Wie wirken sich Veränderungen, wie die steigende Verbreitung mobiler Endgeräte, steigende Datenmengen oder die wachsende Akzeptanz von Cloud-Applikationen auf das Druckverhalten der Anwender aus?
Grundsätzlich gilt: Die steigende Datenmenge mündet auch in einer steigenden Dokumentenmenge. Und je mehr Dokumente in elektronischer Form im Unternehmen bearbeitet werden, desto höher ist erfahrungsgemäß das Druckvolumen. Es werden zwar prozentual immer weniger Dokumente zu Papier gebracht, aber das Druckvolumen in Unternehmen wächst, wenn die IT nicht gegensteuert. In der aktuellen Printerumfrage wird deutlich, dass mobile Endgeräte keine Drucksparmaßnahme per se sind. Interessanterweise wollen Anwender ähnlich wie vom Desktop, auch vom Smartphone und Tablet ausdrucken können – 33 Prozent der befragten Nutzer mobiler Endgeräte drucken bereits vom Smartphone, 49 Prozent würden gerne von ihrem Smartphone drucken, können aber nicht. Das heißt, obwohl alle möglichen Informationen, Dokumente, E-Mails und ähnliches per Smartphone abgerufen werden können, wollen Anwender einen Teil dieser Dokumente auf Papier haben.
Was müssen Einkauf und IT vor dem Hintergrund dieser Entwicklungen bei der Beschaffung beachten?
Einkauf und IT müssen sich mit der Realität befassen, dass mit Smartphone und Tablets neben dem klassischen Desktopsystem eine zweite und dritte Geräteklasse Einzug in Unternehmen hält. Dies belegt auch die aktuelle Anwenderbefragung deutlich. 63 Prozent der befragten Anwender mobiler Endgeräte nutzen beispielsweise ein Smartphone beruflich. Allerdings schaffen die neuen Geräteklassen neue Herausforderungen für IT und Einkauf. Zum einen entsteht durch den Einsatz von privat genutzten mobilen Geräten im Arbeitsumfeld eine neue Sicherheitsproblematik. Zum anderen müssen sich Unternehmen auch damit befassen, wie man solche Geräte in die Netzwerk- und Druckinfrastruktur integriert. Für die Druckinfrastruktur stellt sich meist heraus, dass man mit einer klassischen, desktopbasierten Treiber-Lösung nicht weiter kommt. Die Einbindung mobiler Geräte in die Druckinfrastruktur bedingt ein Umdenken hin zu serverbasierten und cloudbasierten Unternehmenslösungen, ähnlich wie man sie bereits vom „Follow-Me-Printing“ kennt. Mobile Geräte beschleunigen also den Trend, dass Mitarbeiter orts- und geräteunabhängig Druckaufträge abschicken und diese an jedem Drucker im Unternehmen abholen können.
Inwieweit werden Print- und Dokumentenmanagement schon als Bestandteil der IT-Strategie begriffen?
Knapp 41 Prozent der befragten Anwender berichten in der aktuellen Printerumfrage, dass in ihrem Unternehmen eine Software für die elektronische Dokumentenverwaltung und -ablage eingesetzt wird. Die Zahl deutet darauf hin, dass die Thematik bei den Unternehmen angekommen ist. Rechtlich und auch in Bezug auf die Effizienz bieten Dokumenten-Management-Systeme viele Vorteile und werden in Zukunft wohl zumindest ab dem größeren Mittelstand ein Standard sein wie die Textverarbeitung oder die Tabellenkalkulation.
Welche Themen rund um die Druckinfrastruktur, das Dokumenten- und Informationsmanagement werden für Unternehmen demnach mittelfristig relevant?
Die größte Veränderung wird es unserer Meinung nach durch den Einsatz von mobilen Endgeräten in Unternehmen geben. Dabei gibt es viele ungelöste Probleme. Besonders das Thema „BYOD – bring your own device“ sorgt bei Administratoren noch für besorgte Gesichter. Auch sind die Druckinfrastrukturen in Deutschland überwiegend noch nicht auf die Anbindung von mobilen Geräten vorbereitet und es mangelt an aktueller Hard- und Software. Aufgrund der vorhandenen und berechtigten Skepsis über die Datensicherheit von Cloud-Drittanbietern, dürfte es für viele Unternehmen auch in Zukunft ausgeschlossen sein, dass Druckjobs das Unternehmen verlassen und in der Cloud gespeichert, verwaltet und aufbereitet werden, um dann wieder an einen Unternehmensdrucker geschickt zu werden. Schließlich enthalten Druckjobs meist unternehmensrelevante oder personenbezogene Daten. Eine unternehmensinterne Cloud-Lösung wird daher für viele Unternehmen die erste Wahl sein. Man darf allerdings gespannt sein, wie schnell diese bereits vorhandene Technologie in der Praxis eingesetzt wird. Denn in Deutschland gibt es noch zahlreiche Druckin-frastrukturen, die im Grunde noch aus den 90ern stammen.
