Administrative Aufgaben als Produktivitätsbremse
Mehr als ein Viertel der Büroangestellten (27 %) gibt in der Studie an, einen Großteil des Arbeitstags mit administrativen Aufgaben außerhalb der eigentlichen Tätigkeit zu verbringen. Entscheidungsträger bewerten die Situation noch kritischer: 35 % von ihnen gehen davon aus, dass ihre Mitarbeitenden den überwiegenden Teil des Tages mit Verwaltungstätigkeiten beschäftigt sind. Im Durchschnitt wenden Beschäftigte rund 16 Stunden pro Woche für fünf zentrale Aufgaben auf, darunter Dokumenten- und Dateiverwaltung, manuelle Prozessschritte, Freigaben, Informationssuche und Posteingangsverwaltung. Damit gehen etwa zwei Arbeitstage pro Woche für Routineaufgaben verloren. Entsprechend geben nur 42 % an, den Großteil ihrer Arbeitszeit tatsächlich für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen zu können.
Risiken für Compliance und Betriebssicherheit
Die Folgen ineffizienter Prozesse beschränken sich nicht auf Produktivitätseinbußen. Auch Compliance- und Betriebsrisiken nehmen zu. 61 % der Entscheidungsträger und 45 % der Büroangestellten berichten, in den vergangenen fünf Jahren schwerwiegende Fehler durch veraltete oder falsche Informationen erlebt oder beinahe verursacht zu haben. Zusätzlich geben 59 % der Entscheidungsträger an, dass ihr Unternehmen einen Daten- oder Compliance-Verstoß im Zusammenhang mit schlecht verwalteten oder fehlenden Dokumenten erlebt oder knapp vermieden hat.
Außerdem belasten alltägliche administrative Hürden die Mitarbeitenden. Besonders häufig genannt werden die wiederholte Eingabe identischer Informationen in unterschiedliche Systeme (42 %), überfüllte Posteingänge (38 %), die zeitintensive Suche nach Dateien (32 %) sowie die manuelle Aktualisierung von Reports (30 %). Diese Aufgaben wirken sich spürbar auf Motivation und Leistungsfähigkeit aus: Ein Viertel der Befragten sieht die eigene Produktivität eingeschränkt, 22 % berichten von nachlassender Kreativität.
Problem erkannt, aber es bleibt die Umsetzungslücke
Für Unternehmen sind Zeiträuber im Büro nichts Neues. Im Unterschied zu früher stehen heute jedoch zahlreiche digitale Lösungen zur Automatisierung von Prozessen zur Verfügung. Dennoch klafft eine deutliche Lücke zwischen erkanntem Handlungsbedarf und tatsächlicher Umsetzung. Mitarbeitende erwarten mehr Freude an der Arbeit, höhere Wertschöpfung, schnellere Projektabschlüsse und fundiertere Entscheidungen. In der Praxis bleibt diese Erwartung jedoch häufig unerfüllt: Nur 24 % der Beschäftigten glauben, dass ihr Arbeitgeber aktiv administrative Tätigkeiten reduziert – obwohl 65 % der Entscheidungsträger angeben, dass neue Tools Prozesse bereits vereinfacht haben. Besonders großes Potenzial sehen Unternehmen in Automatisierungslösungen, die sich wiederholende, manuelle Aufgaben konsequent eliminieren.
Effiziente Prozesse und intelligente Automatisierung sind kein Selbstzweck. Sie schaffen Freiräume für Innovation, Qualität und nachhaltiges Wachstum. Unternehmen, die ihre Dokumenten- und Informationsflüsse ganzheitlich betrachten, steigern ihre Produktivität und stärken langfristig die Wettbewerbsfähigkeit. Gemeinsam mit einem Technologiepartner wie Ricoh lassen sich Prozesse und Workflows neu denken und gezielt optimieren. Mit den innovativen Lösungen von Ricoh gewinnen Mitarbeitende Zeit und können sich wieder auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
