Sobald Unternehmen, Behörden oder Organisationen neue Büroflächen planen oder bestehende Arbeitsumgebungen modernisieren, müssen sie auch die sichere Vernichtung vertraulicher Informationen berücksichtigen.
Denn obwohl die Digitalisierung voranschreitet, spielen Papierdokumente in vielen Arbeitsbereichen nach wie vor eine Rolle. Verträge, Personalakten, Kundendaten oder interne Berichte enthalten oftmals sensible Informationen, deren unsachgemäße Entsorgung erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Folgen haben kann. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen und öffentliche Einrichtungen dazu, personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies gilt ausdrücklich auch für Dokumente, die nicht mehr benötigt werden.
Werden vertrauliche Unterlagen lediglich im Papierkorb entsorgt oder offen gesammelt, entsteht ein vermeidbares Sicherheitsrisiko. Aus diesem Grund sollte die DSGVO-konforme Aktenvernichtung bereits in der Planungsphase von Gebäuden und Bürokonzepten berücksichtigt werden. Ähnlich wie Drucker, Netzwerktechnik oder Archivflächen gehört auch die sichere Entsorgung von Dokumenten zu einer funktionierenden Infrastruktur. Wo entstehen also sensible Daten und wie können diese möglichst sicher und effizient vernichtet werden? Ein wirksames Datenschutzkonzept setzt auf Lösungen, die sich an den tatsächlichen Arbeitsprozessen orientieren. Unterschiedliche Arbeitsbereiche erfordern unterschiedliche Strategien.
In vielen Großraumbüros verarbeiten Mitarbeitende täglich personenbezogene oder vertrauliche Informationen. Hier empfiehlt es sich, Aktenvernichter direkt am Arbeitsplatz oder in unmittelbarer Nähe zu platzieren. Der Vorteil: Dokumente können unmittelbar nach ihrer Nutzung vernichtet werden, ohne dass sie zunächst gesammelt oder über längere Wege transportiert werden müssen. Für größere Büroeinheiten oder ganze Etagen können dagegen zentrale Aktenvernichtungspunkte sinnvoll sein. Leistungsstarke Geräte erlauben die effiziente Vernichtung größerer Dokumentenmengen und eignen sich insbesondere für Abteilungen mit hohem Papieraufkommen, beispielsweise in Personalwesen, Buchhaltung oder Verwaltung.
Spezialsysteme für größere Dokumentenmengen
Neben klassischen Büroarbeitsplätzen müssen bei der Planung auch Bereiche berücksichtigt werden, in denen regelmäßig größere Dokumentenmengen anfallen. Dazu zählen etwa zentrale Registraturen, Archive, Verwaltungsabteilungen, Krankenhäuser, Versicherungen oder öffentliche Einrichtungen. Gerade bei Archivbereinigungen, der Auflösung von Aktenbeständen oder der regelmäßigen Vernichtung gesetzlich abgelaufener Unterlagen entstehen häufig Papiermengen, die mit herkömmlichen Büroaktenvernichtern nur mit erheblichem Zeitaufwand bewältigt werden können.
Für diese Anforderungen bietet HSM ein breites Portfolio an leistungsstarken Großmengenaktenvernichtern. Die Systeme sind für die kontinuierliche Verarbeitung großer Papiermengen ausgelegt und ermöglichen eine wirtschaftliche, sichere und DSGVO-konforme Vernichtung auch umfangreicher Aktenbestände. Je nach Anwendungsfall können dabei ganze Aktenordner inklusive Heft- und Büroklammern verarbeitet werden. Die optimale Lösung entsteht häufig durch die Kombination aus Arbeitsplatzgeräten, zentralen Aktenvernichtern für Abteilungen sowie leistungsstarken Großmengenlösungen für Archive und zentrale Vernichtungsstellen. Während besonders sensible Unterlagen direkt am Arbeitsplatz vernichtet werden, übernehmen zentrale Systeme die Verarbeitung größerer Mengen alltäglicher Dokumente.
Sicherheitsstufen als Grundlage für den Datenschutz
Ein wichtiger Bestandteil jeder Planung ist die Auswahl der richtigen Sicherheitsstufe. Denn nicht jedes Dokument erfordert denselben Schutz. Die internationale Norm DIN 66399 definiert verschiedene Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Papierdokumenten. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner werden die Partikel und desto schwieriger ist eine Rekonstruktion der Informationen. Für allgemeine Büroanwendungen reichen häufig mittlere Sicherheitsstufen von P-4 oder P-5 aus. Werden jedoch personenbezogene Daten, vertrauliche Geschäftsunterlagen oder sensible Kundendaten verarbeitet, kommen in der Regel höhere Sicherheitsstufen von P-6 oder P-7 für Papier zum Einsatz.
Besonders hohe Anforderungen bestehen bei Behörden, sicherheitsrelevanten Einrichtungen, Forschungseinrichtungen oder im militärischen Umfeld. Hier werden oftmals Dokumente verarbeitet, deren Offenlegung erhebliche Folgen für die öffentliche Sicherheit, die nationale Verteidigung oder den Schutz kritischer Informationen haben könnte. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Vernichtung. Für Anwendungen mit maximalen Sicherheitsanforderungen bietet HSM spezielle Lösungen zur Dokumentenvernichtung. Mit dem HSM P-7 Highest Security Cut steht eine Technologie zur Verfügung, die speziell für die Vernichtung hochvertraulicher Unterlagen entwickelt wurde. Die Geräte zerkleinern Dokumente in extrem kleine Partikel (1 x 2 mm) und gehen dabei sogar über die Anforderungen der Norm hinaus. Die entstehenden Partikel sind nochmals rund 60 Prozent kleiner, als es die Sicherheitsstufe P-7 der DIN 66399 fordert. Dadurch wird die Möglichkeit einer Rekonstruktion auf ein absolutes Minimum reduziert. Für Planer und Verantwortliche bedeutet dies, dass bereits während der Gebäude- und Flächenplanung geklärt werden sollte, welche Sicherheitsanforderungen die jeweiligen Nutzer tatsächlich benötigen. Nur so lassen sich geeignete Vernichtungslösungen von Anfang an sinnvoll in das Raumkonzept integrieren.
