Optimierte Dokumenten- und Zeiterfassungsprozesse
Im Zuge des Projekts hat KCT an drei Standorten des IHK BIZ – in Dessau-Roßlau, Halle (Saale) und Weißenfels – insgesamt fünf bestehende Multifunktionssysteme durch die modernen A3-MFPs „2508ci“ ersetzt. Da auf allen Geräten „UTAX Zeitblick“ installiert ist, können die rund 40 Mitarbeitenden mit den Systemen künftig nicht nur drucken, kopieren und scannen, sondern auch ihre Arbeitszeit sicher und digital erfassen.
Mit der Lösung individualisiert das IHK BIZ darüber hinaus zusätzliche Arbeitsprozesse. Auf Wunsch wurden beispielsweise Urlaubsanträge als durchsuchbare PDF-Dokumente integriert. Die Anträge können so direkt in das eigene Dokumentenmanagementsystem hochgeladen und durchsuchbar abgelegt werden. „Heute haben wir alle relevanten Daten im Dashboard der Lösung jederzeit im Blick. Unsere Mitarbeiter wissen sofort, wie viele Stunden sie gearbeitet haben oder wie viel Urlaub noch offen ist. Das schafft Transparenz. Mit der neuen Zeiterfassung haben wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht“, so der Geschäftsführer des IHK BIZ. Um hybride Arbeitsweisen zu unterstützen, lässt sich „UTAX Zeitblick“ auch als cloudbasierte Lösung via Browser im Homeoffice oder unterwegs am Smartphone nutzen. Unabhängig davon, auf welchem Weg die gesetzeskonforme Arbeitszeitdokumentation genutzt wird, sie erfolgt stets bei höchster Sicherheit: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, sodass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Sichere Dokumentenprozesse
Neben der neuen Zeiterfassung hat das IHK BIZ auch „aQrate“ von Utax im Einsatz. Mit der Softwarelösung lassen sich Scan-, Kopier- und Druckprozesse im gesamten Unternehmen effizienter überwachen und steuern. Über die Follow-Me-Print-Funktion stellt „aQrate“ sicher, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Steffen Klemm, Vertriebsmitarbeiter bei KCT Systemhaus, erklärt: „Der Ausdruck erfolgt erst, nachdem sich die User per Transponder am MFP authentifiziert haben. So wird sichergestellt, dass Ausdrucke nicht ungeschützt im Ausgabefach liegen.“ Darüber hinaus nutzt die IHK BIZ die „aQrate“-Funktion „Scan-to-me“, die analoge Dokumente direkt nach dem Scanvorgang am MFP an das persönliche Postfach des jeweiligen Nutzers sendet. Zudem verfügt „aQrate“ über ein integriertes Controlling, das in umfangreichen Reports eine Übersicht über die Druckkosten liefert und so Einsparpotenziale identifiziert und Ressourcen besser auslastet.
Das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau zeigt sich rundum zufrieden: „Die Etablierung der neuen Zeiterfassungs- und Dokumentenprozesse hat einwandfrei geklappt. Qualität bedeutet für mich, wenn meine Erwartungen erfüllt werden. Das war bei diesem Projekt absolut der Fall“, resümiert Michael Schrodke.
Auch bei Utax zieht man ein positives Fazit: „Für uns ist das Beispiel eine Blaupause für ein erfolgreiches Fachhandelsprojekt“, sagt Markus Müller, Vertriebsleiter Utax Consulting & Solution Experts. „Unser Partner KCT hat das Bedürfnis seines Bestandskunden im engen Dialog erkannt und eine passende Lösung vermittelt. ‚UTAX Zeitblick‘ ist genau für solche Szenarien gedacht. Eine kosteneffiziente und sichere Lösung für kleine wie mittelständische Unternehmen, die ein echtes Bedürfnis im Markt adressiert, unkompliziert implementierbar ist und sich je nach Bedarf individualisieren lässt. So etabliert man effektive IT-Prozesse im Mittelstand“, sagt Müller.
