Auch wenn es in Deutschland keine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt: Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Dokumente im Personalressort digital vorgehalten werden. Seit dem 1. Januar 2022 bereit müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen digital aufbewahren – beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, Nachweise zur Versicherungspflicht oder die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Das regelt die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags – kurz Beitragsverfahrensverordnung – BVV.
Firmen können allerdings, nach dem Einreichen eines Antrags beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung, eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 beantragen. Spätestens danach müssen die Unterlagen aber digital vorgehalten werden. Trotz anstehender Verpflichtungen und obwohl der Mehrwert der Digitalisierung mittlerweile größtenteils erkannt wird, hapert es vielerorts trotzdem weiter an der Umsetzung.
Personalverantwortliche bearbeiten Verträge und Dokumente auch heute noch oft in Papierform. Gibt es digitale Dokumente, werden diese nicht selten mühsam durch händische Eingaben ausgefüllt. Dies bestätigt auch eine Benchmarking-Studie der Universität Mannheim und der Hochschule RheinMain, die zu dem Ergebnis kommt, dass über 86 Prozent der befragten Unternehmen die Relevanz digitaler HR-Technologien zwar als „hoch“ oder „sehr hoch“ einstuft, der HR-Digitalisierungsgrad sich in den letzten Jahren aber kaum verändert hat. Die Digitalisierung stagniert und wird nur selten strategisch angegangen. Dabei lässt sich der Einstieg mittels ECM-Lösungen, wie der digitalen Personalakte, sehr strukturiert und effizient gestalten – auch während des Tagesgeschäfts. Bei der Umsetzung können erfahrene Partner wie TA Triumph-Adler unterstützen.
Digitale Personalakte: Erst digitalisieren, dann profitieren
Hat eine Firma bisher mit papierbasierten Personalakten gearbeitet, gilt es, in einem ersten Schritt die Dokumente konsequent zu digitalisieren, was gerade in größeren Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung darstellen kann. An diesem Punkt sollten Firmen auf spezialisierte Dienstleister setzen, die „Scan on Demand“ auch für große Aktenbestände anbieten. Die Dokumentenspezialisten kümmern sich um die Abholung der Dokumentenbestände und sorgen für deren Überführung in ein digitales Archiv.
Papierdokumente, die neu in der Personalabteilung landen, werden am Multifunktionssystem (MFP) eingescannt und direkt ins ECM-System überführt. Dabei leistet eine praktische Funktion von modernen MFPs gute Dienste: Die Rede ist von Optical Character Recognition (OCR). Damit werden gedruckte Buchstaben oder Bilder in computerlesbare Dokumente überführt. Kundinnen und Kunden erhalten diesen Service von TA Triumph-Adler aus einer Hand: die Digitalisierung großer Dokumentenbestände – mit den Partnern Lager 3000 und Alos – sowie die anschließende Einführung der digitalen Personalakte via ECM.
Sobald die Dokumente digital vorliegen, kann die Lösung ihre Vorteile voll ausspielen: Als Modul innerhalb eines ECM-Systems werden über die digitale Personalakte auch die Geschäftsprozesse bei der Bearbeitung von Dokumenten digitalisiert. Dies erlaubt bei den angebotenen Lösungen von TA Triumph-Adler unter anderem eine zentrale Dokumentenverwaltung mit individueller Registerstruktur, ein automatisiertes Management von Wiedervorlagen oder dem Reporting und die Volltextsuche. Darüber hinaus können Unternehmen über zusätzliche Features wie ein Pflichtdokumenten-Monitoring (zum Beispiel für Arbeitsverträge), eine automatische Ablage der Dokumente mit Barcode-Integration oder eine Zugriff- und Leseerlaubnis nach Berechtigungsschlüssel profitieren.
Bei allen digitalen Prozessen wird der Datenschutz selbstverständlich gewährleistet, denn die digitale Personalakte von TA Triumph-Adler ist innerhalb des ECM-Systems fest eingebunden in ein Rechte- und Rollensystem. Das bedeutet, dass nur zuvor autorisierte Personen eine Akte, oder einzelne Bereiche und Dokumente, öffnen und darin arbeiten können. Ein weiterer Vorteil gegenüber der papierbasierten Akte ist die orts- und zeitunabhängige Nutzbarkeit. Berechtige Personen können zu jeder Zeit auf freigeschaltete Inhalte zugreifen. Darüber hinaus ermöglichen moderne ECM-Systeme auch die revisionssichere Archivierung von digitalen Dokumenten. Damit wird sichergestellt, dass die gespeicherten Informationen dauerhaft im Originalzustand erhalten bleiben und nicht nachträglich geändert werden können.
ECM-Lösung via „On-Prem“ oder Cloud verfügbar
TA Triumph-Adler bietet die digitalen Personalakte als Modul eines ECM-Systems in zwei Bereitstellungsvarianten an: Entweder als lokale On-Premise- oder als ECM-Lösung aus der europäischen Cloud. Die On-Prem-Variante lässt sich hochgradig individualisieren und auch an sehr spezifische Anforderungen eines Unternehmens anpassen. ECM-Systeme aus der Cloud, wie „yuuvis RAD as a Service“, können unmittelbar eingesetzt werden und benötigen nur kurze Implementierungszeiten.
In puncto Datensicherheit erfüllen beide Varianten höchste Sicherheitsstandards. Als Managed Services Provider stellt TA Triumph-Adler die Cloud-Lösung „yuuvis RAD as a Service“ bereit und übernimmt darüber hinaus die Durchführung von Updates sowie die Wartung des ECM-Systems. Alle Rechenzentren befinden sich in Europa und erfüllen die geltenden Compliance-Anforderungen, unter anderem die Normen ISO 27001 sowie ISO 9001. Darüber hinaus ist die Cloud-Lösung von TA Triumph-Adler mit dem Siegel „Software Hosted in Germany“ vom Bundesverband IT-Mittelstand zertifiziert.
HR-Abteilungen sollten digitale Chancen ergreifen
Firmen, die von der papierbasierten auf die digitale Personalakte umsteigen, verarbeiten wertvolle Informationen künftig effizienter, transparenter und sicherer. Eingebunden in ein modernes ECM-System lassen sich Workflows schlanker gestalten und wichtige Daten zeit- und ortsunabhängig verfügbar machen. Begleitet von einem erfahrenen Partner wie TA Triumph-Adler kann die Einführung effizient geplant, umgesetzt und auf Wunsch auch komplett ausgelagert werden. Ebenso profitieren Unternehmen jeder Größe von den Vorteilen der Digitalisierung.
Auf dieser Website finden Interessierte mehr Informationen zur digitalen Personalakte von TA Triumph-Adler.
