E-Procurement senkt die Prozesskosten, das haben besonders die Großunternehmen erkannt. Die KMU hinken der Entwicklung meist noch hinterher, so das aktuelle „Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2012“ des BME.
Der Einsatz elektronischer Lösungen für die Beschaffung bringt den Unternehmen nachweislich große Einsparungsraten. Einzelne KMU verzeichnen sogar größere Erfolge als Großunternehmen. Dennoch hinken die kleinen und mittleren Unternehmen hinsichtlich der Nutzung von Systemen nach wie vor hinterher. Das hat das aktuelle „Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2012“ ergeben, das Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) und Universität Würzburg seit 2004 jährlich erheben. Die Relevanz ist ungebrochen: Mit 233 Firmen haben sich so viele beteiligt wie nie zuvor. „Beim Einsatz elektronischer Beschaffungslösungen geht es nicht um Software von der Stange. Es gibt wenige Projekte, die im Einkauf so facettenreich sind“, betont BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Holger Hildebrandt. Hauptaspekte der Unternehmen sind – neben Einspareffekten – aber vor allem Prozessstabilität und -transparenz sowie Compliance. Die Ergebnisse im Einzelnen:
• Einsparungen Prozesse: Im Mittel reduzieren die Unternehmen ihre Prozesskosten bei dezentralen Bestellprozessen (über Katalogsysteme) um 27,6 Prozent, bei Ausschreibungsprozessen um 14,3 Prozent und bei Verhandlungsprozessen (Auktionen) um 16,2 Prozent.
• Einsparungen Einstandspreise (Anschaffungskosten): Bei C-Gütern (Katalogsysteme) sparen die Einkäufer insbesondere durch Reduktion des Maverick Buyings (unkoordinierte Bestellungen anderer Abteilungen am Einkauf vorbei) und Bündelung bzw. Straffung des Sortiments im Schnitt 9 Prozent, bei A- und B-Gütern durch Erweiterung des Anbieterkreises und intensivierten Wettbewerb durch Ausschreibungssysteme 8,7 Prozent sowie durch Auktionssysteme 12,5 Prozent.
• Elektronische Kataloge: Haben sich als einziges Tool auf breiter Basis durchgesetzt. Drei von vier Firmen setzen diese Lösungen ein, große gar zu 90 Prozent. Vermutlich werden nur 10 bis 20 Prozent der KMU mittelfristig keine entsprechenden Systeme nutzen.
• Elektronische Ausschreibungen: Zweitgrößter Durchdringungsgrad. 44,2 Prozent führen Ausschreibungen durch. 17,2 Prozent planen die Einführung; langfristig erachtet jedes fünfte Unternehmen diese Lösungen als nicht relevant (Große 13 Prozent, KMU 28 Prozent).
• Auktionen: Mit 24 Prozent die geringste Nutzungsrate aller untersuchten Tools. Nur jedes zehnte KMU auktioniert elektronisch, über 60 Prozent sehen für sich langfristig keinen Einsatz. Immerhin fast 40 Prozent der Großen nutzen Auktionen. Bei keiner anderen Lösung ist das in Frage kommende Beschaffungsvolumen so maßgebend. Auktionen als Tool zur Unterstützung des Verhandlungsprozesses werden auch zukünftig ein Auf und Ab erleben, das insbesondere an die Situation der Machtverhältnisse auf dem jeweiligen Beschaffungsmarkt gekoppelt ist.
• Lieferantenmanagement/E-SRM: Der Einsatz von Lieferantenmanagement/E-SRM dürfte oftmals in enger Verbindung mit elektronischen Ausschreibungen erfolgen. Die Nutzungsquote von 33,1 Prozent scheint sich auf lange Sicht den Ausschreibungen anzugleichen. Jedes fünfte Unternehmen (sowohl bei KMU als auch bei Großen) plant aktuell die Einführung. Dieses Thema bleibt – neben Ausschreibungen – die größte Baustelle in den Unternehmen in nächster Zeit.
• Supply Chain Management/E-SCM: Beim internetbasierten Datenaustausch zwischen Einkäufern und Lieferanten zur besseren Abstimmung über Produktionspläne und Bedarfe etc. besteht weiter Nachholbedarf. 60 Prozent der Unternehmen sieht die Relevanz der Systeme, nutzt diese aber noch nicht. Aktuell setzen 29,3 Prozent entsprechende Systeme ein und 10,3 Prozent planen die Einführung.
• Servicequalität: Die Benutzerfreundlichkeit wird als „zufrieden stellend“ betrachtet; allerdings hat sich die Einschätzung über die Jahre deutlich verschlechtert. Viele der Befragten wünschen eine verbesserte Handhabung der Systeme. Mit Abstand am häufigsten genannt wurde die durchgängige Einbindung in die EDV-Landschaft unter Reduktion der wahrnehmbaren Systemvielfalt. Probleme mit Schnittstellen, fehlende Standardisierung und Integration sind ebenso für die oftmals noch geringe Nutzungsintensität verantwortlich. Hier sind auch Lösungsanbieter gefordert.
• Nutzungsintensität: Über die Jahre betrachtet hat die überwiegende Mehrheit oftmals deutlich weniger als die Hälfte des – selbst geschätzten – Potenzials erreicht, auch wenn Jahr für Jahr Steigerungen der Intensität prognostiziert wurden und werden! Nach ersten Erfolgen immer weitere Materialgruppen oder Lieferanten – insbesondere global – einzubeziehen, ist die Steigerung der Nutzung oftmals eine große Herausforderung, die im Tagesgeschäft gescheut wird bzw. nicht nebenbei realisiert werden kann.
• Kleine/mittlere Unternehmen: KMU weisen bei allen untersuchten Lösungen die höchsten Quoten von Projekten im Planungsstadium auf. Ob alles in Systemeinführungen mündet, ist fraglich. Hier wurden im vergangenen Jahr nur marginale Raten erzielt. KMU weisen zudem bei fast allen Systemen die höchste Quote derer auf, die grundsätzlich die Relevanz der Lösungen für das eigene Haus erkennen, die aber kurzfristig keine Umsetzungsmöglichkeiten sehen. Zur Amortisation der Lösungen wird ein „Grundumsatz“ benötigt, den KMU nicht immer vorweisen können.
• Neue Ansätze: Inwieweit Cloud Procurement (beliebig skalierbare Nutzung von IT-Infrastruktur für Beschaffungsprozesse über Internet-Technolgie, allerdings für Nutzer fern und intransparent wie eine „Wolke“) finanzielle Eintrittsbarrieren senkt, bleibt abzuwarten. Die Mehrheit der Befragten ist skeptisch, vor allem auf Grund der Sicherheitsfragen bei geschäftskritischen Daten. Vielen erschließt sich zudem nicht, was Cloud Procurement gegenüber bekannten Hosting-Konzepten auszeichnet. Web 2.0-Technologien wie Wikis, Blogs oder Professional (Social) Networks sollten im Zusammenspiel mit „traditionellen“ Beschaffungstools parallel verfolgt werden.
Fazit: Elektronische Beschaffungslösungen sind ein diffiziles Feld. Zu betrachten sind Organisation und Prozesse, Datenbasis, Software, System-Schnittstellen und nicht zuletzt das Change Management, also die Abstimmung mit Unternehmensführung und Mitarbeitern der eigenen, aber auch mit Teams anderer Abteilungen, mit Lieferanten, Logistik- und Finanzdienstleistern, Behörden etc. Das einzelne Tool ist wichtiger Bestandteil eines immer komplexer werdenden (globalen) Prozessnetzwerks, dessen Management wettbewerbsentscheidend ist und bei dem alle Rädchen optimal ineinander greifen müssen. „Ein funktionierendes System ist kein Ruhekissen; Projekte sind nicht damit beendet, dass die Software eingeführt ist“, sagt Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky (Uni Würzburg).
