Die cloudbasierte Lösung „Kyocera Workflow Manager Cloud“ ist speziell auf die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen zugeschnitten, die ihr Dokumentenmanagement ohne aufwändige IT-Implementierungen oder Schulungen digitalisieren möchten. Praxiserprobte Workflows sind sofort einsatzbereit und können individuell an die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen, wie beispielsweise Buchhaltung, Einkauf oder Verwaltung, angepasst werden. „Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können Teams vom ersten Tag an produktiv mit der Lösung arbeiten“, hebt man bei Kyocera besonders hervor.
Mit der Lösung greifen Nutzer überall und jederzeit über den Web-Browser auf ihre Dokumente zu. Die mandantenfähige Architektur trennt Abteilungen, Standorte und externe Partner klar voneinander und die rechtskonforme Archivierung erfolgt nach hohen Sicherheitsstandards. Die Daten werden innerhalb der Europäischen Union gehostet, erfüllen die Anforderungen der DSGVO und sollen höchste Datensicherheit sowie transparente Nachvollziehbarkeit garantieren.
KI-gestützte Archiv- und Suchfunktionen für optimale Prozesse
Die Lösung basiert auf der „yuuvis Momentum“-Plattform von Optimal Systems und bietet eine Vielzahl an Funktionen für effizientere Prozesse. Eine benutzerfreundliche Archiv- und Suchfunktion mit KI-gestützter Verschlagwortung und Volltextsuche ermöglicht die einfache Wiederauffindbarkeit von Inhalten.
Die „Invoice App“ ermöglicht es Buchhaltung, Einkauf und Freigabeverantwortlichen, Eingangsrechnungen strukturiert zu erfassen, zu prüfen und freizugeben – ohne Papier und Medienbrüche. Rechnungen werden zentral über eine dedizierte E-Mail-Adresse empfangen – egal ob als PDF, Scan oder elektronische Rechnung. Elektronische Rechnungen werden automatisch so aufbereitet, dass sie direkt in einem menschenlesbaren Layout angezeigt werden und weiterverarbeitet werden können.
Der Prüf- und Freigabeprozess wird manuell gestartet – entweder durch die Buchhaltung oder durch definierte Prozessverantwortliche. Dabei lassen sich auch mehrstufige Freigaben und individuelle Abläufe abbilden. Durch offene Schnittstellen kann der „Kyocera Workflow Manager Cloud“ nahtlos in bestehende ERP-, CRM und Buchhaltungssysteme integriert werden, um durchgängige Prozesse sicherzustellen.
„Unsere cloudbasierte DMS-Plattform ermöglicht eine schnelle Einführung ohne lokale Installationen“, betont Marcus Winkler, Business Development Manager bei Kyocera Document Solutions Deutschland. „Durch die skalierbare Cloud-Infrastruktur gewährleisten wir eine hohe Verfügbarkeit und zuverlässigen Zugriff. Die einfache Integration in bestehende Systeme sorgt dafür, dass unsere Kunden sofort von den Vorteilen profitieren können.“