Insgesamt ist der Fortschritt bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse bescheiden: Während jedes neunte Unternehmen sich hierbei an der Spitze sieht und ein Drittel sich als Vorreiter wahrnimmt, versteht sich immer noch knapp die Hälfte als Nachzügler. 1 Prozent der Unternehmen gibt sogar an, den Anschluss bei der Digitalisierung verpasst zu haben.
„Deutsche Unternehmen müssen die Digitalisierung jetzt konsequent vorantreiben, von der Planung in die Umsetzung übergehen und in digitale Kompetenzen und Infrastruktur investieren – nur so sichern sie ihre Zukunftsfähigkeit”, sagt Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom.
Nachhaltigkeit und Einsparungen
Der Grund, warum der Schritt von analog zu digital vollzogen wird, ist in fast alle Unternehmen, um nachhaltiger zu werden (94 Prozent). 9 von 10 möchten auf diese Weise Kosten sparen. Drei Viertel haben das Ziel, effizienter und transparenter zu arbeiten, fast ebenso viele wollen ihre Beschäftigten durch Digitalisierungsmaßnahmen entlasten. Digitalisierung steigert aber auch Kundennähe und Wettbewerbsfähigkeit: Knapp 9 von 10 Unternehmen wollen durch die Digitalisierung den Anforderungen ihrer Kundinnen und Kunden besser gerecht werden, 85 Prozent möchten ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder steigern. Außerdem nutzen je rund 7 von 10 Unternehmen die Digitalisierung, um sich gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren oder dem Fachkräftemangel zu begegnen. 82 Prozent der Unternehmen setzen aber auch schlichtweg gesetzliche Vorgaben um.
Ob die Potenziale der Digitalisierung tatsächlich ausgeschöpft werden, hängt dabei maßgeblich von der Führungsriege ab. Lediglich 58 Prozent der Unternehmen sind der Meinung, ihr Management verfüge über die nötige Digitalkompetenz, um die Digitalisierung voranzutreiben.
Messenger und Portale zur Kommunikation
Auch mit Blick auf die Kommunikationswege geht der Trend weg vom Papier. Nur noch etwas über ein Drittel der Unternehmen nutzt sehr häufig oder häufig Briefpost, beim Fax trifft dies nur noch auf ein knappes Fünftel zu. Wie schon im Vorjahr nutzt dagegen praktisch jedes Unternehmen sehr häufig oder häufig E-Mails (100 Prozent), ebenfalls fast alle kommunizieren regelmäßig per Smartphone (94 Prozent). Fast gleichauf befindet sich noch das klassische Festnetztelefon (93 Prozent), gefolgt von Videokonferenzen, die inzwischen von zwei Dritteln der Unternehmen regelmäßig genutzt werden.
Vor allem Messenger-Dienste haben an Beliebtheit gewonnen: Sie werden ebenfalls von zwei Dritteln sehr häufig oder häufig für die interne oder externe Kommunikation eingesetzt. Außerdem im Kommen sind Kunden- oder Mitarbeiter-Portale mit 53 Prozent. Etwa die Hälfte der Unternehmen setzt zudem regelmäßig Textchats beziehungsweise Kollaborationstools ein, gefolgt von den sozialen Medien, die über ein Drittel sehr häufig oder häufig zur Kommunikation nutzt.
KI-Einsatz erfolgt zögerlich
Relativ neu ist der Einsatz Künstlicher Intelligenz, zum Beispiel in Chatbots. 6 von 10 Unternehmen haben die Vorteile eines solchen Chatbots bereits erkannt. Insbesondere in der Kundenkommunikation werden sie als vielversprechend angesehen: Die Hälfte deutscher Unternehmen ist überzeugt, dass KI-Chatbots in Zukunft einen Großteil dieser Kommunikation übernehmen werden. In der Realität sind sie bisher allerdings nur vereinzelt angekommen: Erst jedes achte Unternehmen hat einen solchen für Kunden- oder Mitarbeiterservice im Einsatz.
Bei der Auswahl von KI-Chatbots legen die Unternehmen Wert auf das Herkunftsland: 9 von 10 Unternehmen, die einen Chatbot anbieten, achten darauf, aus welchem Land die Technologie stammt – und damit darauf, wie vertrauenswürdig die Anwendung ist. 60 Prozent machen sich mit Blick auf die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse derweil Sorgen um die Abhängigkeit von Technologien aus dem Ausland.
Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz können den Arbeitsalltag erleichtern: Fast zwei Drittel der Unternehmen glauben, dass KI helfen wird, ihre Beschäftigten bei Routineaufgaben in Geschäfts- und Verwaltungsprozessen zu entlasten – und auch die Produktivität in diesem Kontext wird durch den KI-Einsatz deutlich gesteigert, sagen 44 Prozent der Unternehmen.
Am weitesten verbreitet sind KI-Lösungen bisher für die automatisierte Verarbeitung von E-Mails. Zu diesem Zweck kommen sie in jedem fünften Unternehmen zum Einsatz. Zur automatischen Erkennung von Fehlern in der Buchhaltung wird KI in jedem sechsten Unternehmen eingesetzt. Jeweils 11 Prozent machen sich die Technologie zunutze, um Termine intelligent zu verwalten oder um Unternehmenssoftware wie ERP- oder CRM-Systeme zu optimieren. Bei 6 Prozent unterstützt KI in der Erstellung von Präsentationen, 3 Prozent nutzen sie zur Generierung automatischer Meeting-Protokolle. Bei der Programmierung oder in der Prozessoptimierung mittels Predictive Analytics ist der KI-Einsatz hingegen noch kaum verbreitet – in diesen Bereichen findet sie lediglich bei je 2 Prozent Anwendung.
Für die eher zögerliche Annahme der Künstlichen Intelligenz in den deutschen Büros gibt es verschiedene Gründe. So stößt die Technologie auf Widerstand in der Belegschaft: Gut die Hälfte der Unternehmen nimmt seine Beschäftigten einem KI-Einsatz gegenüber als skeptisch wahr. Drei Viertel warten zudem erst einmal ab, welche Erfahrungen andere dabei machen. Darüber hinaus wird auch der erwartete Nutzen kritisch gesehen: Die Hälfte glaubt, der Einsatz von KI in den Geschäfts- und Verwaltungsprozessen lohne sich nicht.
„Abwarten ist bei einer Technologie wie der Künstlichen Intelligenz die falsche Strategie – wer zu spät einsteigt, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Unternehmen müssen jetzt anfangen, KI-Lösungen einzuführen und Mitarbeitende entsprechend auszubilden“, so Rohleder. „Auch mit Blick auf die Digitalisierung im Allgemeinen ist es unerlässlich, schnell aufzuholen: Unternehmen sollten ihre Abläufe systematisch auf Einsatzmöglichkeiten für digitale Anwendungen überprüfen. Nach dem Prinzip ‚Digital First‘ gilt es, für neue Prozesse direkt digitale Lösungen einzuführen – und auf allen Ebenen die Akzeptanz und Kompetenz zu fördern, um entsprechende Technologien sinnvoll zu nutzen.“
