragt wurden, definiert „Managed Print Services“ als Bewertung, Optimierung sowie langfristige Verwaltung der Output-Management-Landschaft eines Unternehmens mit Hilfe eines externen Anbieters. Ziel dabei ist es, die Produktivität und Effizienz zu verbessern und Kosten und Risiken zu reduzieren. Um diese Ziele zu erreichen und wirtschaftlich sowie qualitätsbewußt zu arbeiten, müssen Unternehmen ihre Dokumentenprozesse und somit auch das Output-Management automatisieren.
Die Komplexität in der Umsetzung besteht darin, dass es viele Berührungspunkte mit anderen Bereichen wie beispielsweise dem Thema Sicherheit gibt und gerade bezogen auf das Output-Management die Gerätelandschaft sehr heterogen ist. Genau wie der erste Schritt, die erfolgreiche Implementierung eines automatischen Dokumentenprozesses, ist auch die anschließende, kontinuierliche Analyse und Bewertung der Prozesse entscheidend für eine Verbesserung der Effizienz. Dazu zählt u.a. ein umfassendes Problem-, Konfigurations-, Bestands-, Kapazitäts- sowie Performance-Management. Daher wollen Unternehmen vermehrt in Dokumentenprozesse investieren. Insgesamt 65 Prozent der Befragten gaben an, dass die Budgets für Managed Print Services im Laufe des nächsten Jahres steigen.
Papier bleibt wichtig
Um Geschäftsprozesse zu unterstützen, sind viele Unternehmen nach wie vor auf Papier angewiesen, wenngleich die Tendenz sinkt. So bestätigen 44 Prozent, dass Papier für das tägliche Geschäft „sehr wichtig“ ist. Die Herausforderung papiergebundene sowie digitale Prozesse effizient zusammenzuführen ist aktueller denn je. Der Digitalisierungsgrad ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Daher ist es nicht gerade verwunderlich, dass Unternehmen großen Wert auf effiziente Managed Print Services legen. Anbieter, die sich durch ein breites Produktportfolio auszeichnen, sind laut Quocirca-Studie vor allem Xerox, HP, Ricoh, Canon, Lexmark und Konica Minolta. Viele der befragten IT-Manager haben die Effizienzvorteile solcher Dienstleistungen bereits erkannt. Während heute knapp ein Viertel der Meinung sind, dass MPS eine „sehr wichtige“ Rolle bei der digitalen Transformation spiele, erwarten 54 Prozent dies für die nächsten zwei Jahre. Außerdem gaben 84 Prozent der Unternehmen an, digitale Prozesse bereits in ihren Arbeitsalltag implementiert zu haben.
Sicherheit rückt in den Fokus
Während Managed Print Services auf der einen Seite für effizientere Prozesse beim Dokumentenmanagement sorgen, stellen Multifunktionsgeräte als Teil des Unternehmensnetzwerkes auf der anderen Seite ein potenzielles Risiko dar, Ziel eines möglichen Cyberangriffes zu werden. Dass diese Bedrohung real ist, zeigen die 68 Prozent, die in der Umfrage angaben, dass mindestens ein Denial-of-Service (DoS)- oder Malware-Angriff auf eines ihrer Druckgeräte stattgefunden hat. Fast die Hälfte (49 Prozent) der Unternehmen sind sich einig, dass Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit ihrer Druckinfrastruktur ein wesentlicher Bestandteil der allgemeinen Netz- und Informationssicherheit darstellen. Jedoch sagen nur 30 Prozent der Befragten, dass sie absolut zuversichtlich sind, dass ihre Druckinfrastruktur vor allen Bedrohungen – internen wie externen – geschützt sei.
Wie der Jahresbericht weiter zeigt, sind Datenverluste in Unternehmen aller Größenordnungen weit verbreitet. 65 Prozent meldeten dieses Jahr mindestens einen Datenverlust – ein Anstieg von 60 Prozent gegenüber 2017. Dies spiegelt die wachsende Notwendigkeit wider, sicherzustellen, dass vernetzte MFPs und Drucker vor solchen Angriffen geschützt sind. Da die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen immer komplexer wird, sollten sich Unternehmen an externe IT-Dienstleister wenden, um den eigenen Anforderungen gerecht zu werden. Bereits 31 Prozent der Unternehmen nutzen einen solchen IT-Dienstleister, der Sicherheitsbewertungen für die Druckinfrastruktur anbietet. Dass sich die Auslagerung solcher Dienste lohnen kann, sieht man daran, dass insbesondere diejenigen, die einen vollständig ausgelagerten MPS-Prozess verwenden, ihre Ziele eher erreichen. Allgemein betrachtet, gibt es jedoch noch große Unterschiede, was die Effizienz von Dokumentenprozessen in Unternehmen anbelangt. So geben beispielsweise nur 25 Prozent der Unternehmen an, dass sie das vorgegebene Ziel, Kosten einzusparen, vollständig erreicht haben und nur 28 Prozent waren mit der Erbringung der Dienstleistungen zufrieden. Dafür können eine Reihe von Gründen verantwortlich sein, darunter Erwartungen, die nicht richtig an den Dienstleister herangetragen wurden oder der MPS-Vertrag, der sich nicht an die veränderten Geschäftsanforderungen anpasst. Diese Risiken können laut Quocirca-Studie durch die Umsetzung von Druckrichtlinien gesenkt werden.
