Die gemeinsame Untersuchung der Hotel-Buchungsplattform HRS mit der Bildungs- und Forschungssparte der Global Business Travel Association (GBTA) zeigt, dass Unternehmen nicht immer die verhandelten Firmenraten erhalten. Nur ein Bruchteil der befragten Travel Manager checkt regelmäßig, ob die geladenen Firmenraten überhaupt korrekt sind.
So ist laut der Umfrage ein kontinuierliches Rate Audit bisher wenig etabliert. 33 Prozent auditieren die Raten einmalig, wenn sie in die Buchungssysteme geladen werden. 22 Prozent überprüfen die Raten alle paar Monate und 31 Prozent nur einmal im Jahr. Lediglich zwei Prozent der Befragten gaben an, die Raten wöchentlich zu prüfen, weitere sieben Prozent führen den Audit auf Monatsbasis durch.
Gleichzeitig deckt die GBTA-Analyse auf, dass die Wahrnehmung über inkorrekte Raten bei den Unternehmen stark variiert: Während 37 Prozent von nur wenigen fehlerhaften Raten ausgehen (unter 5 Prozent der Fälle), schätzen weitere 30 Prozent die Fehlerrate im Rahmen von sechs bis 20 Prozent. Und ein Drittel der Unternehmen sieht in mehr als 20 Prozent der Fälle Fehler.
Fehlerhafte Raten – unabhängig der Gründe
Eine Datenanalyse von HRS zeigt, dass Unternehmen beim Hoteleinkauf oft nicht das erhalten, was in den Verhandlungen vereinbart wurde. So ist jede vierte der mehr als 23.000 analysierten Raten fehlerhaft in Bezug auf den Preis oder die inbegriffenen Zusatzleistungen. Etwa jede zehnte Rate liegt über dem vom Unternehmen mit dem Hotel verhandelten Übernachtungspreis. Bei der Auswertung hat sich HRS auf das enorme Datenvolumen aus 40.000 Hotelprogrammen von Unternehmen und weltweit über 350.000 angeschlossenen Partnerhotels bezogen.
Im Hoteleinkauf folgt auf die Request-For-Proposal (RFP) Phase und Vertragsverhandlungen das Laden der vereinbarten Daten in die globalen Distributionssysteme (GDS) und Buchungssysteme des Unternehmens. Dabei kann es aufgrund mangelnder Branchenstandards (wie etwa uneinheitlicher Zimmerkategorien), unterschiedlicher Systeme und menschlicher Fehler zu Abweichungen zwischen den vereinbarten Werten und den Angaben im Buchungs-Tool des Unternehmens kommen.
Zu teure Raten sind in elf Prozent der Fälle ein Kostentreiber für Unternehmen, wie die HRS-Datenanalyse zeigt. Im Durchschnitt waren die fehlerhaften Raten um 14 Prozent höher als vereinbart. Hinzu kommen fehlende oder zu teuer angesetzte Zusatzleistungen wie Frühstück, die in 16 Prozent der untersuchten Buchungen vorlagen.
Zur automatisierten Prüfung der Raten stellt HRS Firmenkunden mit dem Rate Protector ein Service zu Verfügung, der die Preise und Zusatzleistungen prüft und so die Kosten senken soll. Dabei vergleicht HRS die geladenen Raten automatisiert mit den verhandelten Parametern und stößt bei Abweichungen einen Korrekturprozess mit dem Hotel an.
