77 Prozent der deutschen Unternehmen glauben, Rechnungen ordnungsgemäß verarbeiten zu können. Doch bei rechtlichen und formalen Vorgaben offenbaren sie gefährliches Halbwissen. Befragt wurden 150 Finanzentscheidern in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.
Diese Ergebnisse zeigen nicht nur, dass mittelständische und große Unternehmen massiven Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung haben. Unternehmen bewegen sich zudem rechtlich auf dünnem Eis: Sie kommen Compliance-Richtlinien wie etwa der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungsdaten oder Datenschutzvorgaben nicht nach.
E-Invoicing ist mehr als nur PDF-Dateien verschicken
Mehr als jedes dritte deutsche Unternehmen (39 Prozent) gab an, E-Rechnungen zu verschicken – oder zumindest das, was man dort für eine elektronische Rechnung hält. Denn E-Invoicing bedeutet für 68 Prozent, Rechnungen anstatt per Post als PDF per E-Mail zu versenden. Weitere 21 Prozent wissen nicht, ob eine einfache PDF-Datei eine E-Rechnung ist. Somit wissen 89 Prozent nicht genau, was E-Invoicing ist. Allerdings glauben 88 Prozent der Befragten zu wissen, was E-Rechnungen sind. Nur etwa jedes zehnte Unternehmen (12 Prozent) gab zu, den Begriff E-Invoicing nicht zu kennen. Damit zeigen die Ergebnisse: Unternehmen haben keine Ahnung von E-Invoicing. Denn ein simples PDF ohne hinterlegte oder parallel verschickte strukturierte Rechnungsdaten ist keine elektronische Rechnung. Zu elektronischen Rechnungsformaten zählen etwa die XRechnung oder das XML-Format, da diese Formate eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleisten.
Weiterhin gab jeder zweite (53 Prozent) vermeintliche E-Invoicing-Nutzer an, Rechnungen noch händisch in Papierform freizuzeichnen. Dies ist jedoch bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung nicht mehr nötig. "Die Ergebnisse zeigen, dass Finanzentscheider ihre digitale Kompetenz leider völlig falsch einschätzen. Sie glauben zu wissen, was E-Rechnungen sind, halten aber gleichzeitig ein reines PDF für ein elektronisches Format. Somit denken sie, bereits digital unterwegs zu sein, sind es aber nicht. Unternehmen, die tatsächlich E-Invoicing einsetzen, sollten auf der Hut sein: Wer technische Anforderungen und zugelassene Formate von E-Invoicing nicht kennt, kann E-Rechnungen auch nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Die Finanzabteilung macht sich so ganz schnell rechtlich angreifbar. Wer nicht weiß, welche Formalitäten eine E-Rechnung erfüllen muss, sollte sich besser heute als morgen weiterbilden – oder einen Fachmann fragen", warnt Marcus Laube, CEO von crossinx.
"Denn vor allem bei den Finanzämtern wird im Rahmen der Umsatzsteuerprüfung der Rechnungsprozess stark hinterfragt." Für Rechnungsdaten gelten Aufbewahrungspflichten und Datenschutz-Gesetze. Compliance sollte also ein fester Bestandteil bei der Rechnungsverarbeitung sein. Allerdings gibt es dazu in deutschen Unternehmen viele Wissenslücken. So geht etwa jedes fünfte Unternehmen (23 Prozent) davon aus, elektronische Rechnungen nicht unmittelbar nach Erhalt digital archivieren zu müssen. Und fast jeder dritte (30 Prozent) sichert seine Rechnungsdaten nicht mit einem Backup oder weiß nicht, ob er das tut. Hier droht ein Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Denn Rechnungen müssen nach Erhalt 10 Jahre lang digital und revisionssicher archiviert werden und auf Nachfrage vorzeigbar sein. Nur knapp die Hälfte (48 Prozent) weiß außerdem, dass nicht ein und dieselbe Person für das Anlegen von Kreditoren im Rechnungssystem sowie die Prüfung, Freigabe und Zahlung von Rechnungen zuständig sein darf. Auf Basis dieser Vorschriften soll Veruntreuung von Geldern verhindert werden. Die Verantwortlichkeiten für das Anlegen von Kreditoren und die Rechnungsfreigabe müssen dementsprechend streng getrennt und jeder Vorgang genau dokumentiert werden. Jeder fünfte verstößt zudem gegen Datenschutzrichtlinien. 19 Prozent glauben nicht, dass Daten zu Lieferanten, bezogenen Waren und vereinbarte Zahlungsbedingungen dem Schutz von Mitarbeiterdaten gleichgestellt sind. Weitere 10 Prozent wissen es nicht. Allerdings greift auch hier das Bundesdatenschutzgesetz, da Rechnungen personenbezogene und sensible Daten enthalten.
Rechnungen werden manuell und teilweise nicht ordnungsgemäß verarbeitet
Es sind die Finanzentscheider, die im Unternehmen sicherstellen sollen, dass alle Finanzprozesse einwandfrei und rechtskonform ablaufen. Um ihrer Funktion gerecht zu werden, fehlt es jedoch oft am nötigen Fachwissen. 9 Prozent der befragten Finanzentscheider gaben zu, nicht alle berufs- und standesrechtlichen Vorschriften, Normen und Pflichten in Bezug auf ordnungsgemäße Rechnungsverarbeitung zu befolgen. Die eine Hälfte derjenigen tut dies, obwohl sie die Vorschriften kennt und die andere, weil sie keinen Überblick über alle Regelungen hat. Weitere 11 Prozent wiederum haben keine Ahnung, ob Rechnungen ordnungsgemäß verarbeitet werden oder nicht. Jeder fünfte Finanzverantwortliche (22 Prozent) hat keinen etablierten Prozess eingeführt oder weiß nicht, ob es in seinem Unternehmen einen solchen gibt.
Dabei ist die Verfahrensdokumentation, in der diese Prozesse beschrieben werden müssen, ein wichtiger Bestandteil der Prüfung durch die Finanzämter. Anstatt Bürokratie abzubauen, setzen Mittelständler meist noch immer auf manuelle Prozesse. So lassen 58 Prozent die Rechnungen regelmäßig in Papierform in einer Umlaufmappe von zuständigen Mitarbeitern händisch freizeichnen.
