Die „BCT Essentials“-Plattform erkennt sämtliche Rechnungsformate direkt im Posteingang und verarbeitet sie automatisiert. Alle geschäftsrelevanten Informationen werden in Echtzeit an die richtige Stelle im DMS, ERP oder einer Fibu-Lösung weitergeleitet. „Unsere Lösung erstellt darüber hinaus aus jeder eintreffenden XRechnung eine PDF-Datei zur internen Ablage, die bei Bedarf in Augenschein genommen werden kann“, erklärt Khaled Daftari, Partnermanager EMEA bei BCT. Auch eine automatisierte Kontrolle der Rechnung ist möglich: Dazu gleicht die Software die erfassten Daten mit den Bestellinformationen ab und weist auf etwaige Abweichungen hin. Selbst das Erstellen von E-Rechnungen wird mit der „Essentials“-Plattform zum Kinderspiel: Mit wenigen Klicks kann aus den Informationen des vorhandenen Systems eine digitale Rechnung im rechtssicheren Format generiert werden, die sofort versandfertig ist.
Für viele Unternehmen in Deutschland ist diese Umstellung der erste Schritt in Richtung digitale Arbeitswelt – und eine Chance, auch über das Rechnungswesen hinaus Geschäftsprozesse erfolgreich zu digitalisieren. „Neben echten digitalen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD lassen sich auch alle anderen Dokumente automatisiert auslesen und weiterverarbeiten,“ erklärt Khaled Daftari. „Das geht sogar, wenn sie per E-Mail als PDF oder auf Papier eintreffen.“
Fast hundert Prozent Erkennungsrate
Bestellungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, aber auch Bescheide, Frachtpapiere, Zertifikate und viele weitere Geschäftsunterlagen werden von der intelligenten „BCT Essentials“-Plattform ebenfalls bereits im Posteingang erkannt, klassifiziert und weiterverarbeitet. Auch hier werden sämtliche geschäftsrelevante Informationen wie etwa Aktenzeichen, einzelne Positionen, Artikel und Beträge automatisiert an die richtige Stelle im Kundensystem übertragen.
Nahezu perfekte Ergebnisse erzielt BCT Deutschland mit der Kombination aus künstlicher Intelligenz und menschlichem Know-how. Daftari erklärt, dass die KI bereits per Schwarmintelligenz mit den gängigen Dokumenten-Layouts sämtlicher Branchen vertraut sei. „Kommt es dennoch vor, dass ein Detail nicht erfasst wird, greifen unsere Consultants ein, ohne dass der Kunde selbst aktiv werden muss.“ Dieser Full Service soll zu einer steten Optimierung der KI und einer Erkennungsrate von nahezu einhundert Prozent für alle Cloud-Nutzer führen. Auch für die On-Premises-Anwendung wird die KI der Lösung fortwährend weiterentwickelt.
„BCT Essentials“ wird ausschließlich über Channelpartner aus dem ECM-, ERP- oder Systemhausbereich vertrieben. Diese binden die Funktionen der Plattform als Black-Box-Lösung im Hintergrund der Kundensysteme ein. Das bedeutet, dass den Anwendenden die gewohnte Arbeitsumgebung bei aller Automatisierung erhalten bleibt.
Nachgefragt …
... bei Khaled Daftari, Partnermanager EMEA bei BCT Deutschland
Herr Daftari, was sind die Vorteile einer intelligenten Dokumentenverarbeitung?
Ganz konkret hilft sie beim Bürokratieabbau, indem sie Vorgänge standardisiert, automatisiert und damit schlicht vereinfacht. Sie ist umweltbewusst, schont personelle Ressourcen und beschleunigt Prozesse. Nicht zu unterschätzen ist auch die Verbesserung der Datenqualität, da Fehler durch manuelle Übertragung entfallen. Aktuell kosten Datenfehler Unternehmen weltweit jährlich 600 Milliarden US-Dollar.
Welche sind für Unternehmen die sinnvollen Folgeschritte nach der Einführung der E-Rechnung?
Welche Dokumente haben Sie da im Sinn?
Aktuell erhalten wir viele Kundenanfragen aus den Bereichen Supply Chain und Beschaffung – Speditionen etwa verwalten mit Bestellungen, Frachtpapieren, Zertifikaten, Inventarlisten und Zolldokumenten eine Vielzahl unstrukturierter Dokumente aus der ganzen Welt. Grundsätzlich kann unsere Lösung ganz individuell für jedes Unternehmen in jeder Branche aus jeder Art von Dokument die Informationen bereitstellen, die es benötigt.