Der Einkaufsleiter einer öffentlichen Einrichtung war überrascht: Er hatte bereits eine Ausschreibung für die Digitalisierung der Altaktenbestände initiiert – so, wie von der IT-Abteilung vorgeschlagen. „Am Besten einfach wegscannen“, hatte man ihm dort empfohlen. Dass die Digitalisierung etwa drei Mal so teuer wird, wie die physische Aufbewahrung der Akten über eine Laufzeit von zehn Jahren, hörte er im Gespräch mit Experten von Rhenus Office Systems zum ersten Mal. Und dass die einzelnen Akten seinen Mitarbeitern bei Bedarf aus dem Archiv heraus innerhalb kürzester Zeit in digitaler Form bereitgestellt werden können, war ein weiteres Aha-Erlebnis für den Einkaufsentscheider. Die Ausschreibung zur Digitalisierung wurde daher umgehend gestoppt.
Diese kleine, aber wahre Geschichte aus der Welt der Dokumentenlogistik erzählt Till-Martin Schuldt, Geschäftsführer von Rhenus Office Systems, gerne im Gespräch mit Neukunden, wenn er das Gesamtkonzept der Dienstleistung seines Unternehmens erklärt. „Natürlich digitalisieren wir die Dokumente gern“, ergänzt seine Kollegin Claudia Hobohm, „aber man muss im Vorfeld schon sehr genau analysieren, welche Lösungen überhaupt wirtschaftlich sinnvoll sind.“ Das Leistungsportfolio der Rhenus Office Systems umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes. Von der Ein- und Ausgangsbearbeitung in der Poststelle über die Digitalisierung und Archivierung bis hin zur Vernichtung können alle Leistungen aus einer Hand erledigt werden. Dabei wird auf die Beratung des Kunden im Vorfeld Wert gelegt. Zur weiteren Kerndienstleistung zählt auch die Personalgestellung für sämtliche kaufmännische Aktivitäten.
Vom Poststellenmitarbeiter bis hin zur Führungskraft decken qualifizierte Mitarbeiter sämtliche Anforderungen ab. Dazu zählen unter anderem die standardisierte Sachbearbeitung sowie die Unterstützung bei der Prozessoptimierung für die Kunden aus zahlreichen Branchen. Der Branchenfokus liegt dabei auf Banken, Sparkassen und Versicherungen sowie der öffentlichen Hand. Zwar ist das Outsourcing der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bei größeren Unternehmen bereits Alltag, aber in der öffentlichen Welt ist der Trend noch lange nicht angekommen. Und auch der vielzitierte demografische Wandel zwingt zum Umdenken: Alles was nicht Kernkompetenz eines Unternehmens ist, wird künftig vermehrt outgesourct. Dabei werden nicht mehr nur die klassischen Bereiche Poststelle, Scanstelle, Archiv etc. betrachtet, sondern zunehmend auch Sachbearbeitungstätigkeiten. Der Trend geht dahin, dass nicht mehr nur „Köpfe“ über Zeitarbeitsunternehmen gekauft werden, sondern komplette dokumentenbasierte Prozesse an spezialisierte Dienstleister vergeben werden. Ein Dienstleister muss zukünftig nicht nur geschultes Personal, sondern auch die entsprechende IT-Infrastruktur zur Anbindung an die Kundensysteme vorhalten.
Mit der Digitalisierung von Dokumenten können interne Prozesse optimiert und globalisiert werden. Denn aus elektronischen Abbildern können die relevanten Daten automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Die erstellten Image-Dateien können von mehreren Personen gleichzeitig betrachtet werden und fördern somit die Arbeitsteilung und Teamarbeit. Da ein Großteil der physischen Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden können, sinkt der Platzbedarf in den Archiven, Kosten können eingespart werden. Je nach Kundenanforderung wird ein auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenes Konzept entwickelt. Der Umgang mit streng vertraulichen und hochsensiblen Daten zählt zur Kernkompetenz von Rhenus Office Systems. Um den hohen Ansprüchen der Kunden gerecht zu werden, stattet der Dienstleister seine Hochsicherheitsarchive mit modernster Sicherheitstechnik aus und gewährleistet die konsequente Einhaltung des Datenschutzes.
Der Archivbetrieb sorgt durch standardisierte, IT-gestützte Arbeitsprozesse und Transparenz über die Archivbestände für schnelle Verfügbarkeit rund um die Uhr. Die sofortige Bereitstellung der einzelnen Dokumente erfolgt auf Wunsch durch Scan-On-Demand mit Anbindung an das Vorgangsbearbeitungssystemen und die elektronischen Akten des Kunden. Von der individuellen Einzellösung bis hin zu internationalen Großprojekten ist das Unternehmen in der Lage, neben allen Kundenanforderungen und gesetzlichen Bestimmungen auch branchenspezifische Richtlinien zur Sicherheit der Dokumente und Daten umzusetzen, so das Versprechen, das mit den erforderlichen Zertifizierungen einhergeht. Ein übergreifendes Projektmanagement ermöglicht die Realisierung der Kundenprojekte in einem europäischen Netz von Hochsicherheitsarchiven.
„Aktive Akte“
Die Dienstleistungen der Rhenus Office Systems im Bereich der Dokumentenlogistik wachsen zusammen: Der Kunde wolle nicht mehr nur Archivierung oder Digitalisierung oder Postverarbeitung, sondern eine Komplettlösung, so Till-Martin Schuldt. Ein wesentliches Thema sei, dass man zunehmend elektronische Akten und Vorgangssysteme einführe, jedoch zum Teil riesige Schriftgutarchive vorhalte. Die Digitalisierung dieser Archive ist teurer, als sie über einen langfristigen Zeitraum aufzubewahren. Deshalb hat Rhenus das Produkt „Aktive Akte“ kreiert: Aus dem Archiv heraus werden Akten oder Dokumente erst in dem Moment gescannt, in dem sie benötigt werden – mit Übergabe in die Kundensysteme innerhalb von Minuten. Vertrauliche Daten müssen vor den Blicken Unbefugter geschützt werden, auch am Ende des Lebenszyklus. Die Rhenus-Lösungen haben sich über Jahre in der Praxis bewährt und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen. Für das Einsammeln von nicht mehr benötigten Papieren, Festplatten, DVDs, CDs, Mikrofilmen etc. stellt das Unternehmen seinen Kunden besonders gesicherte Spezialbehälter zur Verfügung. Die Vernichtung von Akten und Datenträgern kann dann mit mobilen Schredderfahrzeugen, und dahin geht der Trend, auf dem Gelände des Kunden oder aber in einer der stationären Sicherheitsanlagen erfolgen.
