Softwareinstallation allein reicht nicht aus. Das hat die aktuelle Studie „Elektronische Beschaffung 2013: Stand der Nutzung und Trends“ ergeben, die vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) und der Universität Würzburg seit 2004 jährlich erhoben wird. Die Ergebnisse des Berichts wurden Mitte März anlässlich der 4. BME-eLösungstage veröffentlicht. An der Studie hatten sich zwischen November 2012 und Januar 2013 insgesamt 274 Firmen beteiligt – und damit so viele wie nie zuvor. Darunter befanden sich 117 Großunternehmen mit über 2000 Mitarbeitern sowie 157 Mittelstandsbetriebe. „Mithilfe der elektronischen Beschaffung kann sich der Einkauf vom operativen Ballast befreien und auf die wettbewerbsentscheidenden Fragestellungen konzentrieren. Ein Großteil der Unternehmen hat diesen Weg bereits erfolgreich beschritten, allerdings ist die Mehrheit noch lange nicht am Ziel angekommen, betont BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Holger Hildebrandt. Sowohl die Lösungsanbieter als auch die -anwender seien somit weiterhin gefordert, die Tools und die zugrundeliegenden Prozesse technisch und fachlich zu verbessern.
Prozesseinsparungen: Im Mittel reduzieren die Unternehmen ihre Prozesskosten bei dezentralen Bestellprozessen (über Katalogsysteme) um 30 Prozent, bei Ausschreibungsprozessen um 18,8 Prozent und bei Verhandlungsprozessen (Auktionen) um 11,8 Prozent. Allerdings schwanken die Einsparungen – je nach Ausgangslage – zum Teil erheblich.
Einsparungen Einstandspreise (Anschaffungskosten): Bei C-Gütern (elektronische Kataloge) sparen die Einkäufer insbesondere durch Reduktion des Maverick Buying und Bündelung bzw. Straffung des Sortiments durchschnittlich sieben Prozent. Bei A- und B-Gütern sind es durch Erweiterung des Anbieterkreises und intensivierten Wettbewerb durch Ausschreibungssysteme 7,4 Prozent sowie durch Auktionssysteme 14,6 Prozent.
Elektronische Kataloge: E-Kataloge haben sich als einziges Tool sowohl bei Großunternehmen als auch bei KMU auf breiter Basis durchgesetzt. Sie sind das Standardtool der elektronischen Beschaffung, dem sich dauerhaft nur der (sehr) kleine Mittelstand entziehen kann.
Elektronische Ausschreibungen: Elektronische Ausschreibungen sind das Tool mit dem zweitgrößten Durchdringungsgrad, allerdings mit deutlichem Abstand zu Katalogsystemen. Bei Großunternehmen ist auch weiterhin von einer zunehmenden Verbreitung auszugehen. KMU sind gegenüber dem Vorjahr etwas skeptischer.
Elektronische Auktionen: Elektronische Auktionen werden nur von etwas über 21 Prozent der befragten Unternehmen aktuell genutzt; dies ist die geringste Nutzungsrate aller untersuchten Tools. Insbesondere KMU sehen hier nur ein sehr begrenztes Potenzial, um den Verhandlungsprozess mit Lieferanten sinnvoll zu unterstützen.
Lieferantenbewertung: Der Einsatz von Tools für Lieferantenmanagement/E-SRM dürfte in relativ enger fachlicher Verbindung mit dem Einsatz elektronischer Ausschreibungen erfolgen.
Supply Chain Management/E-SCM: Unverändert zum vergangenen Jahr werden Lösungen im Bereich E-SCM bei circa 60 Prozent der Unternehmen auf lange Sicht als relevant eingestuft.
Servicequalität: Grundsätzlich sehen die meisten Anwender die Servicequalität deutlich positiv, auch wenn die Zufriedenheit bei elektronischen Katalogen und E-SCM leicht abgenommen hat. Ausschreibungstools scheinen das „Tief“ der beiden vergangenen Jahre überwunden zu haben und werden wieder besser bewertet. Auktionen und E-SCM bekommen die beste Benotung. Das Lieferantenmanagement/E-SRM schneidet unverändert am wenigsten gut, aber durchaus akzeptabel, ab.
Kleine und mittlere Unternehmen: Da noch immer viele E-Lösungen zum Großteil auf Konzerne zielen, können KMU diese Potenziale noch nicht erschließen. Hinzu kommt, dass die meisten Tools für den Mittelstand zu teuer sind. Für diesen Bereich sind daher neue Geschäftsmodelle auf Anbieterseite vonnöten.
Nutzungsintensität: Die weite Verbreitung elektronischer Lösung im Einkauf darf nach wie vor nicht darüber hinweg täuschen, dass die Nutzungsintensität bei fast allen Unternehmen noch Reserven aufweist.
Neue Ansätze: In welchem Umfang Web 2.0-Technologien wie Wikis, Blogs oder Professional (Social) Networks die „klassischen“ Tools beeinflussen werden, spielt bei den Befragten bisher kaum eine Rolle. Die Einführung von internen Web 2.0-Networks erreicht in einigen Unternehmen allerdings mittlerweile auch den Einkauf und könnte – insbesondere für die häufig genannte Problematik der Integration der verschiedenen Tools – einen entscheidenden Impuls bei der weiteren Intensivierung der elektronischen Beschaffung geben.
Fazit: Katalogsysteme, Ausschreibungstools und elektronische Lieferantenbewertungen helfen dem Einkauf, seine Beschaffungsprozesse zu optimieren. Sie führen mittlerweile zu messbaren Einsparungen in den Unternehmen. „Unkoordinierte Bestellungen anderer Abteilungen am Einkauf vorbei werden zurückgedrängt, wichtige Arbeitsabläufe transparenter“, sagt Studienleiter Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Lehrstuhlinhaber für BWL und Industriebetriebslehre an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg. Eine weitere Erkenntnis: „Auch die beste Software kann ein fehlendes Fachkonzept nicht ersetzen“, so Bogaschewsky.
